Partager un workflow

Partagez les workflows que vous avez créés et lancés à l'aide de Workflow Builder avec d'autres utilisateurs de votre organisation.

Le partage de workflows vous permet de :

• Partagez des workflows actifs avec des utilisateurs et des groupes de votre organisation.
• Configurez des planifications d'exécution personnalisées ou des déclencheurs basés sur des événements.
• Suivez les exécutions d'aperçu et les exécutions automatisées.
• Dupliquez les workflows partagés pour personnaliser leurs étapes.

Selon les configurations de contrôle des fonctionnalités de votre application, un administrateur devra peut-être examiner et approuver votre demande avant que vous ne puissiez partager un workflow.

Si vous partagez un workflow, les personnes avec lesquelles vous l'avez partagé verront et utiliseront la version en ligne.

Attention : Lorsque vous partagez un agent, tenez compte des comportements d'accès aux données suivants :

• Fichiers de connaissances : tout utilisateur ayant accès à l'agent partagé peut interroger et afficher les informations des fichiers importés dans la section Connaissances de l'agent, même s'il n'a pas d'accès direct ni d'autorisations sur les fichiers sources. Par exemple, si vous importez un fichier confidentiel dans la section Connaissances, tous les utilisateurs ayant accès à l'agent partagé peuvent poser des questions sur le contenu de ce fichier.
• Connecteurs et datastores : lorsqu'un agent accède à des données via des connecteurs, les listes de contrôle d'accès (LCA) et les autorisations des utilisateurs sont conservées. Les utilisateurs ne peuvent interroger et récupérer des données qu'à partir des datastores et des connecteurs auxquels leurs comptes utilisateur individuels sont autorisés à accéder.

Partager un workflow

Pour partager un workflow, procédez comme suit :

Application

1. Ouvrez l'application Gemini Enterprise et accédez à la page Agent Gallery.

   La page Galerie d'agents s'affiche. Elle présente tous les agents prédéfinis et personnalisés.

2. Dans la section Vos agents, recherchez le workflow que vous souhaitez partager.

   Remarque : Vous pouvez partager un workflow à l'état draft, mais les autres utilisateurs ne pourront pas l'exécuter tant qu'il ne sera pas activé.

3. En haut à droite de l'en-tête du canevas Workflow Builder, cliquez sur Partager.

4. Saisissez les adresses e-mail des utilisateurs ou des groupes Google avec lesquels vous souhaitez partager le workflow.

   Remarque : Vous pouvez partager votre workflow avec des adresses e-mail d'utilisateurs individuels. Le partage avec des groupes Google n'est pas activé pour les utilisateurs finaux. Un administrateur de l'application Gemini Enterprise ou tout utilisateur disposant du rôle Administrateur Discovery Engine (discoveryengine.admin) peut activer le partage de groupe au niveau de l'application Gemini Enterprise.

5. Cliquez sur OK.

   Remarque : Si l'administrateur de votre application a activé l'examen par l'administrateur pour le partage de workflows, une demande de partage est envoyée à l'administrateur de l'application pour examen et approbation. Une fois que l'administrateur de l'application a approuvé la demande, le workflow est partagé avec les personnes figurant sur la liste d'accès. Vous pouvez à tout moment modifier la demande de partage pour ajouter ou supprimer des utilisateurs, ou l'annuler.

Contrôle de l'examen par l'administrateur

Par défaut, les propriétaires de workflows peuvent partager leurs workflows avec n'importe quel utilisateur de leur organisation sans l'approbation d'un administrateur d'application. Toutefois, les administrateurs de l'application peuvent modifier les configurations de contrôle des fonctionnalités de l'application pour exiger l'examen et l'approbation de l'administrateur pour les workflows de partage dans l'application.

Par défaut, les propriétaires de workflows ne peuvent pas partager leurs workflows avec des groupes. Toutefois, l'administrateur de l'application Gemini Enterprise peut choisir de rendre les workflows partageables avec Google Groupes, avec ou sans l'approbation de l'administrateur.

Le processus de partage

Seul le partage initial d'un workflow nécessite l'examen et l'approbation de l'administrateur. Les révisions ultérieures du workflow ne nécessitent pas de nouvelle approbation.

Le partage de workflows suit un processus en deux étapes lorsque l'examen par l'administrateur est activé :

1. Le propriétaire du workflow le partage avec un ou plusieurs utilisateurs ou groupes Google.

2. L'administrateur de l'application examine la demande de partage, puis l'approuve ou la refuse.

Examiner une demande de partage

Les administrateurs d'application sont chargés d'examiner et de gérer les demandes de partage de workflow.

Remarques :

• Cette section ne s'applique que si la fonctionnalité Activer le partage de workflows sans l'approbation de l'administrateur est désactivée dans les contrôles des fonctionnalités de l'application.
• Seuls les administrateurs d'application disposant du rôle IAM Administrateur Gemini Enterprise peuvent examiner et approuver les demandes de partage.

Console

Pour examiner une demande de partage en tant qu'administrateur d'application, procédez comme suit :

1. Dans la console Google Cloud , accédez à la page Gemini Enterprise > Applications.

   Gemini Enterprise

2. Cliquez sur le nom de l'application contenant le workflow.

3. Dans le menu de navigation de l'application, cliquez sur Agents.

4. Recherchez le workflow avec une action Examiner la demande de partage dans la colonne Autorisations utilisateur.

   

5. Cliquez sur Examiner la demande de partage.

6. Dans le volet Demande de partage :

   • Examinez la liste d'accès sous Demande de partage avec les utilisateurs suivants.
   • Facultatif : modifiez la liste d'accès pour ajouter ou supprimer des comptes utilisateur, des groupes Google ou des pools d'identités WIF.

7. Pour approuver la demande et accorder l'accès, cliquez sur Approuver et activer.

8. Pour refuser la demande, cliquez sur Refuser.

Utiliser un workflow partagé

Lorsqu'un propriétaire de workflow partage un workflow avec vous, vous pouvez accéder à sa configuration de graphe et la prévisualiser. Bien que le graphique du workflow soit en lecture seule pour les utilisateurs partagés, vous pouvez exécuter un aperçu manuellement, configurer vos propres paramètres de déclencheur, afficher votre propre historique d'exécution ou faire une copie du workflow.

Application

1. Ouvrez votre application Web Gemini Enterprise dans un navigateur.
2. Dans le menu de navigation de l'application Web, cliquez sur Agents.
3. Accédez à la section Partagés avec moi > De votre organisation.

4. Cliquez sur le workflow partagé que vous souhaitez afficher. Le workflow se lance dans une mise en page de concepteur en lecture seule, affichant le graphique de nœud en direct. Remarque : Si le workflow partagé est suspendu ou désactivé, le canevas Workflow Builder ne s'affiche pas et vous ne pouvez pas l'exécuter, mais vous pouvez toujours afficher ses exécutions précédentes.

5. Facultatif : Pour effectuer un test manuel du workflow :

   • Cliquez sur Aperçu dans l'en-tête en haut à droite du canevas de Workflow Builder.
   • Exécutez l'aperçu. Si l'exécution de l'aperçu échoue, car un connecteur utilisé par le workflow n'est pas autorisé, cliquez sur Activer les connecteurs sous le message d'erreur pour terminer le flux OAuth.

Configurer vos propres déclencheurs

Les déclencheurs d'un workflow partagé sont spécifiques à l'utilisateur. Vous pouvez configurer une planification d'exécution personnalisée ou des filtres d'événements pour exécuter automatiquement un workflow partagé.

Pour configurer vos propres déclencheurs, procédez comme suit :

Application

1. Ouvrez votre application Web Gemini Enterprise dans un navigateur.
2. Dans le menu de navigation de l'application Web, cliquez sur Agents > Galerie.
3. Accédez à la section Partagés avec moi > De votre organisation, puis cliquez sur le workflow partagé pour lequel vous souhaitez configurer un déclencheur.

4. Accédez à la configuration du déclencheur :

   • Sélectionnez le menu Actions > Configurer des déclencheurs.
   • Vous pouvez également ouvrir le workflow dans le canevas de l'éditeur Workflow Builder, cliquer sur le nom du workflow, puis sélectionner Configurer des déclencheurs.

5. Vous pouvez configurer un déclencheur à l'aide de l'un des modes suivants :

   • Planification : sélectionnez Exécuter selon une planification et configurez l'exécution du workflow (par exemple, la fréquence et le fuseau horaire).
   • Événement : sélectionnez Exécuter sur les événements d'application et configurez les filtres d'événements pour spécifier quand le workflow s'exécute pour vous. Par exemple, pour un déclencheur d'événement Google Drive, vous pouvez filtrer par des champs tels que Propriétaires (par exemple, un ID Google tel que janedoe), Nom, Type MIME, Heure de modification ou Dossier parent. Vous sélectionnez un opérateur (tel que contient ou est égal à), saisissez une valeur et combinez plusieurs règles à l'aide des conditions AND ou OR.

6. Si le workflow utilise des connecteurs qui nécessitent une authentification (par exemple, des connecteurs utilisés dans une étape du workflow plutôt que dans le déclencheur lui-même), activez et autorisez les connecteurs dans l'éditeur de canevas de Workflow Builder lorsque vous y êtes invité.

7. Cliquez sur Enregistrer. Le déclencheur est enregistré et exécute automatiquement le workflow. Vous pouvez déclencher manuellement le workflow pour prévisualiser ce qui se passera lorsque le déclencheur de planification ou d'événement exécutera ce workflow. Si vous souhaitez que votre workflow cesse de s'exécuter, sélectionnez Ne pas exécuter lors d'événements d'application ou Ne pas exécuter selon un calendrier dans la boîte de dialogue Configurer les déclencheurs.

Afficher vos exécutions

Pour afficher vos exécutions, procédez comme suit :

Application

1. Dans le menu de navigation de l'application Web, cliquez sur Agents.
2. Accédez à la section Partagés avec moi > De votre organisation, puis cliquez sur le workflow partagé.
3. Dans le canevas de Workflow Builder, cliquez sur l'onglet Exécutions.
4. Cliquez sur une exécution spécifique pour afficher ses journaux d'exécution et sa trace étape par étape.

Pour en savoir plus, consultez Exécutions de workflow.

Créer une copie d'un workflow partagé

Les workflows partagés sont en lecture seule pour les utilisateurs partagés, à l'exception de leurs configurations de déclencheur. Si vous souhaitez modifier et personnaliser les étapes d'un workflow partagé, vous pouvez en créer une copie dans votre propre espace de travail.

Pour créer une copie modifiable du workflow partagé, procédez comme suit :

Application

1. Ouvrez votre application Web Gemini Enterprise dans un navigateur.
2. Dans le menu de navigation de l'application Web, cliquez sur Agents > Galerie.
3. Accédez à la section Partagés avec moi > De votre organisation, puis cliquez sur le workflow partagé que vous souhaitez copier.
4. Dans le canevas de l'éditeur Workflow Builder, cliquez sur le titre du workflow, puis sélectionnez Créer une copie. La copie est ajoutée à votre liste Vos agents.

Dépendances des workflows partagés

Si votre workflow importe et référence d'autres workflows (sous-workflows) dans ses étapes, tenez compte des points suivants :

• Conditions d'accès : lorsque vous partagez un workflow parent ou que vous importez un workflow dans votre workflow, assurez-vous que tous les utilisateurs de votre liste d'accès ont également accès à tous les sous-workflows importés.
• Échecs d'exécution : si un utilisateur exécute un workflow sans avoir accès à un sous-workflow importé, l'exécution échoue et un message lui demande de demander l'accès au propriétaire.

Limites de partage

Lorsque vous partagez un workflow, les limites suivantes s'appliquent :

• 1 500 comptes individuels maximum : Workflow Builder gère l'accès des agents à l'aide de Google Cloud stratégies d'autorisation IAM sous-jacentes, qui appliquent une limite stricte de 1 500 membres par stratégie. Si vous partagez un agent avec plus de 1 500 comptes utilisateur individuels,l'opération échoue avec l'erreur suivante :

  The number of members in the policy (1,501) is larger than the maximum allowed size 1,500.
  

• Utilisez des groupes pour partager à grande échelle : chaque groupe Google ou Workspace compte comme un seul membre dans la limite de 1 500 membres. Si vous devez partager un agent avec des centaines ou des milliers de collègues d'une organisation, demandez à l'administrateur de votre application d'activer le partage de groupe et de saisir des adresses e-mail de groupe (par exemple, [e-mail]) au lieu de comptes utilisateur individuels.

Pour obtenir la liste complète des contraintes du système, consultez Quotas et limites de Workflow Builder.

Remarques

• Si le propriétaire du workflow active une nouvelle version ou met à jour la version active du workflow, tous les utilisateurs partagés exécutent automatiquement la nouvelle version active lors des exécutions ultérieures.

• Si un workflow est désactivé ou suspendu, le canevas de Workflow Builder ne s'affiche pas et les utilisateurs partagés ne peuvent pas exécuter le workflow, mais ils peuvent toujours consulter l'historique de leurs exécutions précédentes et les journaux de session dans la galerie Exécutions. Si le workflow n'est plus partagé, est désactivé ou supprimé, les utilisateurs partagés perdent tout accès, y compris à l'historique de leurs exécutions précédentes et aux journaux de session.

• Les actions qui modifient des données externes nécessitent une approbation human-in-the-loop (HITL), à l'exception des e-mails ou des événements d'agenda que vous vous envoyez.

• Les administrateurs d'applications peuvent transférer la propriété d'un workflow partagé à un autre utilisateur ou à eux-mêmes dans la console Google Cloud . Si le workflow comporte un déclencheur de planification ou d'événement, l'opération de transfert les marque comme des planifications ou des événements désactivés, et le nouveau propriétaire doit les activer avant d'utiliser l'agent. Pour en savoir plus, consultez Transférer la propriété d'un agent.

Étapes suivantes

• Découvrez comment créer un workflow.
• Découvrez comment modifier un workflow.
• Découvrez comment gérer les versions de workflow.
• Découvrez comment surveiller les exécutions de workflows.
• Consultez les quotas et limites de Workflow Builder.