Puedes enviar un PDF de tu informe de Data Studio con regularidad a ti y a las partes interesadas configurando una programación de entrega. El PDF puede incluir un vínculo a tu informe original.
Crea un programa de publicación en Data Studio
Para crear un nuevo programa de envío de correos electrónicos para Data Studio, sigue estos pasos:
- Consulta el informe que quieres programar.
- Haz clic en Compartir y, luego, selecciona Programar envío
. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear programa. - Ingresa una lista de destinatarios (opcional). Siempre se te incluye en la lista de destinatarios.
- (Opcional) Selecciona las páginas del informe que quieras incluir.
- Establece la fecha y la hora en que deseas comenzar a enviar el informe.
- Usa las opciones de Repetir para establecer la frecuencia de publicación. Para crear un programa personalizado para enviar un informe, como todos los martes y jueves, o cada dos semanas los viernes, selecciona Personalizado.
- Haga clic en Programar (Schedule).
Crea un programa de publicación en Data Studio Pro
Si tienes Data Studio Pro, sigue estos pasos para crear un nuevo programa de envío de correos electrónicos:
- Consulta el informe que quieres programar.
- Haz clic en Compartir y, luego, selecciona Programar envío . Si es la primera vez que creas un programa para este informe, haz clic en Agregar programa en el diálogo que aparece. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear programa.
- En el campo Destino, selecciona Correo electrónico.
- Ingresa una lista de destinatarios (opcional). Siempre se te incluye en la lista de destinatarios. Nota: Tu administrador de Data Studio Pro puede restringir los destinatarios permitidos. Si ingresas un destinatario restringido, Data Studio mostrará un mensaje de error hasta que lo quites.
- Ingresa un asunto y un mensaje personalizados (opcional).
- No puedes establecer un asunto ni un mensaje personalizados para los informes de la carpeta De mi propiedad. Para quitar esta limitación, puedes actualizar un informe a Data Studio Pro.
- (Opcional) Selecciona las páginas del informe que quieras incluir.
- Establece la fecha y la hora en que deseas comenzar a enviar el informe.
- Usa las opciones de Repetir para establecer la frecuencia de publicación. Para crear un programa personalizado para enviar un informe, como todos los martes y jueves, o cada dos semanas los viernes, selecciona Personalizado.
- Haga clic en Programar (Schedule).
Cómo funciona el envío de correos electrónicos programados
La entrega programada de correos electrónicos te permite enviar un correo electrónico con regularidad con el informe adjunto como archivo PDF. El correo electrónico también incluirá una vista previa de la primera página del informe, junto con un vínculo para ver el informe completo. Si quieres incluir otros destinatarios, ingresa sus direcciones individuales, o bien alias de correo electrónico de grupos.
Consulta las opciones de descarga de PDF para obtener más información. Las opciones para descargar un PDF son las mismas que para programar un PDF.
Cómo cambiar los filtros de una programación
Si no cambias ningún parámetro, la versión en PDF de un informe usa la configuración predeterminada del control de filtros y las propiedades de períodos.
Para cambiar los valores de control de filtros de un programa, edítalo y, luego, selecciona la pestaña Filtros. En esta pestaña, se muestran todos los controles y períodos del informe. Puedes cambiar cualquiera de los valores de control, pero no puedes agregar ni borrar controles.
Si modificas los valores predeterminados de un filtro en un informe, no se verán afectados los valores del filtro para las programaciones del informe. Sin embargo, si quitas un filtro de un informe, este se quitará de todos los programas del informe.
Edita una planificación
- Consulta el informe que quieres reprogramar.
- En la esquina superior derecha, selecciona Compartir y, luego, Programar entrega .
- (Usuarios de Data Studio Pro) Selecciona un programa existente.
- Haz clic en Más
. - Selecciona Editar.
- Ingresa los detalles del nuevo programa.
- Haz clic en Guardar.
Cómo detener o borrar una programación
Los programas están activos de forma predeterminada. Para detener el envío automático de informes, puedes pausar o borrar la programación siguiendo estos pasos:
- Consulta el informe.
- En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir y, luego, selecciona Programar entrega .
- (Usuarios de Data Studio Pro) Selecciona un programa existente.
- Haz clic en Más .
- Si tienes Data Studio Pro, puedes pausar la programación cambiando el interruptor Activo a Inactivo.
- Para borrar la programación, haz clic en Borrar programación
.
Cómo enviar un informe programado de inmediato (función de Pro)
Si tienes Data Studio Pro, sigue estos pasos para enviar un informe programado de inmediato:
- Consulta el informe.
- En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir y, luego, selecciona Programar entrega .
- Selecciona un programa existente.
- Haz clic en Enviar ahora.
Crea un programa de entrega de Google Chat (función de la versión Pro)
Si tienes Data Studio Pro, puedes enviar informes a usuarios individuales y espacios de Chat siguiendo estos pasos:
- Consulta el informe que quieres programar.
- El informe debe estar en un espacio de trabajo en equipo o en tu zona de pruebas en un proyecto de Google Cloud vinculado a una suscripción activa a Data Studio Pro. Los informes de De mi propiedad no admiten destinos de programación de Data Studio Pro. Para programar un informe que se encuentra en De mi propiedad, actualízalo a Data Studio Pro moviéndolo a un espacio de trabajo en equipo o a tu zona de pruebas.
- En la esquina superior derecha, selecciona Compartir y, luego, Programar entrega .
- (Usuarios de Data Studio Pro) En el campo Destino, selecciona Google Chat.
Ingresa una lista de destinatarios (opcional).
Ingresa un asunto y un mensaje personalizados.
(Opcional) Selecciona las páginas del informe que quieras incluir.
Establece la fecha y la hora en que deseas comenzar a enviar el informe.
Establece la frecuencia de publicación.
Haz clic en Guardar.
Puedes aplicar filtros a una programación de Chat, al igual que para una programación de correo electrónico.
Cómo funciona el envío programado de Google Chat
La entrega programada de Google Chat publica mensajes para los usuarios o espacios. Esto se hace desde la cuenta de Google Chat de quien envía el programa. Los mensajes incluyen estos elementos:
- Un archivo adjunto en PDF del informe
- Un vínculo para ver en Data Studio
- Un vínculo para anular la suscripción del usuario o del espacio a la programación
Crea un programa de entrega de Slack (función de Pro)
Si tienes Data Studio Pro, puedes enviar informes a usuarios y canales de Slack siguiendo estos pasos:
- Consulta el informe que quieres programar.
- El informe debe estar en un espacio de trabajo en equipo o en tu zona de pruebas en un proyecto de Google Cloud vinculado a una suscripción activa a Data Studio Pro. Los informes de De mi propiedad no admiten destinos de programación de Data Studio Pro. Para programar un informe que se encuentra en De mi propiedad, actualízalo a Data Studio Pro moviéndolo a un espacio de trabajo en equipo o a tu zona de pruebas.
- En la esquina superior derecha, selecciona Compartir y, luego, Programar envío.
- En el campo Destino, selecciona Slack.
- Si tu administrador conectó varios espacios de trabajo de Slack a Data Studio, selecciona uno.
- Si se te solicita, haz clic en Acceder con Slack.
En el campo Enviar a, selecciona Canales, Usuarios o ID manual.
Para encontrar el ID manual, sigue estos pasos:
- Abre Slack en tu navegador web y ve al canal seleccionado.
- Mira la URL en la barra de direcciones del navegador.
- El ID del canal o ID de usuario es la cadena larga de letras y números que aparece en la URL, por lo general, después de
/client/{workspace-id}/y que comienza con una "C" para los canales públicos, una "G" para los canales privados o una "D" para los usuarios. Por ejemplo, la URL podría verse de la siguiente manera:https://your-workspace.slack.com/client/T0123456789/C01ABCD1234, dondeC01ABCD1234es el ID del canal. - Si usas la app para dispositivos móviles de Slack, mantén presionado el canal o el nombre de usuario para copiar el vínculo y, luego, extrae el segmento final del vínculo, que se parecerá al formato de ID que se mencionó en el paso anterior.
- Ingresa el ID del canal o el ID de usuario en el campo ID manual.
Si seleccionaste Canales o Usuarios en el campo Enviar a, ingresa la lista de canales o usuarios.
- Puedes agregar varios canales o varios usuarios a una sola programación, pero no una combinación de canales y usuarios.
(Opcional) Ingresa un mensaje personalizado para acompañar el informe.
(Opcional) Selecciona las páginas del informe que quieras incluir.
Establece la fecha y la hora en que deseas comenzar a enviar el informe.
Establece la frecuencia de publicación.
Haz clic en Enviar ahora para enviar la entrega de Slack de inmediato (opcional).
Haz clic en Guardar para guardar la programación.
Puedes aplicar filtros a una programación de Slack, al igual que para una programación de correo electrónico.
Cómo funciona el envío programado de Slack
La entrega programada de Slack publica un mensaje para los usuarios o canales destinatarios. Esto se hace desde la cuenta de Slack de quien envía el programa. Los mensajes incluyen estos elementos:
- Un archivo adjunto en PDF del informe
- Un vínculo para ver en Data Studio
Agrega varios programas (función de Pro)
Si tienes Data Studio Pro, puedes agregar varios programas a un informe.
- En la esquina superior derecha, selecciona Compartir y, luego, Programar entrega .
- Si tu informe no tiene programaciones, se te pedirá que crees una.
- Si tu informe tiene al menos una programación, Data Studio muestra una lista de todas las programaciones de este informe.
- Haz clic en Agregar programa.
Cada informe puede tener hasta 200 programas. Cualquier usuario que sea propietario o editor del informe puede agregar o editar programaciones en él. El usuario que editó un programa más recientemente, lo que incluye activar o desactivar el interruptor Activo, es el remitente del programa.
Filtrar por dirección de correo electrónico del destinatario (función de Pro)
Si tienes Data Studio Pro, puedes personalizar los datos de los informes programados que se envían por correo electrónico. Para usar esta función, primero debes especificar un campo de dirección de correo electrónico para cada fuente de datos del informe que quieras personalizar. Luego, verás la opción Filtrar los datos del informe entregado por dirección de correo electrónico del destinatario cuando crees o edites tu programa.
Límites y solución de problemas
En las siguientes secciones, se abordan los límites de la entrega programada y algunos pasos comunes para solucionar problemas.
Cuotas para la entrega de correos electrónicos programados
Data Studio limita la cantidad de destinatarios a los que un usuario puede enviar correos electrónicos programados por día y por mes.
Si tienes Data Studio Pro, no se aplican esas cuotas. Si tu organización usa Google Workspace, las cuotas son más altas. Consulta la siguiente tabla para obtener más detalles:
| Tipo de cuenta | Individual | Google Workspace | Data Studio Pro |
|---|---|---|---|
| Límite diario de correos electrónicos | 200 | 500 | Ilimitado |
| Límite mensual de correos electrónicos | 800 | 3000 | Ilimitado |
Ten en cuenta las siguientes limitaciones con respecto a las cuotas:
- Si superas una de las cuotas, no se enviarán más correos electrónicos desde tu cuenta.
- No es posible verificar tu progreso en relación con cada cuota.
- Todos los informes de la carpeta De mi propiedad se consideran informes personales y estarán sujetos a cuotas. Para quitar esta limitación, puedes actualizar un informe a Data Studio Pro.
Límites de la entrega de correos electrónicos programados
La entrega de correos electrónicos programados tiene los siguientes límites:
- Puedes incluir hasta 50 direcciones de destinatarios.
- La persona que creó el programa debe estar incluida en la lista de destinatarios. Los destinatarios adicionales son opcionales.
- Los correos electrónicos programados pueden incluir un máximo de 5 páginas como vista previa del informe. El PDF adjunto incluye todas las páginas seleccionadas.
- El programa de entrega se basa en la zona horaria de tu sistema operativo. No puedes cambiar esto en Data Studio.
- Cuando editas un programa, no puedes agregar filtros que no estén presentes en el informe ni borrar filtros que sí estén en el informe.
- No puedes editar ni enviar pruebas para programas inactivos.
- De forma predeterminada, el envío de correos electrónicos programados no funciona con datos protegidos mediante niveles de acceso basados en IP con los Controles del servicio de VPC. Esto se debe a que el proceso automatizado sin conexión que genera los correos electrónicos programados no se origina en la dirección IP de un usuario específico. Para obtener soluciones alternativas, consulta Límites de los Controles del servicio de VPC.
- Data Studio verifica si hay contenido potencialmente inapropiado en los campos de asunto y mensaje, y puede impedir que crees o actualices un programa si detecta contenido inapropiado.
- Si no tienes Data Studio Pro, cada informe puede tener un máximo de un programa. Si tienes Data Studio Pro, cada informe puede tener hasta 200 programas.
- Si no tienes Data Studio Pro, la frecuencia más alta que puedes establecer para un programa es una vez al día. Si tienes Data Studio Pro, puedes enviar un programa hasta una vez por hora.
- Solo puedes crear múltiples programas para informes si el propietario de un informe tiene Data Studio Pro.
- Solo puedes seleccionar Enviar ahora si tienes Data Studio Pro. Además, no puedes enviar de inmediato ningún informe que se encuentre en la carpeta De mi propiedad. Para quitar esta limitación, puedes actualizar un informe a Data Studio Pro.
- Solo puedes establecer un asunto y un mensaje personalizados si tienes Data Studio Pro. Además, no puedes establecer un asunto ni un mensaje personalizados para los informes de la carpeta De mi propiedad. Para quitar esta limitación, puedes actualizar un informe a Data Studio Pro.
- Tus informes mostrarán una vista previa intercalada solo si tienes Data Studio Pro. Además, las vistas previas intercaladas no se mostrarán para ningún informe de la carpeta De mi propiedad. Para quitar esta limitación, puedes actualizar un informe a Data Studio Pro.
- Si cambias de Data Studio Pro a Data Studio, el programa de correo electrónico más antiguo que se haya creado permanecerá activo para cada informe. Las programaciones adicionales de ese informe se vuelven inactivas.
Límites de envío programado de Google Chat
El envío programado de Google Chat tiene los siguientes límites:
- Debes ser usuario de Data Studio Pro para programar el envío con Chat.
- El informe que deseas programar debe ser un informe de Data Studio Pro.
- Debes ser propietario o editor del informe que quieres programar.
- Solo puedes programar un informe para los espacios de Google Chat de los que eres miembro.
- Solo puedes programar un informe para los usuarios de Google Chat de tu organización.
- Puedes programar el envío con Google Chat para un máximo de 10 usuarios individuales y 10 espacios de Chat. El envío a más destinatarios requiere crear programaciones adicionales.
- No puedes filtrar por dirección de correo electrónico del destinatario cuando envías un informe con Google Chat.
Límites de envío programado de Slack
La entrega programada de Slack tiene los siguientes límites:
- Debes ser usuario de Data Studio Pro para programar el envío con Slack.
- El informe debe estar en un espacio de trabajo en equipo o en tu zona de pruebas en un proyecto de Google Cloud vinculado a una suscripción activa a Data Studio Pro. Los informes de De mi propiedad no admiten destinos de programación de Data Studio Pro. Para programar un informe que se encuentra en De mi propiedad, actualízalo a Data Studio Pro moviéndolo a un espacio de trabajo en equipo o a tu zona de pruebas.
- Debes ser propietario o editor del informe que quieres programar.
- Solo puedes programar un informe para los canales de Slack de los que eres miembro.
- Para un solo informe, puedes programar el envío con Slack a un máximo de 5 canales o 10 usuarios de Slack. El envío a más destinatarios requiere crear programaciones adicionales.
- No puedes filtrar por dirección de correo electrónico del destinatario cuando envías un informe con Slack. Todos los destinatarios de la publicación programada recibirán la misma versión del informe.
- Puedes agregar varios canales o usuarios de Slack a una sola programación, pero no una combinación de canales y usuarios.
Límites de los Controles del servicio de VPC
Si un informe se conecta a una fuente de datos de BigQuery protegida por un perímetro de Controles del servicio de VPC (VPC-SC) con niveles de acceso basados en IP, es posible que falle el envío de correos electrónicos programados.
- Síntoma: Los correos electrónicos programados solo contienen un vínculo al informe sin imágenes intercaladas ni archivos PDF adjuntos. Es posible que en el cuerpo del correo electrónico o en el archivo adjunto se muestre este error: "Los Controles del servicio de VPC de la organización prohíben el acceso al conjunto de datos que usa este componente".
- Causa: El proceso automatizado sin conexión que genera correos electrónicos programados no se origina en una dirección IP de usuario final específica, por lo que no puede cumplir con las restricciones de nivel de acceso basadas en IP.
- Soluciones alternativas: Para habilitar el envío de correos electrónicos programados para las fuentes de datos protegidas por los Controles del servicio de VPC, usa cualquiera de las siguientes soluciones alternativas:
- Usa credenciales de cuenta de servicio (recomendado): Configura tu fuente de datos de BigQuery para usar una cuenta de servicio en lugar de credenciales de datos a nivel del recurso (ya sean credenciales del propietario o del visualizador). Debido a que las cuentas de servicio se autentican con la identidad en lugar de la dirección IP de un usuario final, la entrega automatizada funciona de manera confiable detrás de un perímetro de Controles del servicio de VPC.
- Configura un nivel de acceso basado en la identidad: Crea o modifica un nivel de acceso para incluir la Cuenta de Google (dirección de correo electrónico) del usuario que programa el informe. Cuando agregas la identidad del usuario de programación a un nivel de acceso exento que omite las verificaciones de perímetro de BigQuery, el servicio de renderización sin conexión puede acceder a los datos.
Solucionar problemas de publicación programada
En las siguientes secciones, se describen los errores comunes que puedes encontrar cuando programas el envío de un informe.
Se inhabilitó la creación de programaciones en el informe porque este no pertenece a una organización de Data Studio Pro
Este error indica que el informe no se encuentra en un área de administración de contenido de Data Studio Pro. Las funciones de Data Studio Pro, como la programación, requieren que los recursos estén en un espacio de trabajo en equipo o en una zona de pruebas.
Para resolver este problema, mueve el informe y sus fuentes de datos asociadas a un espacio de trabajo en equipo o a tu zona de pruebas personal.
Las funcionalidades de programación están limitadas porque el propietario de este informe no tiene una suscripción activa a Data Studio Pro
Este error puede ocurrir por uno de los siguientes motivos:
Ubicación del informe: Es posible que el informe se encuentre en la sección De mi propiedad. Las funciones de Data Studio Pro requieren que los informes estén en un espacio de trabajo en equipo o en una zona de pruebas.
Para resolver este problema, mueve el informe y sus fuentes de datos a un espacio de trabajo en equipo o a tu zona de pruebas.
Demora en la propagación de la suscripción o la licencia: Si tu organización actualizó recientemente a Data Studio Pro o si se acaban de asignar licencias de usuario, estos cambios pueden tardar hasta 24 horas en propagarse por completo.
Para resolver este problema, asegúrate de que el informe esté en un espacio de trabajo Pro. Si se realizaron cambios en la suscripción o la licencia recientemente, espera hasta 24 horas. Confirma que el propietario del informe tenga una licencia activa de Data Studio Pro asignada por tu administrador.
Las entregas programadas a Google Chat fallan con los errores "failed" o "not_member_of_space_error"
Este error puede ocurrir por uno de los siguientes motivos:
El propietario de la programación está inactivo o perdió los permisos: Las programaciones se ejecutan con las credenciales y los permisos del usuario que guardó la programación por última vez. Si la cuenta de ese usuario se vuelve inactiva (por ejemplo, si abandona la organización) o pierde los permisos necesarios en el informe o los datos, fallará la programación.
Para resolver este problema, un usuario activo con acceso de edición al informe debe hacerse cargo de la programación:
- Abre el informe en Data Studio.
- Haz clic en Compartir y, luego, selecciona Programar entrega.
- Busca la programación que falla.
- Haz clic en Más y, luego, selecciona Editar.
- Revisa la configuración y, luego, haz clic en Guardar. Esta acción actualiza el programa para que se ejecute como el usuario actual.
- Como alternativa, borra el programa anterior y crea uno nuevo.
- Asegúrate de que el usuario que guarda el programa mantenga el acceso requerido al informe y a todas las fuentes de datos subyacentes.
¿Por qué no se envió mi informe?
Si tus informes no se envían según la programación que estableciste, es posible que se esté produciendo uno de los siguientes problemas.
- Si el informe descargado contiene un error, no se enviará. Asegúrate de que el informe se pueda descargar manualmente sin problemas.
- Si tienes Data Studio Pro, el administrador puede restringir los destinatarios a los que puedes enviar contenido. Si al menos un destinatario de una programación está restringido, la programación no se enviará. Data Studio mostrará un error en el diálogo Ver programa y enviará un correo electrónico de advertencia al último usuario que editó el programa. Quita los destinatarios restringidos para reanudar el envío programado.
Los informes programados siempre usan los formatos de inglés de EE.UU.
Cuando programas el envío de un informe, su contenido, como los números, la moneda y las fechas, aparece con el formato de inglés de EE.UU., incluso si tu Cuenta de Google está configurada en otro idioma.
Los informes programados muestran errores del sistema en gráficos individuales
Es posible que los informes grandes o complejos muestren un "Error del sistema" genérico en los gráficos individuales. Este error se produce cuando se agota el tiempo de espera del proceso de exportación automática. Para asegurarte de que tus correos electrónicos programados lleguen con todos los gráficos renderizados correctamente, puedes probar lo siguiente:
- Divide el informe: Divide el informe en dos o más informes más pequeños.
- Escalona el programa: Establece los horarios de entrega de los informes más pequeños con al menos 30 minutos de diferencia. Esto proporciona un búfer para que el sistema de programación actualice los recursos entre trabajos.