Anda dapat mengirim PDF laporan Data Studio kepada diri sendiri dan pemangku kepentingan dengan menyiapkan jadwal pengiriman. PDF dapat menyertakan link kembali ke laporan asli Anda.
Membuat jadwal pengiriman di Data Studio
Untuk membuat jadwal pengiriman email baru untuk Data Studio, ikuti langkah-langkah berikut:
- Lihat laporan yang ingin Anda jadwalkan.
- Klik Bagikan, lalu pilih Jadwalkan pengiriman
. Dialog Create schedule akan muncul. - (Opsional) Masukkan daftar penerima. Anda akan selalu disertakan dalam daftar penerima.
- (Opsional) Pilih halaman laporan yang ingin Anda sertakan.
- Tetapkan tanggal dan waktu yang Anda inginkan untuk mulai mengirim laporan.
- Gunakan opsi Ulangi untuk menetapkan frekuensi pengiriman. Guna membuat jadwal yang dipersonalisasi untuk mengirim laporan, misalnya, setiap hari Selasa dan Kamis, atau setiap dua minggu pada hari Jumat, pilih Kustom.
- Klik Schedule.
Membuat jadwal pengiriman di Data Studio Pro
Jika Anda memiliki Data Studio Pro, untuk membuat jadwal pengiriman email baru, ikuti langkah-langkah berikut:
- Lihat laporan yang ingin Anda jadwalkan.
- Klik Bagikan, lalu pilih Jadwalkan pengiriman . Jika Anda pertama kalinya membuat jadwal untuk laporan ini, klik Tambahkan jadwal pada dialog yang muncul. Dialog Create schedule akan muncul.
- Di kolom Tujuan, pilih Email.
- (Opsional) Masukkan daftar penerima. Anda akan selalu disertakan dalam daftar penerima. Catatan: Administrator Data Studio Pro Anda dapat membatasi penerima yang diizinkan. Jika Anda memasukkan penerima yang dibatasi, Data Studio akan menampilkan pesan error hingga Anda menghapus penerima tersebut.
- (Opsional) Masukkan subjek dan pesan khusus.
- Anda tidak dapat menetapkan subjek dan pesan kustom untuk laporan apa pun di folder Dimiliki oleh saya. Untuk menghapus batasan ini, Anda dapat mengupgrade laporan ke Data Studio Pro.
- (Opsional) Pilih halaman laporan yang ingin Anda sertakan.
- Tetapkan tanggal dan waktu yang Anda inginkan untuk mulai mengirim laporan.
- Gunakan opsi Ulangi untuk menetapkan frekuensi pengiriman. Guna membuat jadwal yang dipersonalisasi untuk mengirim laporan, misalnya, setiap hari Selasa dan Kamis, atau setiap dua minggu pada hari Jumat, pilih Kustom.
- Klik Schedule.
Cara kerja pengiriman email terjadwal
Pengiriman email terjadwal memungkinkan Anda mengirim email secara berkala dengan lampiran laporan dalam bentuk file PDF. Email tersebut juga akan berisi pratinjau halaman pertama laporan, beserta link untuk melihat laporan lengkap. Anda dapat menyertakan penerima lainnya dengan memasukkan alamat atau alias email grup masing-masing.
Lihat opsi download PDF untuk mengetahui informasi selengkapnya. Opsi untuk mendownload PDF sama dengan opsi untuk menjadwalkan PDF.
Mengubah filter untuk jadwal
Secara default, versi PDF laporan menggunakan properti rentang tanggal dan setelan kontrol filter default laporan.
Untuk mengubah nilai kontrol filter untuk sebuah jadwal, edit jadwal, lalu pilih tab Filter. Tab ini menampilkan semua kontrol dan rentang tanggal pada laporan. Anda dapat mengubah nilai kontrol apa pun, tetapi tidak dapat menambahkan atau menghapus kontrol.
Jika Anda mengubah nilai default filter di laporan, nilai filter untuk jadwal laporan tidak akan terpengaruh. Namun, jika Anda menghapus filter dari laporan, filter tersebut akan dihapus dari semua jadwal di laporan.
Mengedit jadwal
- Lihat laporan yang ingin Anda jadwalkan ulang.
- Di kanan atas, pilih Bagikan, lalu pilih Jadwalkan pengiriman .
- (Pengguna Data Studio Pro) Pilih jadwal yang ada.
- Klik Lainnya
. - Pilih Edit.
- Masukkan detail jadwal baru.
- Klik Simpan.
Menghentikan atau menghapus jadwal
Jadwal akan langsung aktif secara default. Untuk menghentikan pengiriman laporan otomatis, Anda dapat menjeda atau menghapus jadwal dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
- Lihat laporan.
- Di kanan atas, klik Bagikan, lalu pilih Jadwalkan pengiriman .
- (Pengguna Data Studio Pro) Pilih jadwal yang ada.
- Klik Lainnya .
- Jika memiliki Data Studio Pro, Anda dapat menjeda jadwal dengan mengalihkan tombol Aktif ke Tidak aktif.
- Untuk menghapus jadwal, klik Hapus jadwal
.
Mengirim laporan terjadwal segera (fitur Pro)
Jika Anda memiliki Data Studio Pro, untuk langsung mengirim laporan terjadwal, ikuti langkah-langkah berikut:
- Lihat laporan.
- Di kanan atas, klik Bagikan, lalu pilih Jadwalkan pengiriman .
- Pilih jadwal yang ada.
- Klik Kirim sekarang.
Membuat jadwal pengiriman Google Chat (fitur Pro)
Jika memiliki Data Studio Pro, Anda dapat mengirim laporan ke masing-masing pengguna dan ruang Chat dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
- Lihat laporan yang ingin Anda jadwalkan.
- Di kanan atas, pilih Bagikan, lalu pilih Jadwalkan pengiriman .
- (Pengguna Data Studio Pro) Di kolom Tujuan, pilih Google Chat.
(Opsional) Masukkan daftar penerima.
Masukkan subjek dan pesan khusus.
- Anda tidak dapat menetapkan subjek dan pesan kustom untuk laporan apa pun di folder Dimiliki oleh saya. Untuk menghapus batasan ini, Anda dapat mengupgrade laporan ke Data Studio Pro.
(Opsional) Pilih halaman laporan yang ingin Anda sertakan.
Tetapkan tanggal dan waktu yang Anda inginkan untuk mulai mengirim laporan.
Tetapkan frekuensi pengiriman.
Klik Simpan.
Anda dapat menerapkan filter ke jadwal Chat, seperti yang dapat Anda lakukan untuk jadwal email.
Cara kerja pengiriman Google Chat terjadwal
Pengiriman Google Chat terjadwal akan memposting pesan ke pengguna atau ruang penerima. Pesan diposting dari akun Google Chat pengirim jadwal. Pesan ini menyertakan elemen berikut:
- Lampiran PDF laporan
- Link Lihat di Data Studio
- Link Berhenti berlangganan yang menghentikan langganan pengguna atau ruang dari jadwal
Membuat jadwal pengiriman Slack (fitur Pro)
Jika memiliki Data Studio Pro, Anda dapat mengirim laporan kepada pengguna Slack dan saluran Slack dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
- Lihat laporan yang ingin Anda jadwalkan.
- Di kanan atas, pilih Bagikan, lalu pilih Jadwalkan pengiriman.
- Di kolom Destination, pilih Slack.
- Jika admin Anda telah menghubungkan beberapa ruang kerja Slack ke Data Studio, pilih ruang kerja.
- Jika diminta, klik Sign in with Slack.
Di kolom Kirim ke, pilih Saluran, Pengguna, atau ID Manual.
Untuk menemukan ID Manual, ikuti langkah-langkah berikut:
- Buka Slack di browser web Anda, lalu buka saluran yang dipilih.
- Lihat URL di kolom URL browser Anda.
- ID channel atau ID pengguna adalah string panjang yang berisi huruf dan angka yang muncul di URL, biasanya setelah
/client/{workspace-id}/dan diawali dengan "C" untuk channel publik, "G" untuk channel pribadi, atau "D" untuk pengguna. Misalnya, URL mungkin terlihat seperti berikut:https://your-workspace.slack.com/client/T0123456789/C01ABCD1234, denganC01ABCD1234adalah ID channel. - Jika Anda menggunakan aplikasi seluler Slack, tekan lama saluran atau nama pengguna untuk menyalin link, lalu ekstrak segmen akhir link, yang akan menyerupai format ID yang disebutkan pada langkah sebelumnya.
- Masukkan ID channel atau ID pengguna di kolom ID Manual.
Jika Anda memilih Channels atau Users di kolom Send to, selanjutnya masukkan daftar saluran atau pengguna.
- Anda dapat menambahkan beberapa channel atau beberapa pengguna ke satu jadwal, tetapi tidak dapat menggabungkan channel dan pengguna.
(Opsional) Masukkan pesan kustom untuk menyertai laporan.
- Anda tidak dapat menetapkan pesan kustom untuk laporan apa pun di folder Dimiliki oleh saya. Untuk menghapus batasan ini, Anda dapat mengupgrade laporan ke Data Studio Pro.
(Opsional) Pilih halaman laporan yang ingin Anda sertakan.
Tetapkan tanggal dan waktu yang Anda inginkan untuk mulai mengirim laporan.
Tetapkan frekuensi pengiriman.
(Opsional) Klik Send now untuk segera mengirim pengiriman Slack.
Klik Simpan untuk menyimpan jadwal.
Anda dapat menerapkan filter ke jadwal Slack, seperti yang dapat Anda lakukan untuk jadwal email.
Cara kerja pengiriman terjadwal ke Slack
Pengiriman Slack terjadwal akan memposting pesan ke pengguna atau saluran penerima. Pesan diposting dari akun Slack pengirim jadwal. Pesan ini menyertakan elemen berikut:
- Lampiran PDF laporan
- Link Lihat di Data Studio
Menambahkan beberapa jadwal (fitur Pro)
Jika memiliki Data Studio Pro, Anda dapat menambahkan lebih dari satu jadwal ke laporan.
- Di kanan atas, pilih Bagikan, lalu pilih Jadwalkan pengiriman .
- Jika laporan Anda tidak memiliki jadwal, Anda akan diminta membuat jadwal.
- Jika laporan Anda memiliki minimal satu jadwal, Data Studio akan menampilkan daftar semua jadwal untuk laporan ini.
- Klik Tambahkan Jadwal.
Setiap laporan dapat memiliki maksimal 200 jadwal. Semua pengguna yang merupakan pemilik atau editor laporan dapat menambahkan atau mengedit jadwal di laporan. Pengguna yang baru-baru ini mengedit jadwal, termasuk mengalihkan tombol ke Aktif, adalah pengirim jadwal.
Memfilter menurut alamat email penerima (fitur Pro)
Jika memiliki Data Studio Pro, Anda dapat mempersonalisasi data dalam laporan terjadwal yang dikirim melalui email. Untuk menggunakan fitur ini, Anda harus terlebih dahulu menentukan kolom alamat email untuk setiap sumber data di laporan yang ingin dipersonalisasi. Kemudian, Anda akan melihat opsi Filter data laporan yang dikirim menurut alamat email penerima saat membuat atau mengedit jadwal.
Batasan dan pemecahan masalah
Bagian berikut membahas batas pengiriman terjadwal dan beberapa langkah pemecahan masalah umum.
Kuota untuk pengiriman email terjadwal
Data Studio membatasi jumlah penerima yang dapat dikirimi email terjadwal oleh pengguna per hari dan per bulan.
Jika Anda memiliki Data Studio Pro, kuota tersebut tidak berlaku. Jika organisasi Anda menggunakan Google Workspace, kuotanya akan lebih tinggi. Lihat tabel berikut untuk mengetahui detailnya:
| Jenis Akun | Perorangan | Google Workspace | Data Studio Pro |
|---|---|---|---|
| Batas email harian | 200 | 500 | Tidak terbatas |
| Batas email bulanan | 800 | 3000 | Tidak terbatas |
Perhatikan batasan berikut terkait kuota:
- Jika Anda melebihi salah satu kuota, email berikutnya dari akun Anda tidak akan dikirim.
- Anda tidak dapat memeriksa progres Anda untuk setiap kuota.
- Setiap laporan di folder Dimiliki oleh saya dianggap sebagai laporan pribadi dan akan dikenai kuota. Untuk menghapus batasan ini, Anda dapat mengupgrade laporan ke Data Studio Pro.
Batas pengiriman email terjadwal
Pengiriman email terjadwal memiliki batas berikut:
- Anda tidak dapat menyertakan lebih dari 50 alamat penerima.
- Orang yang membuat jadwal harus disertakan dalam daftar penerima. Penerima tambahan bersifat opsional.
- Email terjadwal dapat menyertakan pratinjau laporan yang berisi maksimal 5 halaman. PDF terlampir akan berisi semua halaman yang dipilih.
- Jadwal pengiriman didasarkan pada zona waktu sistem operasi Anda. Anda tidak dapat mengubahnya di dalam Data Studio.
- Saat mengedit jadwal, Anda tidak dapat menambahkan filter yang belum ada dalam laporan atau menghapus filter dari laporan.
- Anda tidak dapat mengedit atau mengirim laporan percobaan untuk jadwal yang tidak aktif.
- Secara default, pengiriman email terjadwal tidak berfungsi dengan data yang dilindungi menggunakan tingkat akses berbasis IP dengan Kontrol Layanan VPC. Hal ini karena proses offline otomatis yang menghasilkan email terjadwal tidak berasal dari alamat IP pengguna tertentu. Untuk solusinya, lihat Batasan Kontrol Layanan VPC.
- Data Studio memeriksa konten yang berpotensi tidak pantas di kolom subjek dan pesan, serta dapat mencegah Anda membuat atau memperbarui jadwal jika mendeteksi konten yang tidak pantas.
- Jika Anda tidak memiliki Data Studio Pro, setiap laporan hanya dapat memiliki maksimal satu jadwal. Jika Anda memiliki Data Studio Pro, setiap laporan dapat memiliki maksimal 200 jadwal.
- Jika Anda tidak memiliki Data Studio Pro, frekuensi tertinggi yang dapat Anda tetapkan untuk jadwal adalah sekali per hari. Jika memiliki Data Studio Pro, Anda dapat mengirim jadwal hingga satu kali per jam.
- Anda hanya dapat membuat beberapa jadwal di laporan saja jika pemilik laporan memiliki Data Studio Pro.
- Anda dapat memilih Kirim sekarang hanya jika Anda memiliki Data Studio Pro. Selain itu, Anda tidak dapat langsung mengirim laporan untuk laporan apa pun di folder Dimiliki oleh saya. Untuk menghapus batasan ini, Anda dapat mengupgrade laporan ke Data Studio Pro.
- Anda dapat menetapkan subjek dan pesan kustom hanya jika memiliki Data Studio Pro. Selain itu, Anda tidak dapat menetapkan subjek dan pesan kustom untuk laporan apa pun di folder Dimiliki oleh saya. Untuk menghapus batasan ini, Anda dapat mengupgrade laporan ke Data Studio Pro.
- Laporan Anda akan menampilkan pratinjau inline hanya jika Anda memiliki Data Studio Pro. Selain itu, pratinjau inline tidak akan ditampilkan untuk laporan apa pun di folder Dimiliki oleh saya. Untuk menghapus batasan ini, Anda dapat mengupgrade laporan ke Data Studio Pro.
- Jika Anda mendowngrade dari Data Studio Pro ke Data Studio, jadwal email terlama yang dibuat akan tetap aktif untuk setiap laporan. Jadwal tambahan untuk laporan tersebut Tidak Aktif.
Batas pengiriman Google Chat terjadwal
Pengiriman Google Chat terjadwal memiliki batas berikut:
- Anda harus menjadi pengguna Data Studio Pro untuk menjadwalkan pengiriman menggunakan Chat.
- Anda harus menjadi pemilik atau pengedit laporan yang ingin Anda jadwalkan.
- Anda dapat menjadwalkan laporan hanya ke ruang Google Chat tempat Anda menjadi anggota.
- Anda dapat menjadwalkan laporan hanya kepada pengguna Google Chat yang berada di organisasi Anda.
- Anda dapat menjadwalkan pengiriman menggunakan Google Chat ke maksimum 10 pengguna individual dan 10 ruang Chat. Untuk mengirim pesan ke penerima lainnya, buat jadwal tambahan.
- Anda tidak dapat memfilter menurut alamat email penerima saat mengirimkan laporan dengan Google Chat.
Batas pengiriman Slack terjadwal
Pengiriman Slack terjadwal memiliki batas berikut:
- Anda harus menjadi pengguna Data Studio Pro untuk menjadwalkan pengiriman menggunakan Slack.
- Anda harus menjadi pemilik atau pengedit laporan yang ingin Anda jadwalkan.
- Anda dapat menjadwalkan laporan hanya ke saluran Slack tempat Anda menjadi anggota.
- Untuk satu laporan, Anda dapat menjadwalkan pengiriman menggunakan Slack ke maksimum 5 saluran Slack atau 10 pengguna Slack. Untuk mengirim pesan ke penerima lainnya, buat jadwal tambahan.
- Anda tidak dapat memfilter menurut alamat email penerima saat mengirimkan laporan dengan Slack. Semua penerima pengiriman terjadwal akan menerima versi laporan yang sama.
- Anda dapat menambahkan beberapa saluran Slack atau beberapa pengguna Slack ke satu jadwal, tetapi tidak dapat menggabungkan saluran dan pengguna.
Batasan Kontrol Layanan VPC
Jika laporan terhubung ke sumber data BigQuery yang dilindungi oleh perimeter Kontrol Layanan VPC (VPC-SC) dengan tingkat akses berbasis IP, pengiriman email terjadwal mungkin akan gagal.
- Gejala: Email terjadwal hanya berisi link ke laporan tanpa gambar inline atau lampiran PDF. Isi atau lampiran email mungkin menampilkan error ini: "Kontrol Layanan VPC Organisasi melarang akses ke set data yang digunakan oleh komponen ini".
- Penyebab: Proses offline otomatis yang menghasilkan email terjadwal tidak berasal dari alamat IP pengguna akhir tertentu, sehingga tidak dapat memenuhi batasan tingkat akses berbasis IP.
- Solusi: Untuk mengaktifkan pengiriman email terjadwal untuk sumber data yang dilindungi oleh Kontrol Layanan VPC, gunakan salah satu solusi berikut:
- Gunakan kredensial akun layanan (direkomendasikan): Konfigurasi sumber data BigQuery Anda untuk menggunakan akun layanan, bukan kredensial data tingkat aset (baik kredensial pemilik maupun kredensial pelihat). Karena akun layanan melakukan autentikasi menggunakan identitas, bukan alamat IP pengguna akhir, pengiriman otomatis berfungsi dengan andal di balik perimeter Kontrol Layanan VPC.
- Konfigurasikan tingkat akses berbasis identitas: Buat atau ubah tingkat akses untuk menyertakan Akun Google (alamat email) pengguna yang menjadwalkan laporan. Saat Anda menambahkan identitas pengguna penjadwalan ke tingkat akses pengecualian yang mengabaikan pemeriksaan perimeter untuk BigQuery, layanan rendering offline dapat mengakses data.
Memecahkan masalah error pengiriman terjadwal
Bagian berikut menjelaskan error umum yang mungkin Anda alami saat menjadwalkan pengiriman laporan.
Pembuatan jadwal di laporan dinonaktifkan karena laporan tersebut bukan milik organisasi Data Studio Pro
Error ini menunjukkan bahwa laporan tidak berada di area pengelolaan konten Data Studio Pro. Fitur Data Studio Pro seperti penjadwalan mengharuskan aset berada dalam Ruang Kerja Tim atau Sandbox.
Untuk mengatasi masalah ini, pindahkan laporan dan sumber data terkait ke Ruang Kerja Tim atau Sandbox pribadi Anda.
Fungsi penjadwalan dibatasi karena pemilik laporan ini tidak memiliki langganan Data Studio Pro yang aktif
Error ini dapat terjadi karena salah satu alasan berikut:
Lokasi laporan: Laporan mungkin berada di bagian Dimiliki oleh saya. Fitur Data Studio Pro mengharuskan laporan berada di Ruang Kerja Tim atau Sandbox.
Untuk mengatasi masalah ini, pindahkan laporan dan sumber datanya ke Ruang Kerja Tim atau Sandbox Anda.
Penundaan penerapan langganan atau lisensi: Jika organisasi Anda baru saja mengupgrade ke Data Studio Pro, atau jika lisensi pengguna baru saja ditetapkan, perubahan ini dapat memerlukan waktu hingga 24 jam untuk diterapkan sepenuhnya.
Untuk mengatasi masalah ini, pastikan laporan berada di ruang kerja Pro. Jika perubahan langganan atau lisensi baru saja dilakukan, tunggu hingga 24 jam. Pastikan pemilik laporan memiliki lisensi Data Studio Pro aktif yang ditetapkan oleh administrator Anda.
Pengiriman terjadwal ke Google Chat gagal dengan pesan "failed" atau "not_member_of_space_error"
Error ini dapat terjadi karena salah satu alasan berikut:
Pemilik jadwal tidak aktif atau kehilangan izin: Jadwal dijalankan menggunakan kredensial dan izin pengguna yang terakhir menyimpan jadwal. Jika akun pengguna tersebut menjadi tidak aktif (misalnya, jika dia keluar dari organisasi) atau kehilangan izin yang diperlukan pada laporan atau data, jadwal akan gagal.
Untuk mengatasi masalah ini, pengguna aktif dengan akses Edit ke laporan harus mengambil alih jadwal:
- Buka laporan di Data Studio.
- Klik Bagikan, lalu pilih Jadwalkan pengiriman.
- Temukan jadwal yang gagal.
- Klik Lainnya , lalu pilih Edit.
- Tinjau setelan, lalu klik Simpan. Tindakan ini akan memperbarui jadwal untuk dijalankan sebagai pengguna saat ini.
- Atau, hapus jadwal lama dan buat jadwal baru.
- Pastikan pengguna yang menyimpan jadwal mempertahankan akses yang diperlukan ke laporan dan semua sumber data yang mendasarinya.
Mengapa laporan saya tidak dikirim?
Jika laporan tidak dikirim sesuai jadwal yang Anda siapkan, salah satu masalah berikut mungkin terjadi.
- Jika laporan yang didownload berisi error, laporan tersebut tidak akan dikirim. Pastikan laporan dapat berhasil didownload secara manual.
- Jika Anda memiliki Data Studio Pro, administrator Anda dapat membatasi penerima yang dapat Anda kirimi konten. Jika minimal satu penerima laporan terjadwal dibatasi, laporan tidak akan dikirim. Data Studio akan menampilkan error dalam dialog Lihat Jadwal dan mengirim email peringatan kepada pengguna terakhir yang mengedit jadwal. Hapus penerima yang dibatasi untuk melanjutkan pengiriman laporan terjadwal.
Laporan terjadwal selalu menggunakan format bahasa Inggris AS
Saat Anda menjadwalkan pengiriman laporan, konten laporan, seperti angka, mata uang, dan tanggal, akan muncul menggunakan format bahasa Inggris AS, meskipun Akun Google Anda disetel ke bahasa lain.
Laporan terjadwal menampilkan error sistem pada masing-masing diagram
Laporan yang besar atau kompleks mungkin menampilkan "Error Sistem" umum pada diagram individual. Error ini terjadi saat proses ekspor otomatis kehabisan waktu. Untuk memastikan email terjadwal Anda diterima dengan semua diagram dirender dengan benar, Anda dapat mencoba langkah-langkah berikut:
- Membagi laporan: Pisahkan laporan menjadi dua atau beberapa laporan yang lebih kecil.
- Atur jadwal: Tetapkan waktu pengiriman untuk laporan yang lebih kecil dengan selisih minimal 30 menit. Hal ini memberikan buffering bagi sistem penjadwalan untuk memperbarui resource di antara tugas.