שיתוף תהליך עבודה

לשתף עם משתמשים אחרים בארגון תהליכי עבודה שיצרתם והפעלתם באמצעות Workflow Builder.

עם שיתוף תהליכי עבודה, אתם יכולים:

  • לשתף תהליכי עבודה פעילים עם משתמשים וקבוצות בארגון.
  • הגדרת לוחות זמנים מותאמים אישית להרצה או טריגרים מבוססי-אירועים.
  • מעקב אחרי הפעלות של תצוגה מקדימה והרצות אוטומטיות.
  • לשכפל תהליכי עבודה משותפים כדי להתאים אישית את השלבים שלהם.

בהתאם להגדרות של בקרת התכונות באפליקציה, יכול להיות שתצטרכו שאדמין יבדוק ויאשר את הבקשה שלכם לפני שתוכלו לשתף תהליך עבודה.

אם אתם משתפים תהליך עבודה, האנשים ששיתפתם איתם את תהליך העבודה יראו את הגרסה הפעילה וישתמשו בה.

שיתוף תהליך עבודה

כדי לשתף תהליך עבודה:

אפליקציה

  1. פותחים את אפליקציית Gemini Enterprise ועוברים לדף גלריית הסוכנים.

    מופיע הדף Agent Gallery, שבו מוצגים כל הנציגים המוגדרים מראש והנציגים בהתאמה אישית.

  2. בקטע הסוכנים שלך, מוצאים את תהליך העבודה שרוצים לשתף.

  3. בכותרת בפינה הימנית העליונה של אזור העריכה ב-Workflow Builder, לוחצים על סמל השיתוף Share.

  4. מזינים את כתובות האימייל של המשתמשים או קבוצות Google שאיתם רוצים לשתף את תהליך העבודה.

  5. לוחצים על סיום.

אמצעי בקרה לבדיקה של אדמין

כברירת מחדל, בעלי תהליכי עבודה יכולים לשתף את תהליכי העבודה שלהם עם כל משתמש בארגון שלהם בלי אישור ממנהל אפליקציה. עם זאת, אדמינים של האפליקציה יכולים לשנות את הגדרות בקרת התכונות של האפליקציה, כדי לדרוש בדיקה ואישור של אדמין לשיתוף תהליכי עבודה באפליקציה.

כברירת מחדל, בעלי תהליכי עבודה לא יכולים לשתף את תהליכי העבודה שלהם עם קבוצות. עם זאת, האדמין של אפליקציית Gemini Enterprise יכול לאפשר למשתמשים לשתף תהליכי עבודה עם קבוצות ב-Google, עם או בלי אישור של האדמין.

תהליך השיתוף

רק השיתוף הראשוני של תהליך עבודה דורש בדיקה ואישור של אדמין. גרסאות עתידיות של תהליך העבודה לא יצטרכו אישור מחדש.

אם האדמין הפעיל את האפשרות לבדיקה, תהליך השיתוף של תהליכי עבודה כולל שני שלבים:

  1. הבעלים של תהליך העבודה משתף אותו עם משתמש אחד או יותר או עם קבוצות Google.

  2. האדמין של האפליקציה בודק את בקשת השיתוף ומאשר או דוחה אותה.

בדיקה של בקשת שיתוף

האדמינים של האפליקציה אחראים לבדוק ולנהל את הבקשות לשיתוף תהליכי עבודה.

המסוף

כדי לבדוק בקשת שיתוף כאדמין של אפליקציה, מבצעים את הפעולות הבאות:

  1. במסוף Google Cloud , נכנסים לדף Gemini Enterprise> Apps.

    Gemini Enterprise

  2. לוחצים על השם של האפליקציה שמכילה את תהליך העבודה.

  3. בתפריט הניווט של האפליקציה, לוחצים על נציגים.

  4. בעמודה הרשאות משתמש, מחפשים את תהליך העבודה עם הפעולה בדיקת בקשת שיתוף.

    בקשה לשיתוף של בדיקת תהליך העבודה

  5. לוחצים על בדיקת בקשת השיתוף.

  6. בחלונית בקשת שיתוף:

    • בודקים את רשימת הגישה בקטע התקבלה בקשה לשתף עם המשתמשים הבאים.
    • אופציונלי: משנים את רשימת הגישה כדי להוסיף או להסיר חשבונות משתמשים, קבוצות Google או מאגרי זהויות של WIF.

  7. כדי לאשר את הבקשה ולתת גישה, לוחצים על אישור והפעלה.

  8. כדי לדחות את הבקשה, לוחצים על דחייה.

שימוש בתהליך עבודה משותף

כשבעלי תהליך עבודה משתפים איתכם תהליך עבודה, אתם יכולים לגשת להגדרות התרשים שלו ולראות אותן בתצוגה מקדימה. למשתמשים ששותפו בתהליך העבודה יש הרשאת קריאה בלבד בתרשים, אבל הם יכולים להריץ תצוגה מקדימה באופן ידני, לקבוע הגדרות טריגר משלהם, לראות את היסטוריית ההרצה שלהם או ליצור עותק של תהליך העבודה.

אפליקציה

  1. פותחים את אפליקציית האינטרנט של Gemini Enterprise בדפדפן.
  2. בתפריט הניווט של אפליקציית האינטרנט, לוחצים על סמל הסוכנים Agents (סוכנים).
  3. עוברים לקטע קבצים ששותפו איתי > מהארגון שלך.

  4. לוחצים על תהליך העבודה המשותף שרוצים לראות. תהליך העבודה מופעל בפריסת מעצב לקריאה בלבד, שבה מוצג תרשים הצמתים בזמן אמת. הערה: אם תהליך העבודה המשותף מושעה או מושבת, אזור העריכה של Workflow Builder לא מוצג ואי אפשר להפעיל אותו, אבל עדיין אפשר לראות את ההפעלות הקודמות שלו.

  5. אופציונלי: כדי להריץ בדיקה ידנית של תהליך העבודה:

    • בפינה השמאלית העליונה של הכותרת ב-Workflow Builder, לוחצים על תצוגה מקדימה.
    • מפעילים את התצוגה המקדימה. אם ההפעלה של גרסת טרום-ההשקה נכשלת כי המחבר שמשמש את תהליך העבודה לא מורשה, לוחצים על Enable Connectors מתחת להודעת השגיאה כדי להשלים את תהליך ה-OAuth.

הגדרת טריגרים משלכם

הטריגרים בתהליך עבודה משותף הם ספציפיים למשתמש. אתם יכולים להגדיר לוח זמנים מותאם אישית להרצה או מסנני אירועים כדי להריץ תהליך עבודה משותף באופן אוטומטי.

כדי להגדיר טריגרים משלכם, מבצעים את הפעולות הבאות:

אפליקציה

  1. פותחים את אפליקציית האינטרנט של Gemini Enterprise בדפדפן.
  2. בתפריט הניווט של האתר, לוחצים על סמל הנציגים נציגים > גלריה.
  3. עוברים לקטע Shared with me > From your org ולוחצים על תהליך העבודה המשותף שרוצים להגדיר לו טריגר.

  4. ניגשים להגדרת הטריגר:

    • לוחצים על התפריט פעולות > הגדרת טריגרים.
    • אפשר גם לפתוח את תהליך העבודה באזור העריכה של Workflow Builder, ללחוץ על שם תהליך העבודה ולבחור באפשרות Set up triggers.

  5. אפשר להגדיר טריגר באחד מהמצבים הבאים:

    • ‫Schedule: בוחרים באפשרות Run on a schedule ומגדירים מתי תהליך העבודה יפעל (למשל, התדירות ואזור הזמן).
    • אירוע: בוחרים באפשרות הפעלה באירועים באפליקציה ומגדירים את מסנני האירועים כדי לציין מתי תהליך העבודה יופעל. לדוגמה, בטריגר של אירוע ב-Google Drive, אפשר לסנן לפי שדות כמו בעלים (למשל מזהה Google כמו janedoe), שם, סוג MIME, זמן שינוי או תיקיית הורה. בוחרים אופרטור (כמו contains או equals), מזינים ערך ומשלבים כמה כללים באמצעות התנאים AND או OR.

  6. אם בתהליך העבודה נעשה שימוש במחברים שדורשים אימות (לדוגמה, מחברים שמשתמשים בהם בשלב בתהליך העבודה ולא בטריגר עצמו), מפעילים את המחברים ונותנים להם הרשאה בעורך הלוח של Workflow Builder כשמוצגת בקשה לעשות את זה.

  7. לוחצים על Save. הטריגר נשמר ומפעיל את תהליך העבודה באופן אוטומטי. אתם יכולים להפעיל את תהליך העבודה באופן ידני כדי לראות מה יקרה כשהטריגר של לוח הזמנים או האירוע יפעיל את תהליך העבודה הזה. אם רוצים להפסיק את הפעלת תהליך העבודה, בוחרים באפשרות Don't run on app events או באפשרות Don't run on a schedule בתיבת הדו-שיח Set up triggers.

הצגת ההרצות

כדי לראות את ההפעלות:

אפליקציה

  1. בתפריט הניווט של אפליקציית האינטרנט, לוחצים על סמל הסוכנים Agents (סוכנים).
  2. עוברים לקטע קבצים ששותפו איתי > מהארגון שלך ולוחצים על תהליך העבודה המשותף.
  3. ב-Workflow Builder, לוחצים על הכרטיסייה Runs.
  4. לוחצים על הפעלה ספציפית כדי לראות את יומני הביצוע שלה ואת המעקב אחרי השלבים.

מידע נוסף זמין במאמר הרצות של תהליכי עבודה.

יצירת עותק של תהליך עבודה משותף

תהליכי עבודה משותפים הם לקריאה בלבד למשתמשים ששותפו, מלבד הגדרות הטריגרים שלהם. אם אתם רוצים לערוך ולהתאים אישית את השלבים בתהליך עבודה משותף, אתם יכולים ליצור עותק בסביבת העבודה שלכם.

כדי ליצור עותק של תהליך העבודה המשותף שאפשר לערוך, מבצעים את הפעולות הבאות:

אפליקציה

  1. פותחים את אפליקציית האינטרנט של Gemini Enterprise בדפדפן.
  2. בתפריט הניווט של אפליקציית האינטרנט, לוחצים על סמל הסוכנים סוכנים > גלריה.
  3. עוברים לקטע Shared with me > From your org ולוחצים על תהליך העבודה המשותף שרוצים להעתיק.
  4. ב-Workflow Builder, לוחצים על שם תהליך העבודה ובוחרים באפשרות יצירת עותק. העותק יתווסף לרשימה הסוכנים שלך.

יחסי תלות בתהליכי עבודה משותפים

אם תהליך העבודה שלכם מייבא תהליכי עבודה אחרים (תהליכי משנה) ומפנה אליהם בשלבים שלו, חשוב לזכור את הדברים הבאים:

  • דרישות גישה: כשאתם משתפים תהליך עבודה ראשי או מייבאים תהליך עבודה לתהליך העבודה שלכם, ודאו שלכל המשתמשים ברשימת הגישה יש גם גישה לכל תהליכי המשנה המיובאים.
  • כשלים בהרצה: אם משתמש מריץ תהליך עבודה בלי גישה לתהליך משנה מיובא, ההרצה נכשלת ומוצגת הודעה שבה הוא מתבקש לבקש גישה מהבעלים.

מגבלות שיתוף

כשמשתפים תהליך עבודה, חלות המגבלות הבאות:

  • עד 1,500 חשבונות פרטיים: הכלי Workflow Builder מנהל את הגישה של הסוכנים באמצעות Google Cloud כללי מדיניות ההרשאה של IAM, שמגבילים את מספר החברים ל-1,500 לכל מדיניות. אם תשתפו נציג עם יותר מ-1,500 חשבונות משתמשים, הפעולה תיכשל ותופיע השגיאה הבאה:

    The number of members in the policy (1,501) is larger than the maximum allowed size 1,500.

  • שימוש בקבוצות כדי לשתף בקנה מידה רחב: כל קבוצה ב-Google Groups או ב-Workspace נספרת כחבר אחד במגבלת המדיניות של 1,500 חברים. אם אתם צריכים לשתף סוכן עם מאות או אלפי קולגות בארגון, בקשו ממנהל האפליקציה להפעיל שיתוף קבוצתי והזינו כתובות אימייל קבוצתיות (לדוגמה, support-team@example.com) במקום חשבונות משתמשים בודדים.

הרשימה המלאה של מגבלות המערכת מופיעה במאמר המכסות והמגבלות של Workflow Builder.

לתשומת ליבכם

  • אם הבעלים של תהליך העבודה מפעיל גרסה חדשה או מעדכן את הגרסה הפעילה של תהליך העבודה, כל המשתמשים המשותפים מריצים באופן אוטומטי את הגרסה הפעילה החדשה בהפעלות הבאות.

  • אם תהליך עבודה מושבת או מושהה, אזור העריכה של Workflow Builder לא מוצג ומשתמשים ששותפו לא יכולים להריץ את תהליך העבודה, אבל הם עדיין יכולים לראות את היסטוריית ההרצות הקודמות ואת יומני הסשנים בגלריה הפעלות. אם השיתוף של תהליך העבודה מבוטל, או אם תהליך העבודה מושבת או נמחק, המשתמשים שקיבלו גישה מאבדים את כל הגישה, כולל להיסטוריית ההרצות הקודמות וליומני הסשנים.

  • פעולות שמשנות נתונים חיצוניים דורשות אישור של האדם שבתהליך (HITL), חוץ מאימיילים או אירועים ביומן שאתם שולחים לעצמכם.

  • אדמינים של אפליקציות יכולים להעביר את הבעלות על תהליך עבודה משותף למשתמש אחר או לעצמם במסוף Google Cloud . אם בתהליך העבודה יש טריגר של תזמון או טריגר של אירוע, פעולת ההעברה מסמנת אותם כתזמונים או כאירועים מושבתים, והבעלים החדשים צריכים להפעיל אותם לפני השימוש בנציג. מידע נוסף זמין במאמר העברת הבעלות על הנציג.

המאמרים הבאים