Crear alertas en gráficos

Puedes crear una alerta que te avise a ti y a tus colaboradores cuando un gráfico de tu informe de Data Studio cumpla los criterios que especifiques. La notificación incluye un enlace al informe original.

Requisitos para usar las alertas

Crear una alerta

  1. Accede al informe en el que quieras crear una alerta.
  2. Coloca el cursor sobre el gráfico del que quieras crear una alerta y selecciona el icono Crear y ver alertas, que tiene una campana.
    Se mostrará el cuadro de diálogo Crear alerta.
  3. Proporciona los detalles de la alerta:
    • Nombre: incluye en este campo el nombre de la alerta.
    • Descripción: (opcional) añade una descripción sobre la alerta en este campo.
    • Acceso: en este campo debes seleccionar si todos los lectores del informe podrán ver todas las reglas de alerta o si solo podrá verlas el propietario de la alerta.
    • Destinatarios: (opcional) aporta una lista de direcciones de correo en este campo.
      • Los destinatarios deben ser miembros de tu organización. Como no se permiten alias de correo electrónico externos, no puedes enviar alertas directamente a direcciones de correo electrónico que no pertenezcan a tu organización, como las que proporcionan servicios como Slack para integraciones de canales. Consulta la sección Limitaciones de las alertas para obtener más información y soluciones alternativas.
      • La persona que crea la alerta siempre se incluye en la lista de destinatarios.
    • Reglas de alerta: En el campo Reglas de alerta, selecciona un campo sobre el que quieras activar la alerta y, a continuación, selecciona la condición que debe cumplir. Las condiciones disponibles varían en función del tipo de datos del campo.
      • Para añadir otra condición con el operador lógico Y, añade un campo y condiciones al campo Reglas de la alerta.
      • Las condiciones de alerta no admiten el operador lógico O. Si quieres crear otra condición con el operador lógico O, te recomendamos que crees otra alerta con una condición diferente.
    • Hora de inicio: en este campo debes indicar la fecha y la hora a las que quieres que Data Studio Pro empiece a comprobar las condiciones de alerta.
    • Repetir: en este campo debes seleccionar la frecuencia con que quieres que Data Studio Pro compruebe si se cumplen las condiciones de la alerta. Si se cumplen las condiciones de alerta, Data Studio Pro enviará la notificación por correo electrónico de la alerta.
      Para crear frecuencias de alerta personalizadas (como cada martes y jueves o el viernes cada dos semanas), selecciona Personalizada en el campo Repetir.
  4. Selecciona Guardar.

Recibir notificaciones de alertas

Data Studio Pro comprueba la condición de la alerta con la frecuencia especificada. Si se cumplen las condiciones de alerta, Data Studio Pro envía una notificación por correo electrónico desde la dirección looker-studio-noreply@google.com a todos los destinatarios. La notificación incluye los siguientes datos:

  • La condición que se ha cumplido.
  • La fecha y la hora a las que se ha cumplido la condición.
  • El valor del campo que ha activado la condición.
  • El enlace al informe de Data Studio.
  • Un enlace para darse de baja de la alerta. Al hacer clic en este enlace y dar la confirmación necesaria, se quita al destinatario de la lista Destinatarios de la alerta.
    • Este enlace no se incluye en la notificación que se envía al creador de la alerta.

Las alertas solo se activan con los valores de filtro predeterminados. Si editas los valores de filtro, esos cambios no se aplicarán a la condición de la alerta.

Si el informe cambia de tal forma que las condiciones de alerta ya no tienen el mismo significado, Data Studio Pro desactivará la alerta la próxima vez que se active y enviará una notificación por correo electrónico al propietario de la alerta con el motivo de la desactivación. Los siguientes cambios pueden provocar que se desactiven alertas:

  • No se ha podido ejecutar la consulta de la condición de la alerta.
  • Se ha eliminado un gráfico que tenía una alerta.
  • Se ha eliminado un informe que tenía una alerta.
  • Se ha eliminado la fuente de datos subyacente de una condición de alerta.
  • El propietario de la alerta ya no tiene el rol Lector en el informe.
  • El propietario de la alerta ya no tiene el rol Lector en la fuente de datos.
  • Un editor del informe ha inhabilitado todas las alertas del informe.
  • Se ha eliminado un campo de las condiciones de alerta en la fuente de datos subyacente.
  • Se ha editado la definición de un campo que se ha usado en una condición de alerta.
  • Se ha añadido o quitado una dimensión de un gráfico que tenía una alerta.
  • Se han cambiado los valores de filtro predeterminados de un informe.

Editar alertas

Puedes modificar las alertas que hayas creado. No puedes modificar las alertas que hayan creado otros usuarios. Para modificar una de tus alertas, sigue estos pasos:

  1. Accede al informe que contiene la alerta que quieres editar. Asegúrate de que estás en el modo de vista. No puedes modificar alertas si estás en el modo de edición.
  2. Coloca el cursor sobre el gráfico que tiene la alerta y selecciona el icono de campana Crear y ver alertas.
    Se mostrará el cuadro de diálogo Crear y ver alertas.
  3. A la derecha de la alerta que quieras modificar, haz clic en el botón de Más opciones, que tiene tres puntos .
  4. Selecciona Editar. Aparecerá el cuadro de diálogo Editar alerta.
  5. Actualiza los detalles de la alerta.
  6. Haz clic en Guardar.

Pausar o eliminar alertas

Las alertas están activas de forma predeterminada. Puedes pausar o eliminar una de tus alertas, así como pausar todas las alertas de un informe. No puedes eliminar las alertas que hayan creado otros usuarios.

Pausar o eliminar alertas

Para detener una de tus alertas, puedes pausarla o eliminarla siguiendo estos pasos:

  1. Accede al informe cuya alerta quieras editar. Asegúrate de que estás en el modo de vista. No puedes modificar alertas si estás en el modo de edición.
  2. Coloca el cursor sobre el gráfico del que quieras crear una alerta y selecciona el icono Crear y ver alertas, que tiene una campana.
    Se mostrará el cuadro de diálogo Crear y ver alertas.
  3. A la derecha de la alerta que quieras editar, selecciona Más .
    • Si el interruptor activo está habilitado, la alerta estará activa, lo que significa que Data Studio Pro comprueba las condiciones de alerta con la frecuencia especificada.
    • Para pausar la alerta, haz clic en el interruptor activo. El interruptor pasará a estar inactivo.
    • Para reactivar la alerta, haz clic en el interruptor inactivo. El interruptor pasará a estar activo.
    • Para eliminar la alerta, selecciona Eliminar.

Pausar todas las alertas de un informe

Para detener todas las alertas de un informe, puedes inhabilitar que se creen y visualicen alertas en él. Para ello, sigue estos pasos:

  1. Accede al informe cuyas alertas quieras inhabilitar.
  2. Haz clic en Compartir .
  3. En el cuadro de diálogo Compartir con personas y grupos, haz clic en el botón de Abrir configuración, que tiene una rueda dentada.
  4. En el cuadro de diálogo Configuración de acceso a los informes, selecciona Inhabilitar la creación y la visualización de alertas para los lectores.
  5. Haz clic en el botón de Volver a la lista de elementos compartidos, que tiene una flecha hacia atrás .
  6. Haz clic en Listo.

Todas las Alertas de News se desactivarán y los usuarios no podrán crear Alertas de News nuevas ni ver las Alertas de News que ya hay.

Si más adelante habilitas la creación y la visualización de alertas en el informe, Data Studio Pro no reactivará automáticamente ninguna alerta. Si quieres que Data Studio Pro compruebe una condición de alerta en el informe, activa la alerta.

Efectos de cancelar tu suscripción a Data Studio Pro

Si cancelas tu suscripción a Data Studio Pro, se desactivarán todas las alertas y no podrás reactivarlas sin dicha suscripción. Tampoco podrás crear alertas nuevas ni ver las que ya hay.

Si renuevas tu suscripción a Data Studio Pro, podrás ver y reactivar las alertas que se hubieran creado.

Limitaciones de las alertas

  • No se pueden usar fuentes de datos combinadas.
  • No se admiten totales acumulativos.
  • No se pueden utilizar campos calculados.
  • Las condiciones de alerta no admiten el operador lógico O. Te recomendamos que, en lugar de eso, crees varias alertas.
  • Puedes incluir hasta 50 direcciones de correo en una alerta.
  • La persona que haya creado la alerta siempre se incluye en la lista de destinatarios. Los demás destinatarios son opcionales.

  • Los destinatarios de las alertas deben ser miembros de tu organización. No se permiten alias de correo electrónico externos ni dominios de confianza como destinatarios directos.

    No puedes enviar alertas directamente a servicios externos, como canales de Slack, usando las direcciones de correo que proporcionan. Si intentas añadir un correo de este tipo, puede que aparezca un mensaje de error como The highlighted email address is blocked by the administrator.. Este error indica que el dominio de correo no pertenece a tu organización, no que tu administrador de Google Workspace haya bloqueado el dominio.

    Solución alternativa para Slack u otros sistemas externos: para enviar notificaciones de alertas a un canal de Slack o a otro sistema externo que acepte correos, sigue estos pasos:

    1. Configura la alerta de Data Studio para que se envíe a una dirección de correo de tu organización (por ejemplo, tu propio correo o un grupo).
    2. En esa cuenta de correo interna (por ejemplo, Gmail), crea una regla de reenvío o un filtro para reenviar automáticamente estos correos de alerta específicos a la dirección de correo externa proporcionada por Slack o por el otro sistema.

  • La programación de alertas se basa en la zona horaria de tu sistema operativo. No puedes cambiar este ajuste en Data Studio.

  • Las condiciones de alerta solo se aplican a los valores de filtro predeterminados.

  • No puedes probar las alertas.

  • No se pueden restaurar las alertas eliminadas.

  • De forma predeterminada, las alertas no funcionan con datos protegidos mediante niveles de acceso basados en IP con Controles de Servicio de VPC. Esto se debe a que el proceso offline automatizado que comprueba las alertas no se origina en una dirección IP de usuario específica. Para ver soluciones alternativas, consulta Límites de Controles de Servicio de VPC.

Programar el envío automático de informes