Partager un workflow

Partagez les workflows que vous avez créés et lancés à l'aide de Workflow Builder avec d'autres utilisateurs de votre organisation.

Le partage de workflows vous permet de :

• partager des workflows actifs avec des utilisateurs et des groupes de votre organisation ;
• configurer des planifications d'exécution personnalisées ou des déclencheurs basés sur des événements ;
• suivre les exécutions d'aperçu et les exécutions automatisées ;
• dupliquer des workflows partagés pour personnaliser leurs étapes.

En fonction des configurations de contrôle des fonctionnalités de votre application, un administrateur devra peut-être examiner et approuver votre demande avant que vous puissiez partager un workflow.

Si vous partagez un workflow, les personnes avec lesquelles vous l'avez partagé verront et utiliseront la version active.

Attention : Lorsque vous partagez un agent, tenez compte des comportements d'accès aux données suivants :

• Fichiers de connaissances : tout utilisateur ayant accès à l'agent partagé peut interroger et afficher des informations provenant de fichiers importés dans la section Knowledge (Connaissances) de l'agent, même s'il n'a pas d'accès direct ni d'autorisations pour les fichiers sources. Par exemple, si vous importez un fichier confidentiel dans la section Knowledge (Connaissances), tous les utilisateurs ayant accès à l'agent partagé peuvent poser des questions sur le contenu de ce fichier.
• Connecteurs et datastores : lorsqu'un agent accède à des données via des connecteurs, les listes de contrôle d'accès (LCA) et les autorisations des utilisateurs sont conservées. Les utilisateurs ne peuvent interroger et récupérer des données que depuis les datastores et les connecteurs auxquels leurs comptes utilisateur individuels sont autorisés à accéder.

Partager un workflow

Pour partager un workflow, procédez comme suit :

Application

1. Ouvrez votre application Gemini Enterprise et accédez à la page Agent Gallery (Galerie d'agents).

   La page Agent Gallery (Galerie d'agents) s'affiche et présente tous les agents prédéfinis et personnalisés.

2. Dans la section Your agents (Vos agents), recherchez le workflow que vous souhaitez partager.

   **Remarque** : Vous pouvez partager un workflow à l'état draft (brouillon), mais les autres utilisateurs ne peuvent pas l'exécuter tant qu'il n'est pas activé.

3. En haut à droite de l'en-tête du canevas Workflow Builder, cliquez sur Share (Partager).

4. Saisissez les adresses e-mail des utilisateurs ou les noms des groupes Google avec lesquels vous souhaitez partager le workflow.

   Remarque : Vous pouvez partager votre workflow avec des adresses e-mail d'utilisateurs individuels. Le partage avec des groupes Google n'est pas activé pour les utilisateurs finaux. Un administrateur d'application Gemini Enterprise ou tout utilisateur disposant du rôle d'administrateur Discovery Engine (discoveryengine.admin) peut activer le partage de groupes au niveau de l'application Gemini Enterprise level.

5. Cliquez sur Done (OK).

   Remarque : Si l'administrateur de votre application a activé l'examen par l'administrateur pour le partage de workflows, une demande de partage est envoyée à l'administrateur de l'application pour examen et approbation. Une fois la demande approuvée par l'administrateur de l'application, le workflow est partagé avec les personnes figurant dans la liste d'accès. Vous pouvez, à tout moment, modifier la demande de partage pour ajouter ou supprimer des utilisateurs, ou annuler la demande.

Contrôle de l'examen par l'administrateur

Par défaut, les propriétaires de workflows peuvent partager leurs workflows avec n'importe quel utilisateur de leur organisation sans l'approbation d'un administrateur d'application. Toutefois, les administrateurs d'application peuvent modifier les configurations de contrôle des fonctionnalités de l'application pour exiger un examen et une approbation de l'administrateur pour le partage de workflows dans l'application.

Par défaut, les propriétaires de workflows ne peuvent pas partager leurs workflows avec des groupes. Toutefois, l'administrateur de l'application Gemini Enterprise peut choisir de rendre les workflows partageables avec des groupes Google, avec ou sans l'approbation de l'administrateur.

Processus de partage

Seul le partage initial d'un workflow nécessite un examen et une approbation de l'administrateur. Les révisions ultérieures du workflow n'ont pas besoin d'être approuvées à nouveau.

Le partage de workflows suit un processus en deux étapes lorsque l'examen par l'administrateur est activé :

1. Le propriétaire du workflow partage le workflow avec un ou plusieurs utilisateurs ou groupes Google.

2. L'administrateur de l'application examine la demande de partage et l'approuve ou la refuse.

Examiner une demande de partage

Les administrateurs d'application sont chargés d'examiner et de gérer les demandes de partage de workflows.

Remarques

• Cette section ne s'applique que si la fonctionnalité "Activer le partage de workflows sans l'approbation de l'administrateur" est désactivée dans les commandes de fonctionnalités de l'application.
• Seuls les administrateurs d'application disposant du rôle IAM d'administrateur Gemini Enterprise peuvent examiner et approuver les demandes de partage.

Console

Pour examiner une demande de partage en tant qu'administrateur d'application, procédez comme suit :

1. Dans la Google Cloud console, accédez à la page Gemini Enterprise > Apps (Gemini Enterprise > Applications).

   Gemini Enterprise

2. Cliquez sur le nom de l'application contenant le workflow.

3. Dans le menu de navigation de l'application, cliquez sur Agents.

4. Recherchez le workflow avec l'action Review share request (Examiner la demande de partage) dans la colonne User permissions (Autorisations utilisateur).

   

5. Cliquez sur Review share request (Examiner la demande de partage).

6. Dans le volet Share request (Demande de partage) :

   • Examinez la liste d'accès sous Requested to share with the following users (Demande de partage avec les utilisateurs suivants).
   • Facultatif : Modifiez la liste d'accès pour ajouter ou supprimer des comptes utilisateur, des groupes Google ou des pools d'identités WIF.

7. Pour approuver la demande et accorder l'accès, cliquez sur Approve and enable (Approuver et activer).

8. Pour refuser la demande, cliquez sur Deny (Refuser).

Utiliser un workflow partagé

Lorsqu'un propriétaire de workflow partage un workflow avec vous, vous pouvez accéder à sa configuration graphique et la prévisualiser. Bien que le graphique de workflow soit en lecture seule pour les utilisateurs partagés, vous pouvez exécuter un aperçu manuellement, configurer vos propres paramètres de déclencheur, afficher votre propre historique d'exécution, ou créer une copie du workflow.

Application

1. Ouvrez votre application Web Gemini Enterprise dans un navigateur.
2. Dans le menu de navigation de l'application Web, cliquez sur Agents.
3. Accédez à la section Shared with me > From your org (Partagés avec moi > De votre organisation).

4. Cliquez sur le workflow partagé que vous souhaitez afficher. Le workflow s'ouvre dans une mise en page de concepteur en lecture seule, affichant le graphique de nœuds actif. Remarque : Si le workflow partagé est suspendu ou désactivé, le canevas Workflow Builder ne s'affiche pas et vous ne pouvez pas l'exécuter, mais vous pouvez toujours afficher ses exécutions précédentes.

5. Facultatif : Pour effectuer une exécution de test manuelle du workflow :

   • Cliquez sur Preview (Aperçu) en haut à droite de l'en-tête du canevas Workflow Builder.
   • Exécutez l'aperçu. Si l'exécution de l'aperçu échoue, car un connecteur utilisé par le workflow n'est pas autorisé, cliquez sur Enable Connectors (Activer les connecteurs) sous le message d'erreur pour terminer le flux OAuth.

Configurer vos propres déclencheurs

Les déclencheurs d'un workflow partagé sont spécifiques à l'utilisateur. Vous pouvez configurer une planification d'exécution personnalisée ou des filtres d'événements pour exécuter automatiquement un workflow partagé.

Pour configurer vos propres déclencheurs, procédez comme suit :

Application

1. Ouvrez votre application Web Gemini Enterprise dans un navigateur.
2. Dans le menu de navigation de l'application Web, cliquez sur Agents > Gallery (Agents > Galerie).
3. Accédez à la section Shared with me > From your org (Partagés avec moi > De votre organisation), puis cliquez sur le workflow partagé pour lequel vous souhaitez configurer un déclencheur.

4. Accédez à la configuration du déclencheur :

   • Sélectionnez le menu Actions > Set up triggers (Configurer des déclencheurs).
   • Vous pouvez également ouvrir le workflow dans le canevas de l'éditeur Workflow Builder, cliquer sur le nom du workflow, puis sélectionner Set up triggers (Configurer des déclencheurs).

5. Vous pouvez configurer un déclencheur à l'aide de l'un des modes suivants :

   • Schedule (Planification) : sélectionnez Run on a schedule (Exécuter selon une planification) et configurez le moment où le workflow s'exécute pour vous (par exemple, la fréquence et le fuseau horaire).
   • Event (Événement) : sélectionnez Run on app events (Exécuter sur les événements d'application) et configurez les filtres d'événements pour spécifier quand le workflow s'exécute pour vous. Par exemple, pour un déclencheur d'événement Google Drive, vous pouvez filtrer par des champs tels que Owners (Propriétaires) (par exemple, un ID Google comme janedoe), Name (Nom), MIME type (Type MIME), Modified time (Heure de modification) ou Parent folder (Dossier parent). Sélectionnez un opérateur (tel que contains (contient) ou equals (est égal à)), saisissez une valeur et combinez plusieurs règles à l'aide des conditions AND (ET) ou OR (OU).

6. Si le workflow utilise des connecteurs qui nécessitent une authentification (par exemple, des connecteurs utilisés dans une étape de workflow plutôt que dans le déclencheur lui-même), activez et autorisez les connecteurs dans l'éditeur de canevas Workflow Builder lorsque vous y êtes invité.

7. Cliquez sur Save (Enregistrer). Le déclencheur est enregistré et exécute automatiquement le workflow. Vous pouvez déclencher manuellement le workflow pour prévisualiser ce qui se passera lorsque le déclencheur de planification ou d'événement exécutera ce workflow. Si vous souhaitez que votre workflow cesse de s'exécuter, sélectionnez Don't run on app events (Ne pas exécuter sur les événements d'application) ou Don't run on a schedule (Ne pas exécuter selon une planification) dans la boîte de dialogue Set up triggers (Configurer des déclencheurs).

Afficher vos exécutions

Pour afficher vos exécutions, procédez comme suit :

Application

1. Dans le menu de navigation de l'application Web, cliquez sur Agents.
2. Accédez à la section Shared with me > From your org (Partagés avec moi > De votre organisation), puis cliquez sur le workflow partagé.
3. Dans le canevas Workflow Builder, cliquez sur l'onglet Runs (Exécutions).
4. Cliquez sur une exécution spécifique pour afficher ses journaux d'exécution et son suivi pas à pas.

Pour en savoir plus, consultez Exécutions de workflows.

Créer une copie d'un workflow partagé

Les workflows partagés sont en lecture seule pour les utilisateurs partagés, à l'exception de leurs configurations de déclencheur. Si vous souhaitez modifier et personnaliser les étapes d'un workflow partagé, vous pouvez en créer une copie dans votre propre espace de travail.

Pour créer un doublon modifiable du workflow partagé, procédez comme suit :

Application

1. Ouvrez votre application Web Gemini Enterprise dans un navigateur.
2. Dans le menu de navigation de l'application Web, cliquez sur Agents > Gallery (Agents > Galerie).
3. Accédez à la section Shared with me > From your org (Partagés avec moi > De votre organisation), puis cliquez sur le workflow partagé que vous souhaitez copier.
4. Dans le canevas de l'éditeur Workflow Builder, cliquez sur le titre du workflow, puis sélectionnez Make a copy (Créer une copie). La copie est ajoutée à votre liste Your agents (Vos agents).

Dépendances des workflows partagés

Si votre workflow importe et référence d'autres workflows (sous-workflows) dans ses étapes, gardez à l'esprit les points suivants :

• Exigences d'accès : lorsque vous partagez un workflow parent ou que vous importez un workflow dans votre workflow, assurez-vous que tous les utilisateurs de votre liste d'accès ont également accès à tous les sous-workflows importés.
• Échecs d'exécution : si un utilisateur exécute un workflow sans avoir accès à un sous-workflow importé, l'exécution échoue et un message lui demande de demander l'accès au propriétaire.

Limites de partage

Lorsque vous partagez un agent de workflow, les limites suivantes s'appliquent :

• Maximum de 1 500 comptes individuels : Gemini Enterprise gère l'accès des agents à l'aide des stratégies d'autorisation Google Cloud IAM sous-jacentes, qui appliquent une limite stricte de 1 500 membres par stratégie. Le partage d'un agent avec plus de 1 500 comptes utilisateur individuels entraîne l'échec de l'opération avec l'erreur suivante :

  The number of members in the policy (1,501) is larger than the maximum allowed size 1,500.
  

• Utiliser des groupes pour partager à grande échelle : chaque groupe Google ou groupe Workspace est comptabilisé comme un seul membre dans la limite de 1 500 membres par stratégie. Si vous devez partager un agent avec des centaines ou des milliers de collègues dans une organisation, demandez à l'administrateur de votre application d'activer le partage de groupes et de saisir des adresses e-mail de groupe (par exemple, [e-mail]) au lieu de comptes utilisateur individuels.

Pour obtenir la liste complète des contraintes du système, consultez Quotas et limites de Workflow Builder.

Remarques

• Si le propriétaire du workflow active une nouvelle version ou met à jour la version en ligne du workflow, tous les utilisateurs partagés exécutent automatiquement la nouvelle version en ligne lors des exécutions suivantes.

• Si un workflow est désactivé ou suspendu, le canevas Workflow Builder ne s'affiche pas et les utilisateurs partagés ne peuvent pas exécuter le workflow, mais ils peuvent toujours afficher leurs historiques d'exécution et leurs journaux de session passés dans la galerie Runs (Exécutions). Si le workflow n'est plus partagé, est désactivé ou supprimé, les utilisateurs partagés perdent tout accès, y compris à leurs historiques d'exécution et à leurs journaux de session passés.

• Les actions qui modifient des données externes nécessitent une approbation human-in-the-loop (HITL), à l'exception des e-mails ou des événements d'agenda que vous vous envoyez.

Étape suivante

• Découvrez comment créer un workflow.
• Découvrez comment modifier un workflow.
• Découvrez comment gérer les versions de workflow.
• Découvrez comment surveiller les exécutions de workflows.
• Consultez les quotas et limites de Workflow Builder.