Partager un agent de workflow

Accès anticipé : agent de workflow

Cette fonctionnalité est soumise aux "Conditions des offres de pré-DG" de la section "Conditions générales du service" des Conditions spécifiques du service, et aux Conditions supplémentaires pour les produits d'IA générative en version preview. Les fonctionnalités pré-DG sont disponibles "en l'état" et peuvent avoir une prise en charge limitée. Pour en savoir plus, consultez les descriptions des étapes de lancement.

Partagez les agents de workflow que vous avez créés et lancés à l'aide de Workflow Builder avec d'autres utilisateurs de votre organisation.

Le partage d'agents vous permet d'effectuer les opérations suivantes :

• Partager des agents actifs avec des utilisateurs et des groupes de votre organisation
• Configurer des programmations d'exécution personnalisées ou des déclencheurs basés sur des événements
• Suivre les exécutions d'aperçu et les exécutions automatisées
• Dupliquer des agents de workflow partagés pour personnaliser leurs étapes

En fonction des configurations de contrôle des fonctionnalités de votre application , vous devrez peut-être demander à un administrateur d'examiner et d'approuver votre demande avant de pouvoir partager un agent.

Attention : Lorsque vous partagez un agent, vous partagez également l'accès à toutes les sources de données et à tous les fichiers associés. Les utilisateurs peuvent interroger l'agent sur le contenu de ces sources, même s'ils n'ont pas accès directement aux fichiers ou aux sources de données.

Par exemple, si vous importez un fichier confidentiel dans la section de connaissances de l'agent, puis que vous partagez l'agent, tout utilisateur ayant accès à l'agent peut lui poser des questions sur le contenu de ce fichier.

Partager un agent de workflow

Pour partager un agent de workflow, procédez comme suit :

Application

1. Ouvrez votre application Gemini Enterprise et accédez à la page Agent Gallery.

   La page Agent Gallery s'affiche et présente tous les agents prédéfinis et personnalisés.

2. Dans la section Your agents (Vos agents), recherchez l'agent que vous souhaitez partager.

   Remarque : Vous pouvez partager un agent à l'état draft mais les autres utilisateurs ne peuvent pas l'exécuter tant qu'il n'est pas activé.

3. En haut à droite de l'en-tête du canevas Workflow Builder, cliquez sur Partager.

4. Saisissez les adresses e-mail des utilisateurs ou les noms des groupes Google avec lesquels vous souhaitez partager l'agent.

   Remarque : Vous pouvez partager votre agent avec des adresses e-mail d'utilisateurs individuels. Le partage avec des groupes Google n'est pas activé pour les utilisateurs finaux. Un administrateur d'application Gemini Enterprise ou tout utilisateur disposant du rôle d'administrateur Discovery Engine (discoveryengine.admin) peut activer le partage de groupes au niveau de l'application Gemini Enterprise level.

5. Cliquez sur OK.

   Remarque : Si l'administrateur de votre application a activé l'examen par l'administrateur pour le partage d'agents, une demande de partage est envoyée à l'administrateur de l'application pour examen et approbation. Une fois que l'administrateur de l'application a approuvé la demande, l'agent est partagé avec les personnes figurant dans la liste d'accès. Vous pouvez, à tout moment, modifier la demande de partage pour ajouter ou supprimer des utilisateurs, ou annuler la demande.

Contrôle de l'examen par l'administrateur

Par défaut, les propriétaires d'agents peuvent partager leurs agents avec n'importe quel utilisateur de leur organisation sans l'approbation d'un administrateur d'application. Toutefois, les administrateurs d'application peuvent modifier les configurations de contrôle des fonctionnalités de l'application pour exiger l'examen et l'approbation de l'administrateur pour le partage d'agents dans l'application.

Par défaut, les propriétaires d'agents ne peuvent pas partager leurs agents avec des groupes. Toutefois, l'administrateur de l'application Gemini Enterprise peut choisir de rendre les agents partageables avec des groupes Google, avec ou sans l'approbation de l'administrateur.

Processus de partage

Seul le partage initial d'un agent nécessite l'examen et l'approbation de l'administrateur. Les révisions ultérieures de l'agent n'ont pas besoin d'être approuvées à nouveau.

Le partage d'agents suit un processus en deux étapes lorsque l'examen par l'administrateur est activé :

1. Le propriétaire de l'agent partage l'agent avec un ou plusieurs utilisateurs ou groupes Google.

2. L'administrateur de l'application examine la demande de partage et l'approuve ou la refuse.

Examiner une demande de partage

Les administrateurs d'application sont chargés d'examiner et de gérer les demandes de partage d'agents.

Remarques

• Cette section ne s'applique que si la fonctionnalité "Activer le partage d'agent sans l'approbation de l'administrateur" est désactivée dans les commandes de fonctionnalité de l'application.
• Seuls les administrateurs d'application disposant du rôle IAM d'administrateur Gemini Enterprise peuvent examiner et approuver les demandes de partage.

Console

Pour examiner une demande de partage en tant qu'administrateur d'application, procédez comme suit :

1. Dans la Google Cloud console, accédez à la page Gemini Enterprise > Applications.

   Gemini Enterprise

2. Cliquez sur le nom de l'application contenant l'agent.

3. Dans le menu de navigation de l'application, cliquez sur Agents.

4. Recherchez l'agent avec l'action Examiner la demande de partage dans la colonne Autorisations utilisateur.

   

5. Cliquez sur Examiner la demande de partage.

6. Dans le volet Demande de partage :

   • Examinez la liste d'accès sous Demande de partage avec les utilisateurs suivants.
   • Facultatif : Modifiez la liste d'accès pour ajouter ou supprimer des comptes utilisateur, des groupes Google ou des pools d'identités WIF.

7. Pour approuver la demande et accorder l'accès, cliquez sur Approuver et activer.

8. Pour refuser la demande, cliquez sur Refuser.

Utiliser un agent partagé

Lorsqu'un propriétaire d'agent partage un agent de workflow avec vous, vous pouvez accéder à sa configuration de graphique et la prévisualiser. Bien que le graphique de workflow soit en lecture seule pour les utilisateurs partagés, vous pouvez exécuter un aperçu manuellement, configurer vos propres paramètres de déclencheur, afficher votre propre historique d'exécution, ou créer une copie de l'agent.

Application

1. Ouvrez votre application Web Gemini Enterprise dans un navigateur.
2. Dans le menu de navigation de l'application Web, cliquez sur Agents.
3. Accédez à la section Partagés avec moi > De votre organisation.

4. Cliquez sur l'agent de workflow partagé que vous souhaitez afficher. L'agent se lance dans une mise en page de concepteur en lecture seule, affichant le graphique de nœuds actifs. Remarque : Si l'agent partagé est suspendu ou désactivé, le canevas Workflow Builder ne s'affiche pas, mais vous pouvez toujours afficher ses exécutions.

5. Facultatif : Pour effectuer une exécution de test manuelle du workflow de l'agent :

   • Cliquez sur Prévisualiser en haut à droite de l'en-tête du canevas Workflow Builder.
   • Exécutez l'aperçu. Si l'exécution de l'aperçu échoue, car un connecteur utilisé par le workflow n'est pas autorisé, cliquez sur Activer les connecteurs sous le message d'erreur pour terminer le flux OAuth.

Configurer vos propres déclencheurs

Les déclencheurs d'un agent partagé sont spécifiques à l'utilisateur. Vous pouvez configurer une programmation d'exécution personnalisée ou des filtres d'événements pour exécuter automatiquement un agent partagé.

Pour configurer vos propres déclencheurs, procédez comme suit :

Application

1. Ouvrez votre application Web Gemini Enterprise dans un navigateur.
2. Dans le menu de navigation de l'application Web, cliquez sur Agents > Galerie.
3. Accédez à la section Partagés avec moi > De votre organisation et cliquez sur l'agent de workflow partagé pour lequel vous souhaitez configurer un déclencheur.

4. Accédez à la configuration du déclencheur :

   • Sélectionnez le menu Actions > Configurer des déclencheurs.
   • Vous pouvez également ouvrir l'agent de workflow dans le canevas de l'éditeur Workflow Builder, cliquer sur le titre de l'agent, puis sélectionner Configurer des déclencheurs.

5. Vous pouvez configurer un déclencheur à l'aide de l'un des modes suivants :

   • Programmation : sélectionnez Exécuter selon une programmation et configurez le moment où l'agent s'exécute pour vous (par exemple, la fréquence et le fuseau horaire).
   • Événement : sélectionnez Exécuter sur les événements de l'application et configurez les filtres d'événements pour spécifier le moment où l'agent s'exécute pour vous. Par exemple, pour un déclencheur d'événement Google Drive, vous pouvez filtrer par des champs tels que Propriétaires (par exemple, un ID Google comme janedoe), Nom, Type MIME, Heure de modification ou Dossier parent. Sélectionnez un opérateur (par exemple, contient ou est égal à), saisissez une valeur et combinez plusieurs règles à l'aide des conditions ET ou OU.

6. Si le workflow utilise des connecteurs qui nécessitent une authentification (par exemple, des connecteurs utilisés dans une étape d'agent plutôt que dans le déclencheur lui-même), activez et autorisez les connecteurs dans l'éditeur de canevas Workflow Builder lorsque vous y êtes invité.

7. Cliquez sur Enregistrer. Le déclencheur est enregistré et exécute l'agent automatiquement. Vous pouvez déclencher manuellement l'agent pour prévisualiser ce qui se passera lorsque la programmation ou le déclencheur d'événement exécutera cet agent. Si vous souhaitez que votre agent cesse de s'exécuter, sélectionnez Ne pas exécuter sur les événements de l'application ou Ne pas exécuter selon une programmation dans la fenêtre Configurer des déclencheurs.

Afficher vos exécutions

Pour afficher vos exécutions, procédez comme suit :

Application

1. Dans le menu de navigation de l'application Web, cliquez sur Agents.
2. Accédez à la section Partagés avec moi > De votre organisation et cliquez sur l'agent de workflow partagé.
3. Dans le canevas Workflow Builder, cliquez sur l'onglet Exécutions.
4. Cliquez sur une exécution spécifique pour afficher ses journaux d'exécution et sa trace pas à pas.

Pour en savoir plus, consultez Exécutions d'agents de workflow.

Créer une copie d'un agent de workflow partagé

Les agents partagés sont en lecture seule pour les utilisateurs partagés, à l'exception de leurs configurations de déclencheur. Si vous souhaitez modifier et personnaliser les étapes de workflow d'un agent partagé, vous pouvez en créer une copie dans votre propre espace de travail.

Pour créer un doublon modifiable de l'agent partagé, procédez comme suit :

Application

1. Ouvrez votre application Web Gemini Enterprise dans un navigateur.
2. Dans le menu de navigation de l'application Web, cliquez sur Agents > Galerie.
3. Accédez à la section Partagés avec moi > De votre organisation et cliquez sur l'agent de workflow partagé que vous souhaitez copier.
4. Dans le canevas de l'éditeur Workflow Builder, cliquez sur le titre de l'agent, puis sélectionnez Créer une copie. La copie est ajoutée à votre liste Vos agents.

Dépendances d'agents partagés

Si votre agent importe et référence d'autres agents (sous-agents) dans ses étapes de workflow, gardez les points suivants à l'esprit :

• Exigences d'accès : lorsque vous partagez un agent parent ou que vous importez un agent dans votre agent, assurez-vous que tous les utilisateurs de votre liste d'accès ont également accès à tous les sous-agents importés.
• Échecs d'exécution : si un utilisateur exécute un agent sans avoir accès à un sous-agent importé, l'exécution échoue et un message lui demande de demander l'accès au propriétaire.

Remarques

• Si le propriétaire de l'agent active une nouvelle version ou met à jour la version en ligne de l'agent de workflow, tous les utilisateurs partagés exécutent automatiquement la nouvelle version en ligne lors des exécutions suivantes.

• Si un agent est désactivé ou suspendu, le canevas Workflow Builder ne s'affiche pas et les utilisateurs partagés ne peuvent pas exécuter l'agent, mais ils peuvent toujours afficher leurs historiques d'exécution passés et leurs journaux de session dans la galerie Exécutions. Si l'agent n'est plus partagé, est désactivé ou supprimé, les utilisateurs partagés perdent tout accès, y compris à leurs historiques d'exécution passés et à leurs journaux de session.

• Les actions qui modifient des données externes nécessitent l'approbation human-in-the-loop (HITL), à l'exception des e-mails ou des événements d'agenda que vous vous envoyez.

Étape suivante

• Découvrez comment créer un agent de workflow.
• Découvrez comment modifier un agent de workflow.
• Découvrez comment gérer les versions d'agents de workflow.
• Découvrez comment surveiller les exécutions d'agents de workflow.