Condividere un workflow

Condividi i workflow che hai creato e avviato utilizzando Workflow Builder con altri utenti della tua organizzazione.

Con la condivisione dei workflow, puoi:

• Condividere i workflow attivi con utenti e gruppi della tua organizzazione.
• Configurare pianificazioni di esecuzione personalizzate o trigger basati su eventi.
• Monitorare le esecuzioni di anteprima e le esecuzioni automatiche.
• Duplicare i workflow condivisi per personalizzarne i passaggi.

A seconda delle configurazioni dei controlli delle funzionalità dell'app, potrebbe essere necessario che un amministratore esamini e approvi la tua richiesta prima di poter condividere un workflow.

Se condividi un workflow, le persone con cui lo hai condiviso vedranno e utilizzeranno la versione attiva.

Attenzione:quando condividi un agente, tieni presente i seguenti comportamenti di accesso ai dati:

• File di conoscenza: qualsiasi utente con accesso all'agente condiviso può eseguire query e visualizzare le informazioni dei file caricati nella sezione Conoscenza dell'agente, anche se non ha accesso diretto o autorizzazioni per i file di origine. Ad esempio, se carichi un file riservato nella sezione Conoscenza, tutti gli utenti con accesso all'agente condiviso possono porre domande sui contenuti del file.
• Connettori e data store: quando un agente accede ai dati tramite i connettori, vengono mantenuti gli elenchi di controllo dell'accesso (ACL) e le autorizzazioni degli utenti. Gli utenti possono eseguire query e recuperare dati solo dai data store e dai connettori a cui i loro singoli account utente sono autorizzati ad accedere.

Condividere un workflow

Per condividere un workflow:

App

1. Apri l'app Gemini Enterprise e vai alla pagina Galleria di agenti.

   Viene visualizzata la pagina Galleria di agenti con tutti gli agenti predefiniti e personalizzati.

2. Nella sezione I tuoi agenti, individua il workflow che vuoi condividere.

   Nota: Puoi condividere un workflow in stato di draft, ma gli altri utenti non possono eseguirlo finché non è attivo.

3. Nell'intestazione in alto a destra del canvas di Workflow Builder, fai clic su Condividi.

4. Inserisci gli indirizzi email degli utenti o dei gruppi Google con cui vuoi condividere il workflow.

   Nota: puoi condividere il workflow con i singoli indirizzi email degli utenti. La condivisione con i gruppi Google non è abilitata per gli utenti finali. Un amministratore dell'app Gemini Enterprise o qualsiasi utente con il ruolo Amministratore di Discovery Engine (discoveryengine.admin) può abilitare la condivisione di gruppo a livello di app Gemini Enterprise level.

5. Fai clic su Fine.

   Nota: se l'amministratore dell'app ha abilitato la revisione dell'amministratore per la condivisione dei workflow, viene inviata una richiesta di condivisione all'amministratore dell'app per la revisione e l'approvazione. Dopo che l'amministratore dell'app ha approvato la richiesta, il workflow viene condiviso con gli utenti nell'elenco per gli accessi. Puoi modificare la richiesta di condivisione in qualsiasi momento per aggiungere o rimuovere utenti oppure annullare la richiesta.

Controllo della revisione dell'amministratore

Per impostazione predefinita, i proprietari dei workflow possono condividere i propri workflow con qualsiasi utente della loro organizzazione senza l'approvazione di un amministratore dell'app. Tuttavia, gli amministratori delle app possono modificare le configurazioni dei controlli delle funzionalità dell'app per richiedere la revisione e l'approvazione dell'amministratore per la condivisione dei workflow nell'app.

Per impostazione predefinita, i proprietari dei workflow non possono condividere i propri workflow con i gruppi. Tuttavia, l'amministratore dell'app Gemini Enterprise può scegliere di rendere i workflow condivisibili con i gruppi Google, con o senza l'approvazione dell'amministratore.

La procedura di condivisione

Solo la condivisione iniziale di un workflow richiede la revisione e l'approvazione dell'amministratore. Le revisioni successive del workflow non richiedono una nuova approvazione.

Quando la revisione dell'amministratore è abilitata, la condivisione dei workflow segue una procedura in due passaggi:

1. Il proprietario del workflow lo condivide con uno o più utenti o gruppi Google.

2. L'amministratore dell'app esamina la richiesta di condivisione e la approva o la rifiuta.

Esaminare una richiesta di condivisione

Gli amministratori delle app sono responsabili della revisione e della gestione delle richieste di condivisione dei workflow.

Note:

• Questa sezione si applica solo se la funzionalità Abilita la condivisione dei workflow senza l'approvazione dell'amministratore è disattivata nei controlli delle funzionalità dell'app.
• Solo gli amministratori delle app con il ruolo IAM Amministratore di Gemini Enterprise possono esaminare e approvare le richieste di condivisione.

Console

Per esaminare una richiesta di condivisione come amministratore dell'app:

1. Nella Google Cloud console, vai alla pagina Gemini Enterprise > App.

   Gemini Enterprise

2. Fai clic sul nome dell'app contenente il workflow.

3. Nel menu di navigazione dell'app, fai clic su Agenti.

4. Individua il workflow con un'azione Esamina richiesta di condivisione nella colonna Autorizzazioni utente.

   

5. Fai clic su Esamina richiesta di condivisione.

6. Nel riquadro Richiesta di condivisione:

   • Esamina l'elenco per gli accessi in Richiesta di condivisione con i seguenti utenti.
   • (Facoltativo) Modifica l'elenco per gli accessi per aggiungere o rimuovere account utente, Google Gruppi o pool di identità WIF.

7. Per approvare la richiesta e concedere l'accesso, fai clic su Approva e attiva.

8. Per rifiutare la richiesta, fai clic su Nega.

Utilizzare un workflow condiviso

Quando il proprietario di un workflow lo condivide con te, puoi accedere e visualizzare l'anteprima della configurazione del grafico. Sebbene il grafico del workflow sia di sola lettura per gli utenti condivisi, puoi eseguire un'anteprima manualmente, configurare le tue impostazioni di trigger, visualizzare la tua cronologia di esecuzione, o creare una copia del workflow.

App

1. Apri l'app web Gemini Enterprise in un browser.
2. Nel menu di navigazione dell'app web, fai clic su Agenti.
3. Vai alla sezione Condivisi con me > Dalla tua organizzazione.

4. Fai clic sul workflow condiviso che vuoi visualizzare. Il workflow viene avviato in un layout di progettazione di sola lettura, che mostra il grafico dei nodi attivi. Nota: se il workflow condiviso è sospeso o disattivato, il canvas di Workflow Builder non viene visualizzato e non puoi eseguirlo, ma puoi comunque visualizzare le esecuzioni precedenti.

5. (Facoltativo) Per eseguire un'esecuzione di test manuale del workflow:

   • Fai clic su Anteprima nell'intestazione in alto a destra del canvas di Workflow Builder.
   • Esegui l'anteprima. Se l'esecuzione dell'anteprima non riesce perché un connettore utilizzato dal workflow non è autorizzato, fai clic su Attiva connettori sotto il messaggio di errore per completare il flusso OAuth.

Configurare i propri trigger

I trigger di un workflow condiviso sono specifici per l'utente. Puoi configurare una pianificazione di esecuzione personalizzata o filtri di eventi per eseguire automaticamente un workflow condiviso.

Per configurare i tuoi trigger:

App

1. Apri l'app web Gemini Enterprise in un browser.
2. Nel menu di navigazione dell'app web, fai clic su Agenti > Galleria.
3. Vai alla sezione Condivisi con me > Dalla tua organizzazione e fai clic sul workflow condiviso per cui vuoi configurare un trigger.

4. Accedi alla configurazione del trigger:

   • Seleziona il menu Azioni > Configura trigger.
   • In alternativa, apri il workflow nel canvas dell'editor di Workflow Builder, fai clic sul nome del workflow e seleziona Configura trigger.

5. Puoi configurare un trigger utilizzando una delle seguenti modalità:

   • Pianificazione:seleziona Esegui in base a una pianificazione e configura quando il workflow deve essere eseguito (ad esempio la frequenza e il fuso orario).
   • Evento:seleziona Esegui in base agli eventi dell'app e configura i filtri degli eventi per specificare quando il workflow deve essere eseguito. Ad esempio, per un trigger di eventi di Google Drive, puoi filtrare in base a campi come Proprietari (ad esempio un ID Google come janedoe), Nome, Tipo MIME, Ora di modifica o Cartella principale. Seleziona un operatore (ad esempio contiene o è uguale a), inserisci un valore e combina più regole utilizzando le condizioni AND o OR.

6. Se il workflow utilizza connettori che richiedono l'autenticazione (ad esempio, connettori utilizzati in un passaggio del workflow anziché nel trigger stesso), abilita e autorizza i connettori nell'editor del canvas di Workflow Builder quando richiesto.

7. Fai clic su Salva. Il trigger viene salvato ed esegue automaticamente il workflow. Puoi attivare manualmente il workflow per visualizzare l'anteprima di cosa accadrà quando il trigger di pianificazione o di eventi lo eseguirà. Se vuoi che il workflow smetta di essere eseguito, seleziona Non eseguire in base agli eventi dell'app o Non eseguire in base a una pianificazione nella finestra di dialogo Configura trigger.

Visualizzare le esecuzioni

Per visualizzare le esecuzioni:

App

1. Nel menu di navigazione dell'app web, fai clic su Agenti.
2. Vai alla sezione Condivisi con me > Dalla tua organizzazione e fai clic sul workflow condiviso.
3. Nel canvas di Workflow Builder, fai clic sulla scheda Esecuzioni.
4. Fai clic su un'esecuzione specifica per visualizzare i log di esecuzione e la traccia passo passo.

Per saperne di più, consulta Esecuzioni dei workflow.

Creare una copia di un workflow condiviso

I workflow condivisi sono di sola lettura per gli utenti condivisi, ad eccezione delle configurazioni dei trigger. Se vuoi modificare e personalizzare i passaggi di un workflow condiviso, puoi crearne una copia nel tuo spazio di lavoro.

Per creare un duplicato modificabile del workflow condiviso:

App

1. Apri l'app web Gemini Enterprise in un browser.
2. Nel menu di navigazione dell'app web, fai clic su Agenti > Galleria.
3. Vai alla sezione Condivisi con me > Dalla tua organizzazione e fai clic sul workflow condiviso che vuoi copiare.
4. Nel canvas dell'editor di Workflow Builder, fai clic sul titolo del workflow e seleziona Crea una copia. La copia viene aggiunta all'elenco I tuoi agenti.

Dipendenze dei workflow condivisi

Se il workflow importa e fa riferimento ad altri workflow (workflow secondari) nei passaggi del workflow, tieni presente quanto segue:

• Requisiti di accesso: quando condividi un workflow principale o quando importi un workflow nel tuo workflow, assicurati che tutti gli utenti nell'elenco per gli accessi abbiano accesso anche a tutti i workflow secondari importati.
• Errori di esecuzione: se un utente esegue un workflow senza accesso a un workflow secondario importato, l'esecuzione non riesce e viene visualizzato un messaggio che chiede all'utente di richiedere l'accesso al proprietario.

Limiti di condivisione

Quando condividi un agente di workflow, si applicano i seguenti limiti:

• Massimo 1500 singoli account: Gemini Enterprise gestisce l'accesso agli agenti utilizzando i criteri di autorizzazione IAM sottostanti Google Cloud , che applicano un limite massimo di 1500 membri per criterio. La condivisione di un agente con più di 1500 singoli account utente comporta l'esito negativo dell'operazione con il seguente errore:

  The number of members in the policy (1,501) is larger than the maximum allowed size 1,500.
  

• Utilizza i gruppi per la condivisione su larga scala:ogni gruppo Google o gruppo Workspace viene conteggiato come un singolo membro ai fini del limite di 1500 membri per criterio. Se devi condividere un agente con centinaia o migliaia di colleghi in un'organizzazione, chiedi all'amministratore dell'app di abilitare la condivisione di gruppo e inserisci gli indirizzi email di gruppo (ad esempio, [e-mail]) anziché i singoli account utente.

Per un elenco completo dei vincoli di sistema, consulta Quote e limiti di Workflow Builder.

Considerazioni

• Se il proprietario del workflow attiva una nuova versione o aggiorna la versione attiva del workflow, tutti gli utenti condivisi eseguono automaticamente la nuova versione attiva nelle esecuzioni successive.

• Se un workflow è disattivato o sospeso, il canvas di Workflow Builder non viene visualizzato e gli utenti condivisi non possono eseguire il workflow, ma possono comunque visualizzare le cronologie di esecuzione e i log delle sessioni precedenti nella galleria Esecuzioni. Se la condivisione del workflow viene annullata, disattivata o eliminata, gli utenti condivisi perdono tutti gli accessi, inclusi quelli alle cronologie di esecuzione e ai log delle sessioni precedenti.

• Le azioni che modificano i dati esterni richiedono l'approvazione di un operatore umano (HITL), ad eccezione delle email o degli eventi di Calendar che invii a te stesso.

Passaggi successivi

• Scopri come creare un workflow.
• Scopri come modificare un workflow.
• Scopri come gestire le versioni dei workflow.
• Scopri come monitorare le esecuzioni dei workflow.
• Visualizza le quote e i limiti di Workflow Builder.