共享工作流

在 Gemini Enterprise 应用中，与组织内的其他用户共享您使用 Workflow Builder 创建并启动的工作流。

通过工作流共享，您可以：

• 与组织中的用户和群组共享实时工作流。
• 设置自定义运行时间表或基于事件的触发器。
• 跟踪预览执行和自动运行。
• 复制共享的工作流以自定义其步骤。

根据应用的功能控制配置，您可能需要管理员审核并批准您的请求，然后才能共享工作流。

如果您共享工作流，则与您共享工作流的用户将看到并使用实时版本。

注意 ：共享智能体时，请考虑以下数据访问权限行为：

• 知识文件：任何有权访问共享代理的用户都可以查询和查看 上传到代理知识部分的文件中的信息，即使他们没有 直接访问或权限访问源文件也是如此。例如，如果您将机密文件 上传到知识部分，则所有有权访问共享代理的用户都可以询问有关该文件内容的问题 。
• 连接器和数据存储区：当代理通过连接器访问数据时，用户访问 控制列表 (ACL) 和权限会保留。用户只能查询和检索其个人用户账号有权访问的 数据存储区和连接器中的数据。

共享工作流

如需共享工作流，请执行以下操作：

应用

1. 打开 Gemini Enterprise 应用，然后前往 Agent Gallery 页面。

   系统随即会显示 Agent Gallery 页面，其中会显示所有预建代理和自定义代理。

2. 在您的代理 部分，找到您要共享的工作流。

   注意： 您可以共享处于 draft 状态的工作流，但其他 用户必须先启用该工作流，才能高效运转它。

3. 在 Workflow Builder 画布的右上角标题中， 点击 共享。

4. 输入您要与之共享工作流的用户或 Google 群组的电子邮件地址。

   **注意** ：您可以与单个用户电子邮件地址共享工作流。 未为最终用户启用 Google 群组共享功能。Gemini Enterprise 应用管理员或任何具有 Discovery Engine Admin (discoveryengine.admin) 角色的用户都可以在 Gemini Enterprise 应用 级别启用群组共享。

5. 点击完成 。

   注意： 如果您的应用管理员已为 工作流共享启用了管理员审核，系统会向应用管理员发送共享请求以供 审核和批准。应用管理员批准请求后，系统会将工作流与访问权限列表中的用户共享。 您可以随时修改共享请求来添加或移除用户，也可以取消请求。

管理员审核控制

默认情况下，工作流所有者可以与组织内的任何用户共享其工作流，而无需应用管理员的批准。不过，应用 管理员可以更改应用 功能控制配置 ，以要求在应用中共享工作流时需要管理员审核和批准。

默认情况下，工作流所有者无法与群组共享其工作流。 不过，Gemini Enterprise 应用管理员可以选择是否允许与 Google 群组共享工作流，以及是否需要管理员批准。

共享流程

只有首次共享工作流时才需要管理员审核和批准。后续工作流修订不需要重新获得批准。

启用管理员审核后，工作流共享将遵循两步流程：

1. 工作流所有者与一个或多个用户或 Google 群组共享工作流。

2. 应用管理员审核共享请求 ，然后批准或拒绝该请求。

审核共享请求

应用管理员负责审核和管理工作流共享请求。

注意：

• 仅当在应用的功能控制中停用了“在无需管理员批准的情况下启用工作流共享”功能时，本部分才适用。
• 只有具有 Gemini Enterprise Admin IAM 角色的应用管理员才能审核和批准共享请求。

控制台

如需以应用管理员身份审核共享请求，请执行以下操作：

1. 在 Google Cloud 控制台中，依次前往 Gemini Enterprise > 应用页面。

   Gemini Enterprise

2. 点击包含工作流的应用的名称。

3. 在应用导航菜单中，点击代理 。

4. 在用户权限 列中找到具有审核共享请求 操作的工作流。

   

5. 点击审核共享请求 。

6. 在共享请求 窗格中：

   • 查看请求与以下用户共享 下的访问权限列表。
   • 可选：修改访问权限列表以添加或移除用户账号、Google 群组或 WIF 身份池。

7. 如需批准请求并授予访问权限，请点击批准并启用 。

8. 如需拒绝请求，请点击拒绝 。

使用共享工作流

当工作流所有者与您共享工作流时，您可以访问并预览其图表配置。虽然共享用户只能读取工作流图表，但您可以手动运行预览、 配置自己的触发器设置、 查看自己的运行历史记录或 复制工作流。

应用

1. 在浏览器中打开 Gemini Enterprise Web 应用。
2. 在 Web 应用导航菜单中，点击 代理。
3. 前往与我共享 > 来自您的组织 部分。

4. 点击您要查看的共享工作流。 工作流会在只读设计器布局中启动，并显示实时节点图。 注意：如果共享工作流已暂停或关闭，Workflow Builder 画布不会呈现，您也无法运行该工作流，但您仍然可以查看其之前的运行情况。

5. 可选：如需对工作流执行手动测试运行，请执行以下操作：

   • 点击 Workflow Builder 画布右上角标题中的预览 。
   • 运行预览。如果预览运行失败，原因是工作流使用的连接器未获得授权，请点击错误消息下方的启用连接器 以完成 OAuth 流程。

设置自己的触发器

共享工作流上的触发器是用户专用的。您可以配置自定义运行时间表或事件过滤器，以自动运行共享工作流。

如需设置自己的触发器，请执行以下操作：

应用

1. 在浏览器中打开 Gemini Enterprise Web 应用。
2. 在 Web 应用导航菜单中，依次点击 代理 > 库。
3. 前往与我共享 > 来自您的组织 部分，然后点击您要为其设置触发器的共享工作流。

4. 访问触发器配置：

   • 依次选择 操作 菜单 > 设置触发器 。
   • 或者，在 Workflow Builder 编辑器画布中打开工作流，点击工作流名称，然后选择设置触发器 。

5. 您可以使用以下任一模式配置触发器：

   • 时间表 ：选择按时间表运行 ，然后配置工作流的运行时间（例如频率和时区）。
   • 事件 ：选择在应用事件发生时运行 ，然后配置事件过滤器以指定工作流的运行时间。 例如，对于 Google 云端硬盘事件触发器，您可以按 以下字段进行过滤：所有者 （例如 janedoe 等 Google ID）、 名称、MIME 类型、修改时间或父文件夹。您可以选择运算符（例如包含 或等于 ），输入值，然后使用 AND 或 OR 条件组合多个规则。

6. 如果工作流使用的连接器需要进行身份验证（例如，在工作流步骤中使用的连接器，而不是触发器本身），请在系统提示时在 Workflow Builder 画布编辑器中启用并授权连接器。

7. 点击保存 。 系统会保存触发器，并自动运行工作流。您可以 手动触发工作流 以预览在时间表或事件触发器运行此 工作流时会发生的情况。 如果您希望工作流停止运行，请从设置触发器 对话框中选择不要在应用事件发生时运行或不要按时间表运行。

查看运行情况

如需查看运行情况，请执行以下操作：

应用

1. 在 Web 应用导航菜单中，点击 代理。
2. 前往与我共享 > 来自您的组织 部分，然后点击共享工作流。
3. 在 Workflow Builder 画布中，点击运行 标签页。
4. 点击特定运行以查看其执行日志和分步跟踪记录。

如需了解详情，请参阅 工作流运行。

创建共享工作流的副本

共享工作流对共享用户是只读的，触发器配置除外。如果您想修改和自定义共享工作流的步骤，可以在自己的工作区中创建副本。

如需创建共享工作流的可修改副本，请执行以下操作：

应用

1. 在浏览器中打开 Gemini Enterprise Web 应用。
2. 在 Web 应用导航菜单中，依次点击 代理 > 库。
3. 前往与我共享 > 来自您的组织 部分，然后点击您要复制的共享工作流。
4. 在 Workflow Builder 编辑器画布中，点击工作流标题，然后选择创建副本 。 副本会添加到您的代理 列表中。

共享工作流依赖项

如果您的工作流在其工作流步骤中导入和引用其他工作流（子工作流），请注意以下事项：

• 访问权限要求：当您共享父工作流或将 工作流导入到您的工作流中时，请确保访问权限列表中的所有用户也 有权访问所有导入的子工作流。
• 运行失败：如果用户在没有访问导入的 子工作流的权限的情况下运行工作流，运行会失败，并显示一条消息，要求他们向 所有者请求访问权限。

共享限制

共享工作流代理时，需要遵守以下限制：

• 最多 1,500 个个人账号 ：Gemini Enterprise 使用底层 Google Cloud IAM 允许政策管理代理访问权限，这些政策强制规定每个政策最多有 1,500 名成员。如果与超过 1,500 个个人用户账号共享代理，操作会失败，并显示以下错误：

  The number of members in the policy (1,501) is larger than the maximum allowed size 1,500.
  

• 使用群组进行大规模共享 ：每个 Google 群组或 Workspace 群组都计为 1,500 名成员政策限制中的一名成员。如果您需要与组织中的数百或数千名同事共享代理，请让应用管理员启用群组共享，并输入群组邮箱地址（例如 [e-mail]），而不是个人用户账号。

如需查看系统限制的完整列表，请参阅 Workflow Builder 配额和限制。

注意事项

• 如果工作流所有者启用新版本或更新工作流的实时版本，所有共享用户在后续执行时都会自动运行新的实时版本。

• 如果工作流已关闭或暂停，Workflow Builder 画布不会呈现，共享用户无法运行该工作流，但他们仍然可以在运行 库中查看其过去的运行历史记录和会话日志。如果工作流已取消共享、停用或删除，共享用户将失去所有访问权限，包括其过去的运行历史记录和会话日志。

• 修改外部数据的操作需要人机协同 (HITL) 审批，但您发送给自己的电子邮件或日历活动除外。

后续步骤

• 了解如何 创建工作流。
• 了解如何 修改工作流。
• 了解如何 管理工作流版本。
• 了解如何 监控工作流运行。
• 查看 Workflow Builder 配额和限制。