שיתוף ותזמון של דוחות עם Slack

אתם יכולים לשלוח דוחות של Data Studio לערוצים ולמשתמשים בסביבות העבודה שלכם ב-Slack.

דרישות מוקדמות

• אתם צריכים להיות משתמשים עם מינוי ל-Data Studio Pro.
• הדוח צריך להיות בסביבת עבודה של צוות או ב-Sandbox בפרויקט ב- Google Cloud שמקושר למינוי פעיל ל-Data Studio Pro. דוחות בגרסה בבעלותי לא תומכים ביעדי תזמון של Data Studio Pro. כדי לתזמן דוח שנמצא בקטע בבעלותי, צריך לשדרג את הדוח ל-Data Studio Pro על ידי העברה שלו לסביבת עבודה של צוות או לארגז החול.
• האדמין ב-Google Workspace צריך להפעיל את האפשרות לשלוח ל-Slack בארגון. ערוץ השליחה של Slack מופעל כברירת מחדל ב-Google Workspace. אם אתם רוצים לשנות את ההגדרה הזו, אדמין ב-Google Workspace יכול לשנות אותה בשבילכם. כדי לעשות את זה, הוא צריך לבצע את השלבים הבאים במסוף Google Admin:
  1. במסוף Admin, נכנסים אל תפריט > אפליקציות > שירותי Google נוספים > Data Studio.
  2. לוחצים על הגדרות הפצת תוכן.
  3. בקטע Pro Features, משנים את ההגדרה Allow Slack delivery.
• אדמין ב-Data Studio Pro צריך לקשר לפחות סביבת עבודה אחת ב-Slack לארגון שלכם ב-Data Studio.

חיבור של Slack לארגון ב-Data Studio

אחרי שהאדמין ב-Google Workspace יפעיל את האפשרות לשלוח תוכן ל-Slack, אדמין ב-Data Studio Pro יוכל לקשר סביבת עבודה אחת או יותר ב-Slack לארגון ב-Data Studio. כדי לעשות את זה, צריך לפעול לפי השלבים הבאים:

1. לוחצים על סמל ההגדרות ב-Data Studio ובוחרים באפשרות אדמין ארגוני.
2. בקטע Slack Integration, לוחצים על Add Slack Workspace.
3. נכנסים ל-Slack לפי ההנחיות.

הסרת סביבות עבודה מקושרות ב-Slack

אדמינים יכולים להסיר סביבות עבודה ב-Slack באופן הבא:

1. לוחצים על סמל ההגדרות ב-Data Studio ובוחרים באפשרות אדמין ארגוני.
2. בקטע Slack Integration, לוחצים על Delete ליד סביבת העבודה ב-Slack שרוצים להסיר.

יצירת לוח זמנים למסירה ב-Slack (תכונה בגרסת Pro)

אם יש לכם את Data Studio Pro, אתם יכולים לשלוח דוחות למשתמשים ולערוצים ב-Slack. כך עושים את זה:

1. מציגים את הדוח שרוצים לתזמן.
   • הדוח צריך להיות בסביבת עבודה של צוות או ב-Sandbox בפרויקט ב- Google Cloud שמקושר למינוי פעיל ל-Data Studio Pro. דוחות בגרסה בבעלותי לא תומכים ביעדי תזמון של Data Studio Pro. כדי לתזמן דוח שנמצא בקטע בבעלותי, צריך לשדרג את הדוח ל-Data Studio Pro על ידי העברה שלו לסביבת עבודה של צוות או לארגז החול.
2. בפינה השמאלית העליונה, לוחצים על שיתוף ואז על תזמון שליחה.
3. בשדה Destination, בוחרים באפשרות Slack.
4. אם האדמין קישר כמה סביבות עבודה ב-Slack ל-Data Studio, בוחרים סביבת עבודה.
5. אם מתבקשים, לוחצים על כניסה באמצעות Slack.

6. בשדה שליחה אל, בוחרים באפשרות ערוצים, משתמשים או מזהה ידני.

   כדי למצוא את המזהה הידני, פועלים לפי השלבים הבאים:

   1. פותחים את Slack בדפדפן האינטרנט ועוברים לערוץ שנבחר.
   2. מסתכלים על כתובת ה-URL בסרגל הכתובות של הדפדפן.
   3. מזהה הערוץ או מזהה המשתמש הוא מחרוזת ארוכה של אותיות ומספרים שמופיעה בכתובת ה-URL, בדרך כלל אחרי /client/{workspace-id}/. המזהה מתחיל באות C בערוצים ציבוריים, באות G בערוצים פרטיים או באות D אצל משתמשים. לדוגמה, כתובת ה-URL יכולה להיראות כך: https://your-workspace.slack.com/client/T0123456789/C01ABCD1234, כאשר C01ABCD1234 הוא מזהה הערוץ.
   4. אם אתם משתמשים באפליקציית Slack לנייד, לחצו לחיצה ארוכה על הערוץ או על שם המשתמש כדי להעתיק את הקישור, ואז חלצו את החלק האחרון של הקישור, שדומה לפורמט המזהה שצוין בשלב הקודם.
   5. מזינים את מזהה הערוץ או את מזהה המשתמש בשדה מזהה ידני.

7. אם בחרתם באפשרות ערוצים או משתמשים בשדה שליחה אל, הזינו את רשימת הערוצים או המשתמשים.

   • אתם יכולים להוסיף כמה ערוצים או כמה משתמשים ללוח זמנים אחד, אבל לא שילוב של ערוצים ומשתמשים.

8. (אופציונלי) מזינים הודעה מותאמת אישית שתצורף לדוח.

9. (אופציונלי) בוחרים את דפי הדוח שרוצים לכלול.

10. מגדירים את התאריך והשעה שבהם רוצים להתחיל לשלוח את הדוח.

11. מגדירים את תדירות השליחה.

12. (אופציונלי) לוחצים על Send now כדי לשלוח את ההודעה ב-Slack באופן מיידי.

13. לוחצים על שמירה כדי לשמור את לוח הזמנים.

אפשר להחיל מסננים על לוח זמנים ב-Slack, בדיוק כמו על לוח זמנים באימייל.

איך פועלת שליחה מתוזמנת ל-Slack

כשמגדירים שליחה מתוזמנת ל-Slack, נשלחת הודעה למשתמשים או לערוצים שצוינו. ההודעה מתפרסמת מחשבון Slack של שולח לוח הזמנים. ההודעה כוללת את הרכיבים הבאים:

• קובץ PDF מצורף של הדוח
• קישור לצפייה ב-Data Studio

ניהול הגישה ל-Slack

כדי לאמת מחדש או לבטל את הגישה לסביבות עבודה מקושרות ב-Slack, פועלים לפי השלבים הבאים:

1. לוחצים על סמל ההגדרות ב-Data Studio ובוחרים באפשרות הגדרות שיתוף.
2. בקטע Slack Integration מוצגת רשימה של סביבות העבודה הזמינות ב-Slack, לצד כמה אפשרויות לכל סביבת עבודה:
   • אם אף פעם לא התחברתם לסביבת עבודה, לוחצים על כניסה ל-Slack ליד השם של סביבת העבודה.
   • אם איבדתם את הגישה לסביבת עבודה, לוחצים על Reconnect (חיבור מחדש) ליד השם של סביבת העבודה.
   • כדי להסיר את הגישה לסביבת עבודה, לוחצים על ביטול לצד השם של סביבת העבודה.

מגבלות על שליחה מתוזמנת ב-Slack

לשליחה מתוזמנת ל-Slack יש את המגבלות הבאות:

• רק משתמשי Data Studio Pro יכולים לתזמן שליחה באמצעות Slack.
• הדוח צריך להיות בסביבת עבודה של צוות או ב-Sandbox בפרויקט ב- Google Cloud שמקושר למינוי פעיל ל-Data Studio Pro. דוחות בגרסה בבעלותי לא תומכים ביעדי תזמון של Data Studio Pro. כדי לתזמן דוח שנמצא בקטע בבעלותי, צריך לשדרג את הדוח ל-Data Studio Pro על ידי העברה שלו לסביבת עבודה של צוות או לארגז החול.
• אתם צריכים להיות הבעלים או בעלי הרשאת עריכה בדוח שאתם רוצים לתזמן.
• אפשר לתזמן דוח רק לערוצי Slack שאתם חברים בהם.
• אפשר לתזמן שליחה של דוח יחיד באמצעות Slack ל-5 ערוצי Slack או ל-10 משתמשי Slack לכל היותר. כדי לשלוח ליותר נמענים, צריך ליצור לוחות זמנים נוספים.
• אי אפשר לסנן לפי כתובת האימייל של הנמען כששולחים דוח באמצעות Slack. כל הנמענים של המסירה המתוזמנת יקבלו את אותה גרסה של הדוח.
• אפשר להוסיף כמה ערוצים או כמה משתמשים ב-Slack לתזמון אחד, אבל אי אפשר לשלב בין ערוצים ומשתמשים.

פתרון בעיות בשליחה ל-Slack

אם האפשרות Slack לא מופיעה בשדה Destination כשיוצרים לוח זמנים למשלוח, צריך לוודא שהדרישות הבאות מתקיימות:

1. מוודאים שאתם עומדים בכל הדרישות המוקדמות למסירה מתוזמנת ב-Slack.
2. מוודאים שאדמין ב-Data Studio Pro קישר לפחות סביבת עבודה אחת ב-Slack לארגון שלכם ב-Data Studio.
3. מוודאים שהדוח לא נמצא במיקום אזורי של אחסון נתונים.

אם אתם לא מקבלים מסירה ב-Slack, נסו את השלבים הבאים לפתרון בעיות:

1. מוודאים שסביבת העבודה מקושרת ל-Data Studio.
2. מוודאים שלמשתמש ב-Data Studio יש גישה לסביבת העבודה ב-Slack.
3. מוודאים שמשתמש ה-Slack שלכם חבר בערוץ Slack שאליו אתם מנסים לשלוח.

בקטע למה הדוח שלי לא נשלח? בדף התזמון הראשי יש טיפים נוספים לפתרון בעיות.