Membagikan alur kerja

Bagikan alur kerja yang telah Anda buat dan luncurkan menggunakan Workflow Builder kepada pengguna lain dalam organisasi Anda.

Dengan berbagi alur kerja, Anda dapat:

• Bagikan alur kerja aktif dengan pengguna dan grup di organisasi Anda.
• Siapkan jadwal proses kustom atau pemicu berbasis peristiwa.
• Lacak eksekusi pratinjau dan proses otomatis.
• Duplikasikan alur kerja bersama untuk menyesuaikan langkah-langkahnya.

Bergantung pada konfigurasi kontrol fitur aplikasi Anda, Anda mungkin memerlukan administrator untuk meninjau dan menyetujui permintaan Anda sebelum Anda dapat membagikan alur kerja.

Jika Anda membagikan alur kerja, orang yang Anda ajak berbagi alur kerja akan melihat dan menggunakan versi aktif.

Perhatian: Saat Anda membagikan agen, pertimbangkan perilaku akses data berikut:

• File pengetahuan: Setiap pengguna yang memiliki akses ke agen yang dibagikan dapat membuat kueri dan melihat informasi dari file yang diupload ke bagian Pengetahuan agen, meskipun mereka tidak memiliki akses atau izin langsung ke file sumber. Misalnya, jika Anda mengupload file rahasia ke bagian Pengetahuan, semua pengguna yang memiliki akses ke agen bersama dapat mengajukan pertanyaan tentang konten file tersebut.
• Konektor dan penyimpanan data: Saat agen mengakses data melalui konektor, daftar kontrol akses (ACL) dan izin pengguna dipertahankan. Pengguna hanya dapat membuat kueri dan mengambil data dari penyimpanan data dan konektor yang akun pengguna masing-masing diizinkan untuk diakses.

Membagikan alur kerja

Untuk membagikan alur kerja, lakukan hal berikut:

Aplikasi

1. Buka aplikasi Gemini Enterprise Anda dan buka halaman Galeri Agen.

   Halaman Galeri Agen akan muncul dan menampilkan semua agen bawaan dan agen yang dibuat khusus.

2. Di bagian Agen Anda, cari alur kerja yang ingin Anda bagikan.

   Catatan: Anda dapat membagikan alur kerja yang berada dalam status draft, tetapi pengguna lain tidak dapat menjalankannya hingga diaktifkan.

3. Di header kanan atas kanvas Workflow Builder, klik Bagikan.

4. Masukkan alamat email pengguna atau Google Grup yang ingin Anda ajak berbagi alur kerja.

   Catatan: Anda dapat membagikan alur kerja kepada alamat email pengguna individual. Berbagi dengan Google Grup tidak diaktifkan untuk pengguna akhir. Administrator aplikasi Gemini Enterprise atau pengguna mana pun dengan peran Admin Discovery Engine (discoveryengine.admin) dapat mengaktifkan berbagi grup di tingkat aplikasi Gemini Enterprise.

5. Klik Done.

   Catatan: Jika administrator aplikasi Anda telah mengaktifkan peninjauan administrator untuk berbagi alur kerja, permintaan berbagi akan dikirim ke administrator aplikasi untuk peninjauan dan persetujuan. Setelah administrator aplikasi menyetujui permintaan, alur kerja akan dibagikan kepada pengguna yang ada dalam daftar akses. Anda dapat mengedit permintaan berbagi kapan saja untuk menambahkan atau menghapus pengguna, atau membatalkan permintaan.

Kontrol peninjauan administrator

Secara default, pemilik alur kerja dapat membagikan alur kerja mereka kepada pengguna mana pun dalam organisasi mereka tanpa persetujuan dari administrator aplikasi. Namun, administrator aplikasi dapat mengubah konfigurasi kontrol fitur aplikasi untuk mewajibkan peninjauan dan persetujuan administrator untuk alur kerja berbagi di aplikasi.

Secara default, pemilik alur kerja tidak dapat membagikan alur kerja mereka kepada grup. Namun, administrator aplikasi Gemini Enterprise dapat memilih untuk membuat alur kerja dapat dibagikan dengan Grup Google—dengan atau tanpa persetujuan administrator.

Proses berbagi

Hanya berbagi alur kerja awal yang memerlukan peninjauan dan persetujuan administrator. Revisi alur kerja berikutnya tidak memerlukan persetujuan ulang.

Berbagi alur kerja mengikuti proses dua langkah jika peninjauan administrator diaktifkan:

1. Pemilik alur kerja membagikan alur kerja kepada satu atau beberapa pengguna atau Google Grup.

2. Administrator aplikasi meninjau permintaan berbagi dan menyetujui atau menolaknya.

Meninjau permintaan berbagi

Administrator aplikasi bertanggung jawab untuk meninjau dan mengelola permintaan berbagi alur kerja.

Catatan:

• Bagian ini hanya berlaku jika fitur Aktifkan berbagi alur kerja tanpa persetujuan administrator dinonaktifkan di kontrol fitur aplikasi.
• Hanya administrator aplikasi dengan peran IAM Admin Gemini Enterprise yang dapat meninjau dan menyetujui permintaan berbagi.

Konsol

Untuk meninjau permintaan berbagi sebagai administrator aplikasi, lakukan hal berikut:

1. Di konsol Google Cloud , buka halaman Gemini Enterprise > Aplikasi.

   Gemini Enterprise

2. Klik nama aplikasi yang berisi alur kerja.

3. Di menu navigasi aplikasi, klik Agen.

4. Temukan alur kerja dengan tindakan Tinjau permintaan berbagi di kolom Izin pengguna.

   

5. Klik Tinjau permintaan berbagi.

6. Di panel Permintaan berbagi:

   • Tinjau daftar akses di bagian Diminta untuk berbagi dengan pengguna berikut.
   • Opsional: Ubah daftar akses untuk menambahkan atau menghapus akun pengguna, Grup Google, atau kumpulan identitas WIF.

7. Untuk menyetujui permintaan dan memberikan akses, klik Setujui dan aktifkan.

8. Untuk menolak permintaan, klik Tolak.

Menggunakan alur kerja bersama

Saat pemilik alur kerja membagikan alur kerja kepada Anda, Anda dapat mengakses dan melihat pratinjau konfigurasi grafiknya. Meskipun grafik alur kerja bersifat hanya baca untuk pengguna bersama, Anda dapat menjalankan pratinjau secara manual, mengonfigurasi setelan pemicu Anda sendiri, melihat histori proses Anda sendiri, atau membuat salinan alur kerja.

Aplikasi

1. Buka aplikasi web Gemini Enterprise Anda di browser.
2. Di menu navigasi aplikasi web, klik Agen.
3. Buka bagian Dibagikan kepada saya > Dari organisasi Anda.

4. Klik alur kerja bersama yang ingin Anda lihat. Alur kerja diluncurkan dalam tata letak desainer hanya baca, yang menampilkan grafik node aktif. Catatan: Jika alur kerja bersama ditangguhkan atau dinonaktifkan, kanvas Workflow Builder tidak dirender dan Anda tidak dapat menjalankannya, tetapi Anda tetap dapat melihat jalannya sebelumnya.

5. Opsional: Untuk melakukan uji coba alur kerja secara manual:

   • Klik Pratinjau di header kanan atas kanvas Workflow Builder.
   • Jalankan pratinjau. Jika uji coba pratinjau gagal karena konektor yang digunakan oleh alur kerja tidak diizinkan, klik Aktifkan Konektor di bawah pesan error untuk menyelesaikan alur OAuth.

Menyiapkan pemicu Anda sendiri

Pemicu pada alur kerja bersama bersifat spesifik per pengguna. Anda dapat mengonfigurasi jadwal atau filter peristiwa yang disesuaikan untuk menjalankan alur kerja bersama secara otomatis.

Untuk menyiapkan pemicu Anda sendiri, lakukan hal berikut:

Aplikasi

1. Buka aplikasi web Gemini Enterprise Anda di browser.
2. Di menu navigasi aplikasi web, klik Agen > Galeri.
3. Buka bagian Dibagikan kepada saya > Dari organisasi Anda, lalu klik alur kerja bersama yang ingin Anda tetapkan pemicunya.

4. Akses konfigurasi pemicu:

   • Pilih menu Tindakan > Siapkan pemicu.
   • Atau, buka alur kerja di kanvas editor Workflow Builder, klik nama alur kerja, lalu pilih Siapkan pemicu.

5. Anda dapat mengonfigurasi pemicu menggunakan salah satu mode berikut:

   • Jadwalkan: Pilih Jalankan sesuai jadwal dan konfigurasi waktu alur kerja dijalankan untuk Anda (seperti frekuensi dan zona waktu).
   • Peristiwa: Pilih Jalankan pada peristiwa aplikasi dan konfigurasi filter peristiwa untuk menentukan kapan alur kerja dijalankan untuk Anda. Misalnya, untuk pemicu peristiwa Google Drive, Anda dapat memfilter menurut kolom seperti Pemilik (seperti ID Google janedoe), Nama, Jenis MIME, Waktu diubah, atau Folder induk. Anda memilih operator (seperti berisi atau sama dengan), memasukkan nilai, dan menggabungkan beberapa aturan menggunakan kondisi AND atau OR.

6. Jika alur kerja menggunakan konektor yang memerlukan autentikasi (misalnya, konektor yang digunakan dalam langkah alur kerja, bukan pemicunya sendiri), aktifkan dan beri otorisasi konektor di editor kanvas Workflow Builder saat diminta.

7. Klik Simpan. Pemicu disimpan dan menjalankan alur kerja secara otomatis. Anda dapat memicu alur kerja secara manual untuk melihat pratinjau apa yang akan terjadi saat pemicu jadwal atau peristiwa menjalankan alur kerja ini. Jika Anda ingin alur kerja berhenti berjalan, pilih Jangan jalankan pada peristiwa aplikasi atau Jangan jalankan sesuai jadwal dari dialog Siapkan pemicu.

Melihat operasi Anda

Untuk melihat proses, lakukan hal berikut:

Aplikasi

1. Di menu navigasi aplikasi web, klik Agen.
2. Buka bagian Dibagikan kepada saya > Dari organisasi Anda, lalu klik alur kerja yang dibagikan.
3. Di kanvas Workflow Builder, klik tab Runs.
4. Klik eksekusi tertentu untuk melihat log eksekusi dan rekaman aktivitas langkah demi langkah.

Untuk mengetahui informasi selengkapnya, lihat workflow runs.

Membuat salinan alur kerja bersama

Alur kerja bersama bersifat hanya baca bagi pengguna yang diajak berbagi, kecuali konfigurasi pemicunya. Jika ingin mengedit dan menyesuaikan langkah-langkah alur kerja bersama, Anda dapat membuat salinan di ruang kerja Anda sendiri.

Untuk membuat duplikat alur kerja bersama yang dapat diedit, lakukan hal berikut:

Aplikasi

1. Buka aplikasi web Gemini Enterprise Anda di browser.
2. Di menu navigasi aplikasi web, klik Agen > Galeri.
3. Buka bagian Dibagikan kepada saya > Dari organisasi Anda, lalu klik alur kerja bersama yang ingin Anda salin.
4. Di kanvas editor Workflow Builder, klik judul alur kerja, lalu pilih Buat salinan. Salinan akan ditambahkan ke daftar Agen Anda.

Dependensi alur kerja bersama

Jika alur kerja Anda mengimpor dan mereferensikan alur kerja lain (sub-alur kerja) dalam langkah-langkah alur kerjanya, perhatikan hal-hal berikut:

• Persyaratan akses: Saat Anda membagikan alur kerja induk, atau saat Anda mengimpor alur kerja ke alur kerja Anda, pastikan semua pengguna dalam daftar akses Anda juga memiliki akses ke semua sub-alur kerja yang diimpor.
• Kegagalan menjalankan: Jika pengguna menjalankan alur kerja tanpa akses ke sub-alur kerja yang diimpor, eksekusi akan gagal dengan pesan yang meminta mereka untuk meminta akses dari pemilik.

Batas berbagi

Saat membagikan agen alur kerja, batas berikut berlaku:

• Maksimum 1.500 akun perorangan: Gemini Enterprise mengelola akses agen menggunakan kebijakan izin IAM Google Cloud yang mendasarinya, yang menerapkan batas ketat 1.500 anggota per kebijakan. Membagikan agen ke lebih dari 1.500 akun pengguna perorangan akan menyebabkan operasi gagal dengan error berikut:

  The number of members in the policy (1,501) is larger than the maximum allowed size 1,500.
  

• Menggunakan grup untuk berbagi dalam skala besar: Setiap grup Google Grup atau Workspace dihitung sebagai satu anggota dalam batas kebijakan 1.500 anggota. Jika Anda perlu membagikan agen kepada ratusan atau ribuan rekan kerja di seluruh organisasi, minta administrator aplikasi Anda untuk mengaktifkan berbagi grup dan masukkan alamat email grup (misalnya, [e-mail]) dan bukan akun pengguna individual.

Untuk mengetahui daftar lengkap batasan sistem, lihat Kuota dan batas Pembuat Alur Kerja.

Pertimbangan

• Jika pemilik alur kerja mengaktifkan versi baru atau memperbarui versi aktif alur kerja, semua pengguna yang diajak berkolaborasi akan otomatis menjalankan versi aktif baru pada eksekusi berikutnya.

• Jika alur kerja dinonaktifkan atau ditangguhkan, kanvas Pembuat Alur Kerja tidak dirender dan pengguna yang diajak berbagi tidak dapat menjalankan alur kerja, tetapi mereka tetap dapat melihat histori jalankan dan log sesi sebelumnya di galeri Jalankan. Jika alur kerja tidak dibagikan, dinonaktifkan, atau dihapus, pengguna yang diajak berbagi akan kehilangan semua akses, termasuk ke histori proses dan log sesi sebelumnya.

• Tindakan yang mengubah data eksternal memerlukan persetujuan human-in-the-loop (HITL), kecuali untuk email atau acara kalender yang Anda kirim ke diri Anda sendiri.

Langkah berikutnya

• Pelajari cara membuat alur kerja.
• Pelajari cara mengedit alur kerja.
• Pelajari cara mengelola versi alur kerja.
• Pelajari cara memantau eksekusi alur kerja.
• Lihat kuota dan batas Pembuat Alur Kerja.