Vous pouvez envoyer régulièrement votre rapport Data Studio au format PDF à votre propre adresse e-mail ainsi qu'à celles de vos collaborateurs en configurant un calendrier de diffusion. Le PDF peut inclure un lien vers votre rapport d'origine.
Créer un calendrier d'envoi dans Data Studio
Pour créer un calendrier d'envoi par e-mail pour Data Studio, procédez comme suit :
- Affichez le rapport que vous souhaitez planifier.
- Cliquez sur Partager, puis sélectionnez Planifier l'envoi
. La boîte de dialogue Créer une planification s'affiche. - (Facultatif) Saisissez la liste des destinataires. Vous êtes toujours inclus dans la liste des destinataires.
- (Facultatif) Sélectionnez les pages du rapport que vous souhaitez inclure.
- Définissez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez commencer à envoyer le rapport.
- Utilisez les options Répéter pour définir la fréquence d'envoi. Pour créer un calendrier personnalisé d'envoi du rapport (par exemple, tous les mardis et jeudis, ou une semaine sur deux le vendredi), sélectionnez Personnalisé.
- Cliquez sur Schedule (Programmer).
Créer un calendrier de livraison dans Data Studio Pro
Si vous utilisez Data Studio Pro, procédez comme suit pour créer un calendrier d'envoi par e-mail :
- Affichez le rapport que vous souhaitez planifier.
- Cliquez sur Partager, puis sélectionnez Planifier l'envoi . Si vous planifiez ce rapport pour la première fois, cliquez sur Ajouter un calendrier dans la boîte de dialogue qui s'affiche. La boîte de dialogue Créer une planification s'affiche.
- Dans le champ Destination, sélectionnez E-mail.
- (Facultatif) Saisissez la liste des destinataires. Vous êtes toujours inclus dans la liste des destinataires. Remarque : Votre administrateur Data Studio Pro peut restreindre les destinataires autorisés. Si vous indiquez un destinataire soumis à des restrictions, Data Studio affiche un message d'erreur jusqu'à ce que vous supprimiez le destinataire.
- (Facultatif) Saisissez un objet et un message personnalisés.
- Vous ne pouvez pas définir d'objet ni de message personnalisés pour les rapports du dossier Mes rapports. Pour supprimer cette limite, vous pouvez passer un rapport à Data Studio Pro.
- (Facultatif) Sélectionnez les pages du rapport que vous souhaitez inclure.
- Définissez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez commencer à envoyer le rapport.
- Utilisez les options Répéter pour définir la fréquence d'envoi. Pour créer un calendrier personnalisé d'envoi du rapport (par exemple, tous les mardis et jeudis, ou une semaine sur deux le vendredi), sélectionnez Personnalisé.
- Cliquez sur Schedule (Programmer).
Fonctionnement de l'envoi planifié par e-mail
L'envoi d'e-mails programmés vous permet d'envoyer régulièrement un e-mail avec le rapport au format PDF en pièce jointe. L'e-mail comprend également un aperçu de la première page du rapport et un lien permettant d'accéder au rapport complet. Vous pouvez inclure d'autres destinataires en saisissant des adresses e-mail individuelles ou des alias d'adresses e-mail de groupes.
Pour en savoir plus, consultez les options de téléchargement au format PDF. Les options de téléchargement d'un PDF sont les mêmes que celles de planification d'un PDF.
Modifier les filtres d'une planification
Par défaut, la version PDF d'un rapport utilise ses paramètres de commande de filtrage et ses propriétés de périodes par défaut.
Pour modifier les valeurs de commande de filtrage pour une programmation, modifiez celle-ci, puis sélectionnez l'onglet Filtres. Cet onglet affiche l'ensemble des commandes et périodes du rapport. Vous pouvez modifier n'importe quelle valeur de commande, mais vous ne pouvez pas ajouter ni supprimer de commandes.
Modifier les valeurs par défaut d'un filtre dans un rapport n'a aucune incidence sur les valeurs de filtre pour la planification. Toutefois, si vous supprimez un filtre d'un rapport, il est supprimé de toutes les planifications du rapport.
Modifier une programmation
- Affichez le rapport dont vous souhaitez modifier le calendrier d'envoi.
- En haut à droite, sélectionnez Partager, puis Planifier l'envoi .
- (Utilisateurs de Data Studio Pro) Sélectionnez un calendrier existant.
- Cliquez sur Plus
. - Sélectionnez Modifier.
- Saisissez les nouvelles informations sur la planification.
- Cliquez sur Enregistrer.
Arrêter ou supprimer une programmation
Les planifications sont actives par défaut. Pour interrompre l'envoi automatique des rapports, vous pouvez suspendre ou supprimer la planification en procédant comme suit :
- Affichez le rapport.
- En haut à droite, cliquez sur Partager, puis sélectionnez Planifier l'envoi .
- (Utilisateurs de Data Studio Pro) Sélectionnez un calendrier existant.
- Cliquez sur Plus .
- Si vous utilisez Data Studio Pro, vous pouvez suspendre la planification en basculant le bouton Actif sur Inactif.
- Pour supprimer la planification, cliquez sur Supprimer la planification
.
Envoyer immédiatement un rapport planifié (fonctionnalité Pro)
Si vous utilisez Data Studio Pro, procédez comme suit pour envoyer immédiatement un rapport planifié :
- Affichez le rapport.
- En haut à droite, cliquez sur Partager, puis sélectionnez Planifier l'envoi .
- Sélectionnez une programmation existante.
- Cliquez sur Envoyer maintenant.
Créer un calendrier d'envoi Google Chat (fonctionnalité Pro)
Si vous utilisez Data Studio Pro, vous pouvez envoyer des rapports à des utilisateurs et à des espaces Chat individuels en procédant comme suit :
- Affichez le rapport que vous souhaitez planifier.
- En haut à droite, sélectionnez Partager, puis Planifier l'envoi .
- (Utilisateurs de Data Studio Pro) Dans le champ Destination, sélectionnez Google Chat.
(Facultatif) Saisissez la liste des destinataires.
Saisissez un objet et un message personnalisés.
- Vous ne pouvez pas définir d'objet ni de message personnalisés pour les rapports du dossier Mes rapports. Pour supprimer cette limite, vous pouvez passer un rapport à Data Studio Pro.
(Facultatif) Sélectionnez les pages du rapport que vous souhaitez inclure.
Définissez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez commencer à envoyer le rapport.
Définissez la fréquence d'envoi.
Cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez appliquer des filtres à une planification Chat, comme vous le feriez pour une planification d'envoi par e-mail.
Fonctionnement de l'envoi planifié dans Google Chat
Envoyez un message à des destinataires ou espaces avec l'envoi programmé Google Chat. Le compte Google Chat de l'expéditeur du rapport programmé sert à publier le message. Ce message contient les éléments suivants :
- Rapport en pièce jointe au format PDF
- Un lien Afficher dans Data Studio
- Un lien Se désabonner permettant à l'utilisateur ou à l'espace de ne plus faire partie de la planification
Créer un calendrier d'envoi Slack (fonctionnalité Pro)
Si vous utilisez Data Studio Pro, vous pouvez envoyer des rapports à des utilisateurs et à des canaux Slack en procédant comme suit :
- Affichez le rapport que vous souhaitez planifier.
- En haut à droite, sélectionnez Partager, puis Planifier l'envoi.
- Dans le champ Destination, sélectionnez Slack.
- Si votre administrateur a connecté plusieurs espaces de travail Slack à Data Studio, sélectionnez un espace de travail.
- Si vous y êtes invité, cliquez sur Se connecter avec Slack.
Dans le champ Envoyer à, sélectionnez Canaux, Utilisateurs ou ID manuel.
Pour trouver l'ID manuel, procédez comme suit :
- Ouvrez Slack dans votre navigateur Web et accédez au canal sélectionné.
- Regardez l'URL dans la barre d'adresse de votre navigateur.
- L'ID de la chaîne ou l'ID utilisateur est la longue chaîne de lettres et de chiffres qui apparaît dans l'URL, généralement après
/client/{workspace-id}/et commençant par un "C" pour les canaux publics, un "G" pour les canaux privés ou un "D" pour les utilisateurs. Par exemple, l'URL peut se présenter comme suit :https://your-workspace.slack.com/client/T0123456789/C01ABCD1234, oùC01ABCD1234est l'ID de la chaîne. - Si vous utilisez l'application mobile Slack, appuyez de manière prolongée sur le canal ou le nom d'utilisateur pour copier le lien, puis extrayez le dernier segment du lien, qui ressemblera au format d'ID mentionné à l'étape précédente.
- Saisissez l'ID de la chaîne ou de l'utilisateur dans le champ ID manuel.
Si vous avez sélectionné Canaux ou Utilisateurs dans le champ Envoyer à, saisissez ensuite la liste des canaux ou des utilisateurs.
- Vous pouvez ajouter plusieurs canaux ou plusieurs utilisateurs à une même planification, mais pas un mélange de canaux et d'utilisateurs.
(Facultatif) Saisissez un message personnalisé pour accompagner le rapport.
- Vous ne pouvez pas définir de message personnalisé pour les rapports du dossier Mes rapports. Pour supprimer cette limite, vous pouvez passer un rapport à Data Studio Pro.
(Facultatif) Sélectionnez les pages du rapport que vous souhaitez inclure.
Définissez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez commencer à envoyer le rapport.
Définissez la fréquence d'envoi.
(Facultatif) Cliquez sur Envoyer maintenant pour envoyer la livraison Slack immédiatement.
Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la programmation.
Vous pouvez appliquer des filtres à un calendrier Slack, comme vous le feriez pour un calendrier d'envoi par e-mail.
Fonctionnement de l'envoi planifié dans Slack
La distribution planifiée de Slack permet d'envoyer un message aux utilisateurs destinataires ou dans des canaux. Le compte Slack de l'expéditeur du rapport programmé sert à publier le message. Ce message contient les éléments suivants :
- Rapport en pièce jointe au format PDF
- Un lien Afficher dans Data Studio
Ajouter plusieurs calendriers (fonctionnalité Pro)
Si vous utilisez Data Studio Pro, vous pouvez définir plusieurs calendriers pour un rapport.
- En haut à droite, sélectionnez Partager, puis Planifier l'envoi .
- Si votre rapport n'a pas de planification, vous serez invité à en créer une.
- Si votre rapport comporte au moins une planification, Data Studio affiche la liste de toutes les planifications.
- Cliquez sur Ajouter une programmation.
Chaque rapport peut comporter jusqu'à 200 programmations. Tout utilisateur propriétaire ou éditeur du rapport peut les modifier ou en ajouter. L'utilisateur qui a modifié un calendrier pour la dernière fois, y compris en cliquant sur le bouton bascule Actif, est l'expéditeur de la planification.
Filtrer par adresse e-mail du destinataire (fonctionnalité Pro)
Si vous utilisez Data Studio Pro, vous pouvez personnaliser les données des rapports planifiés envoyés par e-mail. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d'abord spécifier un champ d'adresse e-mail pour chaque source de données du rapport que vous souhaitez personnaliser. L'option Filtrer les données de rapport fournies selon l'adresse e-mail du destinataire s'affiche lorsque vous créez ou modifiez votre planification.
Limites et dépannage
Les sections suivantes décrivent les limites de l'envoi planifié et certaines étapes de dépannage courantes.
Quotas pour l'envoi planifié par e-mail
Data Studio limite le nombre de destinataires auxquels un utilisateur peut envoyer des e-mails programmés par jour et par mois.
Si vous disposez de Data Studio Pro, ces quotas ne s'appliquent pas. Si votre organisation utilise Google Workspace, les quotas sont plus élevés. Pour en savoir plus, consultez le tableau suivant :
| Type de compte | Individuel | Google Workspace | Data Studio Pro |
|---|---|---|---|
| Limite quotidienne d'e-mails | 200 | 500 | Illimité |
| Limite mensuelle d'e-mails | 800 | 3000 | Illimité |
Notez les limites suivantes concernant les quotas :
- Si vous dépassez l'un des quotas, les e-mails suivants ne seront pas envoyés depuis votre compte.
- Il n'est pas possible de vérifier votre progression par rapport à chaque quota.
- Tous les rapports du dossier Créés par moi sont considérés comme des rapports personnels et sont soumis à des quotas. Pour supprimer cette limite, vous pouvez passer un rapport à Data Studio Pro.
Limites de la fonctionnalité d'envoi d'e-mails programmés
L'envoi d'e-mails programmés présente les limites suivantes :
- Vous ne pouvez pas inclure plus de 50 adresses de destinataire.
- La personne qui a créé l'envoi planifié doit être incluse dans la liste des destinataires. Vous pouvez en ajouter d'autres si vous le souhaitez.
- L'aperçu du rapport dans les e-mails programmés ne peut pas contenir plus de cinq pages. Le fichier PDF joint inclut toutes les pages sélectionnées.
- Le calendrier de diffusion est basé sur le fuseau horaire de votre système d'exploitation. Vous ne pouvez pas modifier ce paramètre dans Data Studio.
- Lorsque vous modifiez une planification, vous ne pouvez pas ajouter de filtres qui ne figurent pas déjà dans le rapport ni en supprimer.
- Vous ne pouvez pas modifier ni envoyer de tests pour des planifications inactives.
- Par défaut, l'envoi d'e-mails programmés ne fonctionne pas avec les données protégées par des niveaux d'accès basés sur l'adresse IP avec VPC Service Controls. En effet, le processus hors connexion automatisé qui génère les e-mails programmés ne provient pas d'une adresse IP utilisateur spécifique. Pour connaître les solutions de contournement, consultez Limites de VPC Service Controls.
- Data Studio vérifie si les champs d'objet et de message contiennent du contenu potentiellement inapproprié. Si c'est le cas, il peut vous empêcher de créer ou de modifier une planification.
- Si vous ne disposez pas de Data Studio Pro, chaque rapport ne peut être associé qu'à une seule planification. Si vous utilisez Data Studio Pro, chaque rapport peut comporter jusqu'à 200 planifications.
- Si vous ne disposez pas de Data Studio Pro, la fréquence maximale que vous pouvez définir est d'une fois par jour. Si vous utilisez Data Studio Pro, vous pouvez envoyer une planification jusqu'à une fois par heure.
- Vous ne pouvez créer plusieurs planifications que pour les rapports dont le propriétaire dispose de Data Studio Pro.
- Vous ne pouvez sélectionner Envoyer maintenant que si vous disposez de Data Studio Pro. De plus, vous ne pouvez pas envoyer immédiatement un rapport qui se trouve dans le dossier À moi. Pour supprimer cette limite, vous pouvez passer un rapport à Data Studio Pro.
- Vous ne pouvez définir un objet et un message personnalisés que si vous disposez de Data Studio Pro. De plus, vous ne pouvez pas définir d'objet ni de message personnalisés pour les rapports du dossier Mes rapports. Pour supprimer cette limite, vous pouvez passer un rapport à Data Studio Pro.
- Vos rapports n'afficheront un aperçu intégré que si vous disposez de Data Studio Pro. De plus, les aperçus intégrés ne s'afficheront pour aucun rapport du dossier À moi. Pour supprimer cette limite, vous pouvez passer un rapport à Data Studio Pro.
- Si vous passez de Data Studio Pro à Data Studio, le calendrier de diffusion des e-mails le plus ancien reste actif pour chaque rapport. Les calendriers supplémentaires associés à ce rapport deviennent inactifs.
Limites de la diffusion automatique dans Google Chat
L'envoi planifié dans Google Chat présente les limites suivantes :
- Vous devez utiliser Data Studio Pro pour planifier l'envoi à l'aide de Chat.
- Vous devez être le propriétaire ou l'éditeur du rapport que vous souhaitez planifier.
- Vous ne pouvez planifier un rapport que pour les espaces Google Chat dont vous êtes membre.
- Vous ne pouvez planifier un rapport que pour les utilisateurs Google Chat de votre organisation.
- Avec Google Chat, vous pouvez planifier l'envoi de messages à un maximum de 10 utilisateurs individuels et de 10 espaces Chat. Pour envoyer le message à d'autres destinataires, créez d'autres planifications.
- Vous ne pouvez pas filtrer par adresse e-mail des destinataires lorsque vous envoyez un rapport avec Google Chat.
Limites de la diffusion automatique dans Slack
L'envoi planifié dans Slack présente les limites suivantes :
- Vous devez utiliser Data Studio Pro pour planifier l'envoi à l'aide de Slack.
- Vous devez être le propriétaire ou l'éditeur du rapport que vous souhaitez planifier.
- Vous ne pouvez planifier un rapport que pour les canaux Slack dont vous êtes membre.
- Pour un même rapport, vous pouvez planifier l'envoi à un maximum de cinq canaux Slack ou de 10 utilisateurs Slack. Pour envoyer le message à d'autres destinataires, créez d'autres planifications.
- Vous ne pouvez pas filtrer par adresse e-mail des destinataires lorsque vous envoyez un rapport avec Slack. Tous les destinataires de l'envoi planifié recevront la même version du rapport.
- Vous pouvez ajouter plusieurs canaux Slack ou plusieurs utilisateurs Slack à une même planification, mais pas un mélange de canaux et d'utilisateurs.
Limites de VPC Service Controls
Si un rapport se connecte à une source de données BigQuery protégée par un périmètre VPC Service Controls (VPC-SC) avec des niveaux d'accès basés sur l'adresse IP, l'envoi d'e-mails programmés peut échouer.
- Symptôme : les e-mails programmés ne contiennent qu'un lien vers le rapport, sans images intégrées ni pièces jointes au format PDF. Le corps de l'e-mail ou la pièce jointe peut afficher l'erreur suivante : "Organization VPC Service Controls prohibit access to dataset used by this component." (Les règles VPC Service Controls de l'organisation interdisent l'accès à l'ensemble de données utilisé par ce composant.)
- Cause : Le processus hors connexion automatisé qui génère les e-mails programmés ne provient pas d'une adresse IP d'utilisateur final spécifique. Il ne peut donc pas respecter les restrictions de niveau d'accès basées sur l'adresse IP.
- Solutions : pour activer l'envoi d'e-mails programmés pour les sources de données protégées par VPC Service Controls, utilisez l'une des solutions suivantes :
- Utiliser les identifiants d'un compte de service (recommandé) : configurez votre source de données BigQuery pour qu'elle utilise un compte de service au lieu d'identifiants d'accès aux données au niveau de l'élément (identifiants du propriétaire ou du lecteur). Comme les comptes de service s'authentifient à l'aide d'une identité plutôt que d'une adresse IP d'utilisateur final, la diffusion automatisée fonctionne de manière fiable derrière un périmètre VPC Service Controls.
- Configurez un niveau d'accès basé sur l'identité : créez ou modifiez un niveau d'accès pour inclure le compte Google (adresse e-mail) de l'utilisateur qui planifie le rapport. Lorsque vous ajoutez l'identité de l'utilisateur qui planifie à un niveau d'accès exempté qui contourne les vérifications de périmètre pour BigQuery, le service de rendu hors connexion peut accéder aux données.
Résoudre les problèmes liés aux livraisons planifiées
Les sections suivantes décrivent les erreurs courantes que vous pouvez rencontrer lorsque vous planifiez l'envoi d'un rapport.
La création de planifications dans le rapport est désactivée, car le rapport n'appartient pas à une organisation Data Studio Pro.
Cette erreur indique que le rapport ne se trouve pas dans une zone de gestion de contenu Data Studio Pro. Les fonctionnalités de Data Studio Pro, comme la planification, nécessitent que les composants se trouvent dans un espace de travail en équipe ou un bac à sable.
Pour résoudre ce problème, déplacez le rapport et ses sources de données associées vers un espace de travail en équipe ou votre bac à sable personnel.
Les fonctionnalités de planification sont limitées, car le propriétaire de ce rapport ne possède pas d'abonnement Data Studio Pro actif.
Cette erreur peut se produire pour l'une des raisons suivantes :
Emplacement du rapport : le rapport se trouve peut-être dans la section Mes rapports. Pour utiliser les fonctionnalités Data Studio Pro, les rapports doivent se trouver dans un espace de travail en équipe ou un bac à sable.
Pour résoudre ce problème, déplacez le rapport et ses sources de données vers un espace de travail en équipe ou votre bac à sable.
Délai de propagation de l'abonnement ou de la licence : si votre organisation est récemment passée à Data Studio Pro ou si des licences utilisateur viennent d'être attribuées, il peut s'écouler jusqu'à 24 heures avant que ces modifications soient entièrement propagées.
Pour résoudre ce problème, assurez-vous que le rapport se trouve dans un espace de travail Pro. Si des modifications ont été apportées récemment à l'abonnement ou à la licence, patientez jusqu'à 24 heures. Vérifiez que le propriétaire du rapport dispose d'une licence Data Studio Pro active attribuée par votre administrateur.
Échec des envois programmés vers Google Chat avec l'erreur "failed" ou "not_member_of_space_error"
Cette erreur peut se produire pour l'une des raisons suivantes :
Le propriétaire de la planification est inactif ou n'a plus les autorisations nécessaires : les planifications sont exécutées à l'aide des identifiants et des autorisations de l'utilisateur qui a enregistré la planification en dernier. Si le compte de cet utilisateur devient inactif (par exemple, s'il quitte l'organisation) ou perd les autorisations nécessaires sur le rapport ou les données, la planification échouera.
Pour résoudre ce problème, un utilisateur actif disposant d'un accès en modification au rapport doit reprendre la planification :
- Ouvrez le rapport dans Data Studio.
- Cliquez sur Partager, puis sélectionnez Planifier l'envoi.
- Recherchez la programmation défaillante.
- Cliquez sur Plus , puis sélectionnez Modifier.
- Vérifiez les paramètres, puis cliquez sur Enregistrer. Cette action met à jour la programmation pour qu'elle s'exécute en tant qu'utilisateur actuel.
- Vous pouvez également supprimer l'ancienne programmation et en créer une autre.
- Assurez-vous que l'utilisateur qui enregistre la planification conserve l'accès requis au rapport et à toutes les sources de données sous-jacentes.
Pourquoi mon rapport n'a-t-il pas été envoyé ?
Si vos rapports ne sont pas envoyés selon la planification que vous avez définie, l'un des problèmes suivants peut se produire.
- Si le rapport téléchargé contient une erreur, il ne sera pas envoyé. Assurez-vous de pouvoir télécharger manuellement le rapport.
- Si vous utilisez Data Studio Pro, votre administrateur peut limiter les destinataires auxquels vous pouvez envoyer du contenu. Si au moins un destinataire fait l'objet de restrictions, le rapport planifié ne sera pas envoyé. Data Studio affichera une erreur dans la boîte de dialogue Afficher le calendrier et enverra un e-mail d'avertissement au dernier utilisateur ayant modifié le calendrier. Supprimez tous les destinataires soumis à des restrictions pour reprendre l'envoi planifié.
Les rapports planifiés utilisent toujours les formats de l'anglais américain.
Lorsque vous planifiez l'envoi d'un rapport, son contenu (les chiffres, la devise et les dates, par exemple) s'affiche au format anglais américain, même si votre compte Google est configuré dans une autre langue.
Les rapports planifiés affichent des erreurs système sur les graphiques individuels
Les rapports volumineux ou complexes peuvent afficher une erreur système générique sur certains graphiques. Cette erreur se produit lorsque le processus d'exportation automatique expire. Pour vous assurer que vos e-mails programmés arrivent avec tous les graphiques correctement affichés, vous pouvez essayer les solutions suivantes :
- Divisez le rapport : divisez le rapport en deux ou plusieurs rapports plus petits.
- Échelonnez la planification : définissez les heures de livraison des rapports plus petits à au moins 30 minutes d'intervalle. Cela fournit un tampon au système de planification pour actualiser les ressources entre les jobs.