ワークフローを共有する

Workflow Builder を使用して作成してリリースしたワークフローを、組織内の他のユーザーと共有します。

ワークフローの共有では、次のことができます。

  • 組織内のユーザーやグループとライブ ワークフローを共有します。
  • カスタム実行スケジュールまたはイベントベースのトリガーを設定します。
  • プレビュー実行と自動実行を追跡します。
  • 共有ワークフローを複製して、ステップをカスタマイズします。

アプリの機能制御の構成によっては、ワークフローを共有する前に、管理者にリクエストを審査して承認してもらう必要がある場合があります。

ワークフローを共有すると、共有相手には公開版が表示され、使用できるようになります。

ワークフローを共有する

ワークフローを共有する手順は次のとおりです。

アプリ

  1. Gemini Enterprise app を開き、[Agent Gallery] ページに移動します。

    [Agent Gallery] ページが表示され、事前構築済みエージェントとカスタム構築のエージェントがすべて表示されます。

  2. [エージェント] セクションで、共有するワークフローを見つけます。

  3. Workflow Builder キャンバスの右上にあるヘッダーで、共有アイコン [共有] をクリックします。

  4. ワークフローを共有するユーザーまたは Google グループのメールアドレスを入力します。

  5. [完了] をクリックします。

管理者による確認の制御

デフォルトでは、ワークフローの所有者は、アプリ管理者の承認なしで、組織内の任意のユーザーとワークフローを共有できます。ただし、アプリ管理者はアプリの機能制御構成を変更して、アプリ内の共有ワークフローで管理者の確認と承認を必須にすることができます。

デフォルトでは、ワークフローのオーナーはワークフローをグループと共有できません。ただし、Gemini Enterprise app の管理者は、管理者の承認の有無にかかわらず、ワークフローを Google グループと共有できるように設定できます。

共有プロセス

ワークフローの最初の共有のみに、管理者の確認と承認が必要です。ワークフローのその後の変更には再承認は必要ありません。

管理者の審査が有効になっている場合、ワークフローの共有は 2 段階のプロセスで行われます。

  1. ワークフローのオーナーが、1 人以上のユーザーまたは Google グループとワークフローを共有します。

  2. アプリ管理者が共有リクエストを確認し、承認または拒否します。

共有リクエストを確認する

アプリ管理者は、ワークフローの共有リクエストを確認して管理する責任を負います。

コンソール

アプリの管理者として共有リクエストを確認する手順は次のとおりです。

  1. Google Cloud コンソールで、[Gemini Enterprise] > [アプリ] ページに移動します。

    Gemini Enterprise

  2. ワークフローを含むアプリの名前をクリックします。

  3. アプリのナビゲーション メニューで、[エージェント] をクリックします。

  4. [ユーザー権限] 列で [共有リクエストを確認] アクションがあるワークフローを探します。

    ワークフローの共有リクエストを確認する

  5. [共有リクエストを確認] をクリックします。

  6. [Share request] ペインで、次の操作を行います。

    • [次のユーザーとの共有をリクエストしました] のアクセスリストを確認します。
    • 省略可: アクセスリストを変更して、ユーザー アカウント、Google グループ、WIF ID プールを追加または削除します。

  7. リクエストを承認してアクセス権を付与するには、[Approve and enable] をクリックします。

  8. リクエストを拒否するには、[拒否] をクリックします。

共有ワークフローを使用する

ワークフローのオーナーがワークフローを共有すると、グラフ構成にアクセスしてプレビューできます。ワークフロー グラフは共有ユーザーに対して読み取り専用ですが、プレビューを手動で実行したり、独自のトリガー設定を構成したり、独自の実行履歴を表示したり、ワークフローのコピーを作成したりできます。

アプリ

  1. ブラウザで Gemini Enterprise ウェブアプリを開きます。
  2. ウェブアプリのナビゲーション メニューで、[エージェント アイコンエージェント] をクリックします。
  3. [共有アイテム] > [組織内のユーザーから] セクションに移動します。

  4. 表示する共有ワークフローをクリックします。ワークフローが読み取り専用のデザイナー レイアウトで起動し、ライブノードグラフが表示されます。注: 共有ワークフローが一時停止またはオフになっている場合、Workflow Builder キャンバスはレンダリングされず、実行できませんが、以前の実行は表示できます。

  5. 省略可: ワークフローの手動テスト実行を行うには:

    • Workflow Builder キャンバスの右上にある [プレビュー] をクリックします。
    • プレビューを実行します。ワークフローで使用されているコネクタが承認されていないため、プレビュー実行が失敗した場合は、エラー メッセージの下にある [コネクタを有効にする] をクリックして、OAuth フローを完了します。

独自のトリガーを設定する

共有ワークフローのトリガーはユーザー固有です。カスタム実行スケジュールまたはイベント フィルタを構成して、共有ワークフローを自動的に実行できます。

独自のトリガーを設定する手順は次のとおりです。

アプリ

  1. ブラウザで Gemini Enterprise ウェブアプリを開きます。
  2. ウェブアプリのナビゲーション メニューで、[エージェント アイコン エージェント] > [ギャラリー] をクリックします。
  3. [共有アイテム > 組織内のユーザーから] セクションに移動し、トリガーを設定する共有ワークフローをクリックします。

  4. トリガー構成にアクセスします。

    • [アクション] メニュー > [トリガーを設定] を選択します。
    • または、Workflow Builder のエディタ キャンバスでワークフローを開き、ワークフロー名をクリックして [トリガーを設定] を選択します。

  5. トリガーは、次のいずれかのモードを使用して構成できます。

    • スケジュール: [スケジュールで実行] を選択し、ワークフローが実行されるタイミング（頻度やタイムゾーンなど）を構成します。
    • イベント: [アプリ イベントで実行] を選択し、イベント フィルタを構成して、ワークフローが実行されるタイミングを指定します。たとえば、Google ドライブのイベント トリガーの場合、[オーナー]（janedoe などの Google ID）、[名前]、[MIME タイプ]、[変更日時]、[親フォルダ] などのフィールドでフィルタできます。演算子（ [次を含む] や [次と等しい] など）を選択し、 値を入力して、AND 条件または OR 条件を使用して複数のルールを組み合わせます。

  6. ワークフローで認証が必要なコネクタ（トリガー自体ではなく、ワークフロー ステップで使用されるコネクタなど）を使用する場合は、プロンプトが表示されたら、Workflow Builder キャンバス エディタでコネクタを有効にして承認します。

  7. [保存] をクリックします。トリガーが保存され、ワークフローが自動的に実行されます。ワークフローを手動でトリガーして、スケジュールまたはイベント トリガーでこのワークフローが実行されたときに何が起こるかをプレビューできます。ワークフローの実行を停止する場合は、[トリガーを設定] ダイアログで [アプリ イベントで実行しない] または [スケジュールで実行しない] を選択します。

ランニングを表示する

実行を表示するには、次の操作を行います。

アプリ

  1. ウェブアプリのナビゲーション メニューで、[エージェント アイコンエージェント] をクリックします。
  2. [共有アイテム > 組織から] セクションに移動し、共有ワークフローをクリックします。
  3. Workflow Builder のキャンバスで、[実行] タブをクリックします。
  4. 特定の実行をクリックすると、実行ログとステップごとのトレースが表示されます。

詳細については、ワークフローの実行をご覧ください。

共有ワークフローのコピーを作成する

共有ワークフローは、トリガー構成を除き、共有ユーザーに対して読み取り専用です。共有ワークフローのステップを編集してカスタマイズする場合は、自分のワークスペースにコピーを作成できます。

共有ワークフローの編集可能な複製を作成するには、次の操作を行います。

アプリ

  1. ブラウザで Gemini Enterprise ウェブアプリを開きます。
  2. ウェブアプリのナビゲーション メニューで、[エージェント アイコン エージェント] > [ギャラリー] をクリックします。
  3. [共有アイテム > 組織から] セクションに移動し、コピーする共有ワークフローをクリックします。
  4. Workflow Builder エディタ キャンバスで、ワークフローのタイトルをクリックし、[コピーを作成] を選択します。コピーが [あなたのエージェント] リストに追加されます。

共有ワークフローの依存関係

ワークフローのステップで他のワークフロー（サブワークフロー）をインポートして参照する場合は、次の点に注意してください。

  • アクセス要件: 親ワークフローを共有する場合、またはワークフローにワークフローをインポートする場合は、アクセス リスト内のすべてのユーザーが、インポートされたすべてのサブワークフローにもアクセスできることを確認してください。
  • 実行の失敗: ユーザーがインポートされたサブワークフローへのアクセス権なしでワークフローを実行すると、実行が失敗し、オーナーにアクセス権をリクエストするよう求めるメッセージが表示されます。

共有の上限

ワークフロー エージェントを共有する場合、次の制限が適用されます。

  • 最大 1,500 個の個別アカウント: Gemini Enterprise は、基盤となる Google Cloud IAM 許可ポリシーを使用してエージェント アクセスを管理します。これにより、ポリシーごとに 1,500 人のメンバーという上限が適用されます。1,500 を超える個々のユーザー アカウントとエージェントを共有すると、次のエラーが発生してオペレーションが失敗します。

    The number of members in the policy (1,501) is larger than the maximum allowed size 1,500.

  • グループを使用して大規模に共有する: Google グループまたは Workspace グループは、1,500 人のメンバーのポリシー上限に対して 1 人のメンバーとしてカウントされます。組織内の数百人または数千人の同僚とエージェントを共有する必要がある場合は、アプリ管理者にグループ共有を有効にしてもらい、個々のユーザー アカウントではなくグループのメールアドレス（support-team@example.com など）を入力してもらいます。

システム制約の一覧については、Workflow Builder の割り当てと上限をご覧ください。

考慮事項

  • ワークフローのオーナーが新しいバージョンを有効にするか、ワークフローの公開版を更新すると、共有ユーザーは以降の実行で新しい公開版を自動的に実行します。

  • ワークフローがオフになっているか一時停止されている場合、Workflow Builder キャンバスはレンダリングされず、共有ユーザーはワークフローを実行できません。ただし、[実行] ギャラリーで過去の実行履歴とセッションログを表示することはできます。ワークフローの共有が解除された場合、無効になった場合、または削除された場合、共有ユーザーは過去の実行履歴やセッションログなど、すべてのアクセス権を失います。

  • 外部データを変更するアクションには、自分宛てに送信するメールやカレンダーの予定を除き、人間参加型（HITL）の承認が必要です。

次のステップ