ב-Data Studio, מקורות נתונים חדשים שיוצרים בזמן עריכת דוח מוטמעים ישירות בדוח הזה. כשמשתפים או מעתיקים דוחות, מקורות הנתונים המוטמעים מועברים יחד עם הדוח, וכך עורכים יכולים לנהל את חיבורי הנתונים בלי לנהל נכסים נפרדים. אפשר גם להמיר מקורות נתונים מוטמעים למקורות נתונים עצמאיים שאפשר לעשות בהם שימוש חוזר.
מקורות נתונים מוטמעים לעומת מקורות נתונים לשימוש חוזר
מקורות נתונים יכולים להיות מוטמעים או ניתנים לשימוש חוזר. הדוחות יכולים לכלול מקורות נתונים מוטמעים וגם מקורות נתונים שאפשר לעשות בהם שימוש חוזר.
מקורות נתונים שיוצרים בזמן עריכת דוח מוטמעים בדוח. כדי לערוך מקור נתונים מוטמע, צריך לעשות זאת בתוך הדוח. מקורות נתונים מוטמעים מקלים על שיתוף פעולה בדוחות ובמקורות נתונים. כל מי שיש לו הרשאת עריכה של הדוח יכול גם לערוך את מקור הנתונים ולשנות את החיבור שלו. כשמשתפים או מעתיקים את הדוח, גם מקורות הנתונים שמוטמעים בו משותפים או מועתקים.
אפשר להשתמש שוב במקורות נתונים שיוצרים מדף הבית. אפשר להשתמש שוב במקורות הנתונים האלה בדוחות שונים. מקורות נתונים לשימוש חוזר מאפשרים לכם ליצור ולשתף מודל נתונים עקבי בכל הארגון. רק אנשים ששיתפתם איתם את מקור הנתונים לשימוש חוזר יכולים לערוך אותו. רק הבעלים של פרטי הכניסה של מקור הנתונים יכול לשנות את החיבור.
היתרונות של מקורות נתונים מוטמעים
כשמשתפים או מעתיקים דוח, כל מקורות הנתונים שמוטמעים בו משותפים או מועתקים יחד איתו. אין צורך לשתף את מקורות הנתונים בנפרד. הטמעת מקורות הנתונים בדוח מצמצמת את מספר הנכסים שצריך לנהל, כי כל מקורות הנתונים יכולים להיכלל בדוח אחד.
משילות מידע (data governance) ומקורות נתונים מוטמעים
מקורות נתונים מוטמעים מפשטים את שיתוף הפעולה, אבל הם גם מאפשרים לצופים לגשת לנתונים ולמטא-נתונים רגישים. אם חשוב לכם לשלוט באופן קפדני בגישה לנתונים ולמטא-נתונים, כדאי להסתיר או להסיר שדות שלא נמצאים בשימוש ממקור הנתונים המוטמע, או להשתמש במקורות נתונים שאפשר לעשות בהם שימוש חוזר בדוחות.
איך יודעים אם מקור נתונים מוטמע או שאפשר לעשות בו שימוש חוזר
אם מקור הנתונים מופיע ברשימת מקורות הנתונים בדף הבית, אפשר להשתמש בו שוב.
בזמן עריכת דוח, בתפריט לוחצים על Resources > Manage added data sources. הסוג יוצג בעמודה הראשונה.
עריכה של מקור נתונים מוטמע
כל מי שיש לו הרשאת עריכה לדוח יכול לערוך את מקורות הנתונים המוטמעים שלו.
שיתוף דוחות שמכילים מקורות נתונים מוטמעים
כשמשתפים דוח עם גישת צפייה, אין הבדל בין סוגי מקורות הנתונים. פרטי כניסה לצפייה בנתונים, בין אם הם מוטמעים או ניתנים לשימוש חוזר, קובעים מי יכול לראות את הנתונים בדוח.
כשמשתפים דוח עם גישת עריכה, האנשים שאיתם משתפים יכולים להשתמש בכל מקור נתונים מוטמע שהוספתם כדי לשנות את הדוח. משתמשים עם הרשאת עריכה בדוח יכולים גם לשנות את מקור הנתונים המוטמע.
המרת מקור נתונים מוטמע למקור נתונים שאפשר לעשות בו שימוש חוזר
אם הופכים מקור נתונים מוטמע לשימוש חוזר, אפשר לנהל אותו כנכס נפרד. כברירת מחדל, משתמשים עם הרשאת עריכה בדוח הנוכחי יוכלו לערוך את מקור הנתונים החדש לשימוש חוזר, אבל אפשר להשבית את האפשרות הזו במהלך תהליך ההעתקה.
- עריכת הדוח
- בתפריט, לוחצים על Resources > Manage added data sources.
- מחפשים את מקור הנתונים המוטמע ובצד שמאל לוחצים על הפיכה לשימוש חוזר.
העתקת דוח עם מקור נתונים מוטמע
כשמעתיקים דוח עם מקורות נתונים מוטמעים, העותק כולל את מקורות הנתונים האלה. כשמעתיקים דוח, מקורות נתונים לשימוש חוזר שנוספו לדוח לא מועתקים.
אם מקור נתונים מוטמע משתמש בפרטי הכניסה של הבעלים, אבל האדם שמעתיק את הדוח הוא לא הבעלים של פרטי הכניסה האלה, מקור הנתונים הזה לא יועתק. בתרשימים בעותק שמבוססים על מקור הנתונים הזה תוצג שגיאה עם בקשה לתקן את מקור הנתונים החסר.
אפשר להעתיק מקור נתונים מוטמע בתוך דוח:
- עריכת הדוח
- בתפריט, בוחרים באפשרות Resources > Manage added data sources (משאבים > ניהול מקורות נתונים שנוספו).
- מאתרים את מקור הנתונים ולוחצים על העתקה.
מחיקת מקור נתונים מוטמע
כשמסירים מקור נתונים מוטמע מדוח, Data Studio מנתק את מקור הנתונים מהדוח. הסרה של מקור נתונים מוטמע לא מוחקת אותו באופן סופי.
אחרי ההסרה, מקורות הנתונים המוטמעים נשארים בדוח כדי שגרסאות קודמות בהיסטוריית הגרסאות ופעולות הביטול ימשיכו לפעול. מקורות נתונים מוטמעים נמחקים לצמיתות ב-Data Studio רק כשמוחקים לצמיתות את דוח האב.
אי אפשר למחוק מקור נתונים מוטמע בודד ישירות מדוח, אבל אפשר למחוק לתמיד מקור נתונים מוטמע אם קודם ממירים אותו למקור נתונים שאפשר לעשות בו שימוש חוזר.
מחיקה סופית של מקור נתונים מוטמע לצורך עמידה בדרישות בנושא נתונים
אם בארגון שלכם יש דרישות לגבי שמירת נתונים או תאימות, שדורשות מכם למחוק לצמיתות מקור נתונים מוטמע בלי למחוק את הדוח, אתם יכולים לבצע את השלבים הבאים כדי להמיר את מקור הנתונים למקור נתונים שאפשר לעשות בו שימוש חוזר ואז למחוק אותו.
מחיקת מקור נתונים מהגרסה הנוכחית של הדוח
אם מקור הנתונים עדיין מתווסף לדוח, מבצעים את השלבים הבאים כדי למחוק אותו:
- עריכת הדוח
- בתפריט, לוחצים על Resource > Manage added data sources.
- מחפשים את מקור הנתונים המוטמע ולוחצים על הפיכה לניתן לשימוש חוזר.
- בתיבת הדו-שיח לאישור שמופיעה, לוחצים על הפיכה לשימוש חוזר.
- בחלונית ניהול מקורות נתונים שנוספו, לוחצים על הסרה.
- בתיבת הדו-שיח לאישור שמופיעה, לוחצים על הסרת מקור הנתונים.
- לוחצים על Close.
- פותחים את דף הבית של Data Studio.
- בכרטיסייה מקורות נתונים, מוצאים את מקור הנתונים, לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות (3 נקודות) ואז על הסרה.
- פותחים את האשפה, מוצאים את מקור הנתונים, לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות (3 נקודות) ואז על מחיקה סופית.
- בתיבת הדו-שיח לאישור שמופיעה, לוחצים שוב על מחיקה סופית.
מחיקת מקור נתונים שהוסר מגרסה קודמת של הדוח
אם כבר הסרתם את מקור הנתונים מהגרסה הנוכחית של הדוח, אתם יכולים לפעול לפי השלבים הבאים כדי למחוק את מקור הנתונים:
- עריכת הדוח
- בוחרים באפשרות קובץ > היסטוריית גרסאות > צפייה בהיסטוריית הגרסאות.
- בוחרים גרסה קודמת של הדוח שבה מקור הנתונים עדיין מופיע, ואז לוחצים על שחזור הגרסה הזו.
- בתיבת הדו-שיח לאישור שמופיעה, לוחצים על שחזור.
- בתפריט, לוחצים על Resource > Manage added data sources.
- מחפשים את מקור הנתונים המוטמע ולוחצים על הפיכה לניתן לשימוש חוזר.
- בתיבת הדו-שיח לאישור שמופיעה, לוחצים על הפיכה לשימוש חוזר.
- בחלונית ניהול מקורות נתונים שנוספו, לוחצים על הסרה.
- בתיבת הדו-שיח לאישור שמופיעה, לוחצים על הסרת מקור הנתונים.
- לוחצים על Close.
- חשוב: כדי לשחזר את הדוח למצבו המקורי, בוחרים שוב באפשרות קובץ > היסטוריית גרסאות > הצגת היסטוריית הגרסאות.
- בוחרים את הגרסה האחרונה של הדוח ולוחצים על שחזור הגרסה הזו.
- פותחים את דף הבית של Data Studio.
- בכרטיסייה מקורות נתונים, מוצאים את מקור הנתונים, לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות (3 נקודות) ואז על הסרה.
- פותחים את האשפה, מוצאים את מקור הנתונים, לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות (3 נקודות) ואז על מחיקה סופית.
- בתיבת הדו-שיח לאישור שמופיעה, לוחצים על הסרת מקור הנתונים.
היסטוריית גרסאות ומקורות נתונים מוטמעים
היסטוריית הגרסאות של מקור הנתונים המוטמע כלולה בהיסטוריית הגרסאות של הדוח. כדי לשחזר גרסה קודמת של מקור נתונים מוטמע:
- עריכת הדוח
- בוחרים באפשרות קובץ > צפייה בהיסטוריית הגרסאות.
- בוחרים גרסה קודמת של הדוח ולוחצים על שחזור הגרסה הזו.
עריכת שדות בדוחות
עורכי דוחות תמיד יכולים לשנות את הגדרות השדות בתרשימים שמחוברים למקורות נתונים מוטמעים. האפשרות עריכת שדות בדוחות, שמאפשרת לבעלים של מקורות נתונים לנהל את עריכת השדות בדוחות, זמינה רק למקורות נתונים שאפשר לעשות בהם שימוש חוזר.