管理未使用的内容

启用高级未用内容清理预览版功能后，管理员和内容所有者可以在 Looker 中获得增强的内容管理体验。高级未用内容清理预览版功能提供以下功能：

  • 管理员和用户可以访问新的未使用的内容文件夹，以便快速识别和管理 Looker 实例中未使用的内容。
  • 让管理员能够以编程方式安排内容清理（针对单个内容或批量），并向内容所有者发送自动通知。
  • 允许内容所有者选择不对特定内容进行自动定期清理。
  • 允许管理员和用户将内容移到回收站。

本页介绍了如何为 Looker（原始版本）或 Looker (Google Cloud Core) 实例启用和使用高级未用内容清理功能。本页面包括以下部分：

用户和实例要求

如需启用和使用高级未用内容清理预览版功能，必须满足以下要求：

  • 您的 Looker（原始版本）或 Looker (Google Cloud Core)实例必须运行 Looker 26.6 或更高版本，并且您的 Looker（原始版本）实例必须由 Looker 托管。
  • 您必须拥有管理员角色才能启用高级未用内容清理预览版功能。
  • 如需访问未使用的内容文件夹，您必须拥有 save_dashboards 或 save_looks 权限。

启用高级未使用内容清理功能

高级未使用的内容清理预览版功能默认处于停用状态。

管理员可以按照以下步骤启用高级未使用内容清理预览版功能：

  1. 在 Looker 中，点击主导航菜单中的管理选项。
  2. 点击常规部分下的预览选项，打开预览版功能页面。
  3. 点击高级未使用内容清理开关，以启用预览功能。

注意事项

您需要了解高级未用内容清理预览版功能的一些事项。

  • 如果内容满足以下任一条件，则视为“未使用的内容”：
    • 如果所选时间段内的观看次数为 0
    • 如果内容未配置任何有效的时间表
    • 如果相应内容未被内容所有者临时排除（标记为有效）
  • 即使内容已获得认证，仍可视为“未使用的内容”。
  • 即使外观已保存到非“未使用”的信息中心，仍可视为“未使用”。
  • 从未使用的内容文件夹中将内容移至回收站不会永久删除该内容，而是将其移至回收站文件夹。管理员可以从回收站文件夹中恢复已移至回收站的内容。
  • 管理员可以在未使用的内容文件夹的未使用的内容标签页中查看整个实例中所有未使用的内容。用户只能看到自己拥有的内容，以及他们拥有管理访问权限、修改权限的内容。
  • 用户将只能在未使用的内容文件夹的已安排删除标签页中看到自己拥有的内容以及他们对这些内容具有管理访问权限、修改权限的内容。
  • 未使用的内容和已安排删除标签页的信息中心和 Look 部分一次只会显示 30 项内容。如果信息中心或 Look 超过 30 个，则每个部分会分为多个页面显示。您会在每个部分的底部看到网页导航图标 > 和文字信息中心（或 Look）1-30。
  • 管理员每次只能批量安排 30 个内容（每种内容类型）进入回收站。例如，一个时间表最多只能包含 30 个信息中心或 30 个 Look。外观和信息中心必须在各自的部分中单独安排删除。
  • 如果用户选择不将内容纳入回收站安排，相应内容将在 90 天内无法纳入回收站安排。

浏览“未使用的内容”文件夹

Looker 管理员和拥有相应权限的用户可以通过以下两种方式之一找到未使用的内容文件夹：

打开未使用的内容文件夹后，您会看到以下元素：

  1. 上次使用以来的时间（天数）选择器：过滤未使用的内容文件夹，以显示在所选天数内未使用的内容。默认选择 90 天。

  2. 未使用内容占总内容的百分比图块：显示所选时间范围内未使用的内容占实例上总内容的百分比，并显示信息中心和 Look 的细分数据。

  3. 已安排删除板块：显示已安排删除的内容总数，并细分显示信息中心和 Look 的数量。

  4. 未使用的内容标签页：列出了所选时间范围内的所有未使用内容，分为信息中心部分和Look 部分。

  5. 已安排删除标签页：列出了所有已安排删除的未使用内容，分为信息中心部分和Look 部分。

  6. 版块标题：指定列出的内容类型。未使用的内容标签页和已安排删除的内容标签页上的内容会根据内容类型分别归类到信息中心和 Look 部分。

  7. 选择复选框：用户可以通过选中内容名称旁边的复选框来选择或取消选择单个内容，也可以通过选中名称子标题旁边的复选框来批量选择或取消选择内容。

  8. 内容元数据：显示每条内容的元数据。

    • 未使用的内容标签页的内容元数据包括以下内容：
      • 名称：信息中心或 Look 的名称，以及创建相应内容的用户名称。
      • 上次使用：信息中心或 Look 的上次查看日期。
      • 创建日期：信息中心或 Look 的创建日期。
      • 文件夹：信息中心或 Look 保存到的文件夹的名称和链接。
      • 非活跃所有者：创建内容的用户的状态。如果用户已在实例中被停用，则状态将显示为是。
    • 安排要放入回收站标签页的内容元数据包括以下内容：
      • 名称：信息中心或 Look 的名称、创建内容的用户名称，以及每项内容的总浏览次数。
      • 文件夹：信息中心或 Look 保存到的文件夹的名称和链接。
      • 计划删除日期：内容将被放入回收站的日期（从今天算起的天数）。

  9. 排序依据菜单：显示用于对内容进行排序的选项。

    • 用于对未使用的内容标签页中的内容进行排序的选项包括：
      • 名称
      • 上次使用日期
      • 创建日期
    • 用于对标记为要删除标签页中的内容进行排序的选项包括：
      • 名称
      • 计划删除日期

  10. ^ 排序图标：让用户按升序或降序对内容进行排序。图标将朝下 (v) 或朝上 (^)，以指示排序方向（升序或降序）。

  11. 以网格形式显示内容或 以列表形式显示内容图标：可让您以网格视图（缩略图）或列表形式显示内容。如果内容以列表视图形式整理，则会显示 以网格形式显示内容；如果内容以网格视图形式整理，则会显示 以列表形式显示内容。

面向管理员的内容管理

管理员可以使用未使用的内容文件夹的功能执行以下操作：

安排将内容移至回收站

如需安排要放入回收站的项目，请按以下步骤操作：

  1. 前往未使用的内容文件夹，然后打开未使用的内容标签页。
  2. 从距上次使用的时间（天）选择器中选择时间范围。默认选择为 90 天。

  3. 如果以列表形式查看内容，请点击内容名称旁边的复选框来选择内容，或点击名称子标题旁边的复选框来批量选择内容。再次点击内嵌复选框可取消选择相应内容，或点击名称子标题旁边的复选框来取消选择所有选定内容。

    如果您以网格形式查看内容，则无法批量选择内容。您可以将光标放在内容缩略图上，然后点击选择复选框，以选择信息中心或 Look。

    您可以点击 以网格形式显示内容或 以列表形式显示内容图标，在列表视图和网格视图之间切换。

  4. 选择内容后，点击安排放入回收站以打开安排放入回收站对话框。

  5. 在移至回收站（天）字段中输入天数，最少为 3 天。默认值为 14 天。

  6. 如果您想在安排删除内容时通知内容所有者以外的其他用户，请在通知其他用户字段中输入相应电子邮件地址。

  7. 点击安排放入回收站以完成安排，或点击取消以取消。

安排好时间后，任何受影响的信息中心或 Look 的内容所有者都会收到以下通知：

  • 初始通知：在内容被安排删除后立即发送。
  • 周期中提醒：在预定时长的中点发送。
  • 最终警告：在预定清空时间前一天发送。

例如，如果某项内容计划在 14 天后被放入回收站，内容所有者将收到以下通知：

  • 第 1 天：发送初始通知。
  • 第 7 天：发送周期中提醒。
  • 第 13 天：发送最终警告。

如果用户选择不移动，其内容将从未使用的内容文件夹中移除，并且在 90 天内无法安排移至回收站。

安排要放入回收站的内容将移至安排要放入回收站标签页，您可以在该标签页中取消安排的放入回收站操作，也可以立即将内容放入回收站。

从未使用的内容文件夹中将内容移至回收站不会永久删除该内容，而是将其移至回收站文件夹。管理员可以从回收站文件夹中恢复已移至回收站的内容。

取消已安排的移至回收站

管理员可以按照以下步骤取消为内容安排的删除操作：

  1. 前往未使用的内容文件夹，然后打开预定移至回收站标签页。

  2. 如果以列表形式查看内容，请点击内容名称旁边的复选框来选择内容，或点击名称子标题旁边的复选框来批量选择内容。再次点击内嵌复选框可取消选择相应内容，或点击名称子标题旁边的复选框来取消选择所有选定内容。

    如果您以网格形式查看内容，则无法批量选择内容。您可以将光标放在内容缩略图上，然后点击选择复选框，以选择信息中心或 Look。

    您可以点击 以网格形式显示内容或 以列表形式显示内容图标，在列表视图和网格视图之间切换。

  3. 选择相应内容后，点击移除计划，即可将相应内容从计划的回收中排除。或者，点击恢复内容。

    标记为已恢复的内容将从未使用的内容文件夹中移除，并且在 90 天内无法安排移至回收站。未安排时间并移至未使用的内容标签页的内容仍可安排在未来移至回收站。无论哪种情况，内容所有者都将无法再在安排要放入回收站的内容标签页中看到相应内容。

  4. 在恢复内容？对话框或移除安排？对话框中确认相应操作。点击取消可取消相应操作。

正在将内容移至回收站

除了安排日后删除内容外，管理员还可以选择立即删除内容。如需立即删除内容，请按以下步骤操作：

  1. 前往未使用的内容文件夹，然后打开未使用的内容标签页或预定删除标签页。
  2. 如果您正在查看未使用的内容标签页上的内容，请从自上次使用以来的时间（天）选择器中选择时间范围。默认选择为 90 天。

  3. 如果以列表形式查看内容，请点击内容名称旁边的复选框来选择内容，或点击名称子标题旁边的复选框来批量选择内容。再次点击内嵌复选框可取消选择相应内容，或点击名称子标题旁边的复选框来取消选择所有选定内容。

    如果您以网格形式查看内容，则无法批量选择内容。您可以将光标放在内容缩略图上，然后点击选择复选框，以选择信息中心或 Look。

    您可以点击 以网格形式显示内容或 以列表形式显示内容图标，在列表视图和网格视图之间切换。

  4. 选择内容后，点击移至回收站以打开将所选内容移至回收站对话框。

  5. 点击移至回收站以确认，或点击取消以取消。

从未使用的内容文件夹中将内容移至回收站不会永久删除该内容，而是将其移至回收站文件夹。管理员可以从回收站文件夹中恢复已移至回收站的内容。

面向用户的内容管理

拥有所需权限且对内容拥有管理访问权限、编辑访问权限或拥有内容的用户可以使用未使用的内容文件夹的功能来执行以下操作：

识别并选择不将内容放入回收站

当管理员安排将用户拥有的内容放入回收站时，系统会自动通过电子邮件提醒用户。

用户收到的电子邮件会以表格形式列出以下条件：

  • 内容的名称以及指向 Looker 中相应内容的链接。
  • 内容类型（Look 或信息中心）。
  • 内容所有者（管理员可以向除内容所有者之外的更多用户发送电子邮件通知）。
  • 自上次使用相应内容以来经过的天数。
  • 内容在多少天后会被移至回收站。
  • 查看链接，以导航至未使用的内容文件夹中的计划删除标签页，所有者可以在其中选择不删除相应内容。

如需选择不按预定时间将某项内容放入回收站，请按以下步骤操作：

  1. 前往未使用的内容文件夹，然后打开预定移至回收站标签页。或者，点击电子邮件通知中的查看链接，打开已安排删除标签页。

  2. 如果以列表形式查看内容，请点击内容名称旁边的复选框来选择内容，或点击名称子标题旁边的复选框来批量选择内容。再次点击内嵌复选框可取消选择相应内容，或点击名称子标题旁边的复选框来取消选择所有选定内容。

    如果您以网格形式查看内容，则无法批量选择内容。您可以将光标放在内容缩略图上，然后点击选择复选框，以选择信息中心或 Look。

    您可以点击 以网格形式显示内容或 以列表形式显示内容图标，在列表视图和网格视图之间切换。

  3. 选择内容后，点击恢复内容以打开恢复内容？对话框。

  4. 点击恢复内容以确认，或点击取消以取消。

恢复的内容将从未使用的内容文件夹中移除，并且在 90 天内无法安排移至回收站。

正在将内容移至回收站

除了选择不按计划将内容移至回收站之外，用户还可以选择立即将自己拥有的内容移至回收站，或将自己拥有管理访问权限、修改权限的内容移至回收站。

如需立即将内容放入回收站，请按以下步骤操作：

  1. 前往未使用的内容文件夹，然后打开未使用的内容标签页或预定删除标签页。
  2. 如果您正在查看未使用的内容标签页上的内容，请从自上次使用以来的时间（天）选择器中选择时间范围。默认选择为 90 天。

  3. 如果以列表形式查看内容，请点击内容名称旁边的复选框来选择内容，或点击名称子标题旁边的复选框来批量选择内容。再次点击内嵌复选框可取消选择相应内容，或点击名称子标题旁边的复选框来取消选择所有选定内容。

    如果您以网格形式查看内容，则无法批量选择内容。您可以将光标放在内容缩略图上，然后点击选择复选框，以选择信息中心或 Look。

    您可以点击 以网格形式显示内容或 以列表形式显示内容图标，在列表视图和网格视图之间切换。

  4. 选择内容后，点击移至回收站以打开将所选内容移至回收站对话框。

  5. 点击移至回收站以确认，或点击取消以取消。

从未使用的内容文件夹中将内容移至回收站不会永久删除该内容，而是将其移至回收站文件夹。管理员可以从回收站文件夹中恢复已移至回收站的内容。