שיתוף תהליך עבודה

אתם יכולים לשתף עם משתמשים אחרים בארגון שלכם תהליכי עבודה שיצרתם והפעלתם באמצעות Workflow Builder.

בעזרת שיתוף תהליכי עבודה, אתם יכולים:

  • שיתוף תהליכי עבודה בזמן אמת עם משתמשים וקבוצות בארגון.
  • הגדרת לוחות זמנים מותאמים אישית להרצה או טריגרים מבוססי-אירועים.
  • מעקב אחרי הפעלות של תצוגות מקדימות והפעלות אוטומטיות.
  • משכפלים תהליכי עבודה משותפים כדי להתאים אישית את השלבים שלהם.

יכול להיות שבהתאם להגדרות של אמצעי הבקרה על התכונות באפליקציה, תצטרכו לבקש מאדמין לבחון ולאשר את הבקשה לפני שתוכלו לשתף את תהליך העבודה.

אם משתפים תהליך עבודה, האנשים ששיתפתם איתם את תהליך העבודה יראו את הגרסה הפעילה וישתמשו בה.

שיתוף תהליך עבודה

כדי לשתף תהליך עבודה:

אפליקציה

  1. פותחים את אפליקציית Gemini Enterprise ועוברים לדף גלריית הסוכנים.

    מופיע הדף Agent Gallery (גלריית הסוכנים) עם כל הסוכנים המוכנים מראש והסוכנים שנוצרו בהתאמה אישית.

  2. בקטע הסוכנים שלך, מוצאים את תהליך העבודה שרוצים לשתף.

  3. בכותרת הימנית העליונה של אזור העבודה של Workflow Builder, לוחצים על סמל השיתוף שיתוף.

  4. מזינים את כתובות האימייל של המשתמשים או של קבוצות Google שרוצים לשתף איתם את תהליך העבודה.

  5. לוחצים על סיום.

אמצעי בקרה לבדיקה של אדמין

כברירת מחדל, בעלי זרימות עבודה יכולים לשתף את זרימות העבודה שלהם עם כל משתמש בארגון שלהם בלי אישור מאדמין של האפליקציה. עם זאת, אדמינים של אפליקציות יכולים לשנות את ההגדרות של אמצעי הבקרה על התכונות באפליקציה כדי לדרוש בדיקה ואישור של אדמין לשיתוף תהליכי עבודה באפליקציה.

כברירת מחדל, בעלי תהליכי עבודה לא יכולים לשתף את תהליכי העבודה שלהם עם קבוצות. עם זאת, האדמין של אפליקציית Gemini Enterprise יכול לבחור אם לשתף תהליכי עבודה עם קבוצות Google – עם או בלי אישור אדמין.

תהליך השיתוף

רק השיתוף הראשוני של תהליך עבודה דורש בדיקה ואישור של אדמין. לא צריך לאשר מחדש גרסאות מתוקנות של תהליך העבודה.

כשמופעלת בדיקה על ידי אדמין, שיתוף תהליך העבודה מתבצע בשני שלבים:

  1. בעלי זרימת העבודה משתפים את זרימת העבודה עם משתמש אחד או יותר או עם קבוצות Google.

  2. האדמין של האפליקציה בודק את בקשת השיתוף ומאשר או דוחה אותה.

בדיקת בקשת שיתוף

אדמינים של אפליקציות אחראים לבדיקה ולניהול של בקשות לשיתוף תהליכי עבודה.

המסוף

כדי לבדוק בקשת שיתוף בתור אדמין של האפליקציה:

  1. במסוף Google Cloud , נכנסים לדף Gemini Enterprise > Apps.

    ‫Gemini Enterprise

  2. לוחצים על שם האפליקציה שמכילה את תהליך העבודה.

  3. בתפריט הניווט של האפליקציה, לוחצים על סוכנים.

  4. בעמודה הרשאות משתמש, מאתרים את תהליך העבודה עם הפעולה בדיקת בקשת שיתוף.

    שיתוף בקשה לבדיקת תהליך עבודה

  5. לוחצים על בדיקת בקשת שיתוף.

  6. בחלונית בקשה לשיתוף:

    • בודקים את רשימת הגישה בקטע Requested to share with the following users (הבקשה לשיתוף נשלחה למשתמשים הבאים).
    • אופציונלי: משנים את רשימת הגישה כדי להוסיף או להסיר חשבונות משתמשים, קבוצות Google או מאגרי זהויות של WIF.

  7. כדי לאשר את הבקשה ולהעניק גישה, לוחצים על אישור והפעלה.

  8. כדי לדחות את הבקשה, לוחצים על דחייה.

שימוש בתהליך עבודה משותף

כשבעלי תהליך עבודה משתפים איתכם תהליך עבודה, אתם יכולים לגשת להגדרות הגרף שלו ולצפות בתצוגה מקדימה. למשתמשים ששיתפו איתם את תרשים תהליך העבודה יש גישת קריאה בלבד, אבל הם יכולים להריץ תצוגה מקדימה באופן ידני, להגדיר טריגרים משלהם, לראות את היסטוריית ההרצות שלהם או ליצור עותק של תהליך העבודה.

אפליקציה

  1. פותחים את אפליקציית האינטרנט של Gemini Enterprise בדפדפן.
  2. בתפריט הניווט של אפליקציית האינטרנט, לוחצים על סוכנים סמל סוכנים.
  3. עוברים לקטע קבצים ששותפו איתי > מהארגון שלך.

  4. לוחצים על זרימת העבודה המשותפת שרוצים לראות. תהליך העבודה מופעל בפריסת מעצב לקריאה בלבד, שבה מוצג גרף הצמתים הפעיל. הערה: אם תהליך העבודה המשותף מושעה או מושבת, אז הוא לא מוצג באזור העריכה של כלי בניית תהליכי עבודה ולא ניתן להריץ אותו, אבל עדיין אפשר לראות את ההרצות הקודמות שלו.

  5. אופציונלי: כדי להריץ בדיקה ידנית של זרימת העבודה:

    • לוחצים על Preview (תצוגה מקדימה) בכותרת הימנית העליונה של אזור העבודה של Workflow Builder.
    • מפעילים את התצוגה המקדימה. אם ההרצה של התצוגה המקדימה נכשלת כי מחבר שמשמש את זרימת העבודה לא מורשה, לוחצים על הפעלת מחברים מתחת להודעת השגיאה כדי להשלים את תהליך OAuth.

הגדרת טריגרים משלכם

הטריגרים בתהליך עבודה משותף הם ספציפיים למשתמש. אתם יכולים להגדיר לוח זמנים מותאם אישית להרצה או מסנני אירועים כדי להריץ באופן אוטומטי תהליך עבודה משותף.

כדי להגדיר טריגרים משלכם:

אפליקציה

  1. פותחים את אפליקציית האינטרנט של Gemini Enterprise בדפדפן.
  2. בתפריט הניווט של אפליקציית האינטרנט, לוחצים על סמל הנציגים סוכנים > גלריה.
  3. עוברים לקטע קבצים ששותפו איתי > מהארגון שלך ולוחצים על זרימת העבודה המשותפת שרוצים להגדיר לה טריגר.

  4. ניגשים להגדרת הטריגר:

    • בוחרים בתפריט פעולות > הגדרת טריגרים.
    • אפשרות נוספת היא לפתוח את תהליך העבודה באזור העריכה של Workflow Builder, ללחוץ על שם תהליך העבודה ולבחור באפשרות הגדרת טריגרים.

  5. אפשר להגדיר טריגר באחד מהמצבים הבאים:

    • תזמון: בוחרים באפשרות הפעלה לפי תזמון ומגדירים מתי תהליך העבודה יפעל (למשל, התדירות ואזור הזמן).
    • אירוע: בוחרים באפשרות הפעלה באירועים באפליקציה ומגדירים את מסנני האירועים כדי לציין מתי תתבצע הפעלת תהליך העבודה. לדוגמה, אם משתמשים בטריגר של אירוע ב-Google Drive, אפשר לסנן לפי שדות כמו בעלים (למשל מזהה Google כמו janedoe), שם, סוג MIME, זמן שינוי או תיקיית אב. בוחרים אופרטור (כמו contains או equals), מזינים ערך ומשלבים כמה כללים באמצעות התנאים AND או OR.

  6. אם בתהליך העבודה נעשה שימוש במחברים שנדרש אימות כדי להשתמש בהם (לדוגמה, מחברים שמשמשים בשלב בתהליך העבודה ולא בטריגר עצמו), צריך להפעיל את המחברים ולתת להם הרשאה בעורך של אזור העריכה של Workflow Builder כשמוצגת הנחיה.

  7. לוחצים על Save. הטריגר נשמר והוא מפעיל את תהליך העבודה באופן אוטומטי. אתם יכולים להפעיל את תהליך העבודה ידנית כדי לראות בתצוגה מקדימה מה יקרה כשלוח הזמנים או הטריגר של האירוע יפעילו את תהליך העבודה הזה. אם רוצים שהתהליך יפסיק לפעול, בוחרים באפשרות Don't run on app events (לא להפעיל באירועים של אפליקציות) או באפשרות Don't run on a schedule (לא להפעיל לפי לוח זמנים) בתיבת הדו-שיח Set up triggers (הגדרת טריגרים).

הצגת ההרצות

כדי לראות את ההרצות:

אפליקציה

  1. בתפריט הניווט של אפליקציית האינטרנט, לוחצים על סוכנים סמל סוכנים.
  2. עוברים אל הקטע קבצים ששותפו איתי > מהארגון שלך ולוחצים על זרימת העבודה ששותפה.
  3. באזור העריכה של Workflow Builder, לוחצים על הכרטיסייה Runs (הרצות).
  4. כדי לראות את יומני הביצוע של ריצה ספציפית ואת המעקב המפורט שלה, לוחצים עליה.

מידע נוסף זמין במאמר בנושא הרצת תהליכי עבודה.

יצירת עותק של תהליך עבודה משותף

משתמשים ששותפו איתם תהליכי עבודה יכולים רק לקרוא אותם, למעט הגדרות הטריגר שלהם. אם רוצים לערוך ולהתאים אישית את השלבים בתהליך עבודה משותף, אפשר ליצור עותק בסביבת העבודה שלכם.

כדי ליצור עותק שניתן לעריכה של תהליך העבודה המשותף:

אפליקציה

  1. פותחים את אפליקציית האינטרנט של Gemini Enterprise בדפדפן.
  2. בתפריט הניווט של אפליקציית האינטרנט, לוחצים על סוכנים סמל סוכנים > גלריה.
  3. עוברים לקטע קבצים ששותפו איתי > מהארגון שלך ולוחצים על זרימת העבודה המשותפת שרוצים להעתיק.
  4. באזור העריכה של Workflow Builder, לוחצים על השם של תהליך העבודה ובוחרים באפשרות יצירת עותק. העותק יתווסף לרשימה הסוכנים שלך.

יחסי תלות משותפים בתהליך העבודה

אם תהליך העבודה מייבא תהליכי עבודה אחרים (תהליכי עבודה משניים) ומתייחס אליהם בשלבי תהליך העבודה, חשוב לזכור את הדברים הבאים:

  • דרישות גישה: כשמשתפים תהליך עבודה ראשי או כשמייבאים תהליך עבודה לתהליך העבודה שלכם, צריך לוודא שלכל המשתמשים ברשימת הגישה יש גם גישה לכל תהליכי העבודה המשניים המיובאים.
  • כשלים בהרצה: אם משתמש מריץ תהליך עבודה בלי גישה לתהליך משנה מיובא, ההרצה נכשלת ומוצגת הודעה שבה הוא מתבקש לבקש גישה מהבעלים.

מגבלות על השיתוף

כשמשתפים סוכן של תהליך עבודה, חלות ההגבלות הבאות:

  • מקסימום 1,500 חשבונות פרטיים: Gemini Enterprise מנהל את הגישה לסוכנים באמצעות מדיניות הרשאה ב-IAM Google Cloud , שמגבילה את מספר החברים ל-1,500 לכל מדיניות. שיתוף סוכן עם יותר מ-1,500 חשבונות משתמשים פרטיים גורם לכשל בפעולה עם השגיאה הבאה:

    The number of members in the policy (1,501) is larger than the maximum allowed size 1,500.

  • שימוש בקבוצות לשיתוף בקנה מידה גדול: כל קבוצה ב-Google או ב-Workspace נספרת כחבר אחד במגבלת המדיניות של 1,500 חברים. אם אתם צריכים לשתף סוכן עם מאות או אלפי עמיתים בארגון, בקשו ממנהל האפליקציה להפעיל שיתוף קבוצתי והזינו כתובות אימייל קבוצתיות (לדוגמה, support-team@example.com) במקום חשבונות משתמשים פרטיים.

רשימה מלאה של מגבלות המערכת זמינה במאמר מכסות ומגבלות של Workflow Builder.

לתשומת ליבכם

  • אם הבעלים של תהליך העבודה מפעיל גרסה חדשה או מעדכן את הגרסה הפעילה של תהליך העבודה, כל המשתמשים ששותפו איתם יפעילו אוטומטית את הגרסה הפעילה החדשה בהפעלות הבאות.

  • אם תהליך עבודה מושבת או מושהה, אז אזור העריכה של Workflow Builder לא מוצג, ומשתמשים ששותפו איתם תהליכי עבודה לא יכולים להריץ אותם, אבל הם עדיין יכולים לראות את היסטוריית ההרצות הקודמות שלהם ואת יומני הסשנים בגלריית ההרצות. אם מבטלים את השיתוף של תהליך העבודה, משביתים אותו או מוחקים אותו, המשתמשים ששיתפו איתם את התהליך מאבדים את כל הגישה, כולל לנתונים של ההפעלות הקודמות וליומני הסשנים.

  • פעולות שמשנות נתונים חיצוניים דורשות אישור של בדיקה אנושית (HITL), למעט אימיילים או אירועים ביומן שאתם שולחים לעצמכם.

המאמרים הבאים