Condividere un workflow

Condividi i workflow che hai creato e lanciato utilizzando Workflow Builder con altri utenti della tua organizzazione.

Con la condivisione dei workflow puoi:

• Condividi i workflow attivi con utenti e gruppi della tua organizzazione.
• Configura pianificazioni di esecuzione personalizzate o trigger basati su eventi.
• Monitora le esecuzioni di anteprima e le esecuzioni automatiche.
• Duplica i workflow condivisi per personalizzarne i passaggi.

A seconda delle configurazioni di controllo delle funzionalità della tua app, potrebbe essere necessario che un amministratore esamini e approvi la tua richiesta prima di poter condividere un workflow.

Se condividi un workflow, le persone con cui lo hai condiviso vedranno e utilizzeranno la versione pubblicata.

Attenzione: quando condividi un agente, tieni presente i seguenti comportamenti di accesso ai dati:

• File della sezione Contesto: qualsiasi utente con accesso all'agente condiviso può eseguire query e visualizzare le informazioni dei file caricati nella sezione Contesto dell'agente, anche se non dispone di accesso diretto o autorizzazioni per i file di origine. Ad esempio, se carichi un file riservato nella sezione Contesto, tutti gli utenti con accesso all'agente condiviso possono porre domande sui contenuti del file.
• Connettori e datastore: quando un agente accede ai dati tramite i connettori, gli elenchi di controllo dell'accesso (ACL) e le autorizzazioni degli utenti vengono conservati. Gli utenti possono eseguire query e recuperare dati solo dai datastore e dai connettori a cui i loro singoli account utente sono autorizzati ad accedere.

Condividi un workflow

Per condividere un workflow:

App

1. Apri l'app Gemini Enterprise e vai alla pagina Galleria di agenti.

   Viene visualizzata la pagina Galleria degli agenti, che mostra tutti gli agenti predefiniti e personalizzati.

2. Nella sezione I tuoi agenti, trova il workflow che vuoi condividere.

   Nota: Puoi condividere un flusso di lavoro che si trova in uno stato draft, ma gli altri utenti non possono eseguirlo finché non viene attivato.

3. Nell'intestazione in alto a destra del canvas di Workflow Builder, fai clic su Condividi.

4. Inserisci gli indirizzi email degli utenti o dei gruppi Google con cui vuoi condividere il workflow.

   Nota: puoi condividere il tuo workflow con indirizzi email di singoli utenti. La condivisione con Google Gruppi non è abilitata per gli utenti finali. Un amministratore dell'app Gemini Enterprise o qualsiasi utente con il ruolo Discovery Engine Admin (discoveryengine.admin) può attivare la condivisione di gruppo a livello di app Gemini Enterprise.

5. Fai clic su Fine.

   Nota: se l'amministratore dell'app ha attivato la revisione da parte dell'amministratore per la condivisione del workflow, viene inviata una richiesta di condivisione all'amministratore dell'app per la revisione e l'approvazione. Dopo che l'amministratore dell'app ha approvato la richiesta, il workflow viene condiviso con gli utenti nell'elenco per gli accessi. Puoi modificare la richiesta di condivisione in qualsiasi momento per aggiungere o rimuovere utenti oppure annullare la richiesta.

Controllo della revisione da parte dell'amministratore

Per impostazione predefinita, i proprietari dei workflow possono condividerli con qualsiasi utente della propria organizzazione senza l'approvazione di un amministratore dell'app. Tuttavia, gli amministratori dell'app possono modificare le configurazioni di controllo delle funzionalità dell'app in modo da richiedere la revisione e l'approvazione dell'amministratore per i workflow di condivisione nell'app.

Per impostazione predefinita, i proprietari dei workflow non possono condividere i propri workflow con i gruppi. Tuttavia, l'amministratore dell'app Gemini Enterprise può scegliere di rendere i workflow condivisibili con Google Gruppi, con o senza l'approvazione dell'amministratore.

La procedura di condivisione

Solo la condivisione iniziale di un workflow richiede la revisione e l'approvazione dell'amministratore. Le revisioni successive del workflow non richiedono una nuova approvazione.

La condivisione del workflow segue una procedura in due passaggi quando è attiva la revisione da parte dell'amministratore:

1. Il proprietario del workflow lo condivide con uno o più utenti o gruppi Google.

2. L'amministratore dell'app esamina la richiesta di condivisione e la approva o la rifiuta.

Esamina una richiesta di condivisione

Gli amministratori delle app sono responsabili della revisione e della gestione delle richieste di condivisione dei workflow.

Note:

• Questa sezione si applica solo se la funzionalità Abilita la condivisione dei workflow senza l'approvazione dell'amministratore è disattivata nei controlli delle funzionalità dell'app.
• Solo gli amministratori di app con il ruolo IAM Gemini Enterprise Admin possono esaminare e approvare le richieste di condivisione.

Console

Per esaminare una richiesta di condivisione in qualità di amministratore dell'app, segui questi passaggi:

1. Nella console Google Cloud , vai alla pagina Gemini Enterprise > App.

   Gemini Enterprise

2. Fai clic sul nome dell'app contenente il workflow.

3. Nel menu di navigazione dell'app, fai clic su Agenti.

4. Trova il workflow con un'azione Esamina richiesta di condivisione nella colonna Autorizzazioni utente.

   

5. Fai clic su Esamina la richiesta di condivisione.

6. Nel riquadro Richiesta di condivisione:

   • Esamina l'elenco per gli accessi in Richiesta di condivisione con i seguenti utenti.
   • (Facoltativo) Modifica l'elenco per gli accessi per aggiungere o rimuovere account utente, gruppi Google o pool di identità WIF.

7. Per approvare la richiesta e concedere l'accesso, fai clic su Approva e attiva.

8. Per rifiutare la richiesta, fai clic su Nega.

Utilizza un workflow condiviso

Quando il proprietario di un workflow lo condivide con te, puoi accedere alla configurazione del grafico e visualizzarne l'anteprima. Sebbene il grafico del workflow sia di sola lettura per gli utenti condivisi, puoi eseguire un'anteprima manualmente, configurare le tue impostazioni di attivazione, visualizzare la tua cronologia di esecuzione o creare una copia del workflow.

App

1. Apri l'app web Gemini Enterprise in un browser.
2. Nel menu di navigazione dell'app web, fai clic su Agenti.
3. Vai alla sezione Condivisi con me > Dalla tua organizzazione.

4. Fai clic sul workflow condiviso che vuoi visualizzare. Il workflow viene avviato in un layout di progettazione di sola lettura, che mostra il grafico dei nodi in tempo reale. Nota: se il workflow condiviso è sospeso o disattivato, il canvas di Workflow Builder non viene visualizzato e non puoi eseguirlo, ma puoi comunque visualizzare le esecuzioni precedenti.

5. (Facoltativo) Per eseguire un'esecuzione di test manuale del workflow:

   • Fai clic su Anteprima nell'intestazione in alto a destra del canvas di Workflow Builder.
   • Esegui l'anteprima. Se l'esecuzione dell'anteprima non va a buon fine perché un connettore utilizzato dal workflow non è autorizzato, fai clic su Abilita connettori sotto il messaggio di errore per completare il flusso OAuth.

Configura i tuoi trigger

I trigger di un workflow condiviso sono specifici dell'utente. Puoi configurare una pianificazione di esecuzione personalizzata o filtri di eventi per eseguire automaticamente un workflow condiviso.

Per configurare i tuoi trigger:

App

1. Apri l'app web Gemini Enterprise in un browser.
2. Nel menu di navigazione dell'app web, fai clic su Agenti > Galleria.
3. Vai alla sezione Condivisi con me > Dalla tua organizzazione e fai clic sul workflow condiviso per cui vuoi configurare un trigger.

4. Accedi alla configurazione del trigger:

   • Seleziona il menu Azioni > Configura trigger.
   • In alternativa, apri il workflow nel canvas dell'editor di Workflow Builder, fai clic sul nome del workflow e seleziona Configura trigger.

5. Puoi configurare un trigger utilizzando una delle seguenti modalità:

   • Pianificazione: seleziona Esegui in base a una pianificazione e configura quando il workflow viene eseguito per te (ad esempio la frequenza e il fuso orario).
   • Evento: seleziona Esegui in base agli eventi dell'app e configura i filtri degli eventi per specificare quando viene eseguito il workflow. Ad esempio, per un trigger di evento di Google Drive, puoi filtrare in base a campi come Proprietari (ad esempio un ID Google come janedoe), Nome, Tipo MIME, Ora di modifica o Cartella principale. Seleziona un operatore (ad esempio contiene o uguale a), inserisci un valore e combina più regole utilizzando le condizioni AND o OR.

6. Se il workflow utilizza connettori che richiedono l'autenticazione (ad esempio, connettori utilizzati in un passaggio del workflow anziché nel trigger stesso), abilita e autorizza i connettori nell'editor del canvas di Workflow Builder quando richiesto.

7. Fai clic su Salva. Il trigger viene salvato ed esegue automaticamente il workflow. Puoi attivare manualmente il workflow per visualizzare in anteprima cosa accadrà quando la pianificazione o il trigger di evento eseguirà questo workflow. Se vuoi interrompere l'esecuzione del workflow, seleziona Non eseguire in base agli eventi dell'app o Non eseguire in base a una pianificazione nella finestra di dialogo Configura trigger.

Visualizza le tue corse

Per visualizzare le tue corse, procedi nel seguente modo:

App

1. Nel menu di navigazione dell'app web, fai clic su Agenti.
2. Vai alla sezione Condivisi con me > Dalla tua organizzazione e fai clic sul workflow condiviso.
3. Nel canvas di Workflow Builder, fai clic sulla scheda Esecuzioni.
4. Fai clic su un'esecuzione specifica per visualizzare i log di esecuzione e la traccia passo passo.

Per saperne di più, consulta Esecuzioni del workflow.

Crea una copia di un workflow condiviso

I workflow condivisi sono di sola lettura per gli utenti condivisi, ad eccezione delle configurazioni dei trigger. Se vuoi modificare e personalizzare i passaggi di un workflow condiviso, puoi creare una copia nel tuo workspace.

Per creare un duplicato modificabile del workflow condiviso:

App

1. Apri l'app web Gemini Enterprise in un browser.
2. Nel menu di navigazione dell'app web, fai clic su Agenti > Galleria.
3. Vai alla sezione Condivisi con me > Dalla tua organizzazione e fai clic sul workflow condiviso che vuoi copiare.
4. Nel canvas dell'editor di Workflow Builder, fai clic sul titolo del workflow e seleziona Crea una copia. La copia viene aggiunta all'elenco I tuoi agenti.

Dipendenze dei workflow condivisi

Se il tuo workflow importa e fa riferimento ad altri workflow (sub-workflow) nei suoi passaggi, tieni presente quanto segue:

• Requisiti di accesso: quando condividi un workflow principale o quando importi un workflow nel tuo workflow, assicurati che tutti gli utenti nel tuo elenco per gli accessi abbiano accesso anche a tutti i workflow secondari importati.
• Errori di esecuzione: se un utente esegue un workflow senza accesso a un subworkflow importato, l'esecuzione non va a buon fine e viene visualizzato un messaggio che chiede di richiedere l'accesso al proprietario.

Limiti di condivisione

Quando condividi un workflow, si applicano i seguenti limiti:

• Massimo 1500 account individuali: Workflow Builder gestisce l'accesso degli agenti utilizzando le policy di autorizzazione IAM Google Cloud sottostanti, che applicano un limite massimo di 1500 membri per policy. La condivisione di un agente con più di 1500 account utente individuali causa l'errore dell'operazione con il seguente messaggio:

  The number of members in the policy (1,501) is larger than the maximum allowed size 1,500.
  

• Utilizza i gruppi per condividere su larga scala: ogni gruppo di Google Gruppi o Workspace viene conteggiato come un singolo membro ai fini del limite di 1500 membri previsto dalle norme. Se devi condividere un agente con centinaia o migliaia di colleghi di un'organizzazione, chiedi all'amministratore dell'app di attivare la condivisione di gruppo e inserisci gli indirizzi email dei gruppi (ad esempio [e-mail]) anziché i singoli account utente.

Per un elenco completo dei vincoli di sistema, consulta Quote e limiti di Workflow Builder.

Considerazioni

• Se il proprietario del workflow attiva una nuova versione o aggiorna la versione live del workflow, tutti gli utenti condivisi eseguono automaticamente la nuova versione live nelle esecuzioni successive.

• Se un workflow viene disattivato o sospeso, il canvas di Workflow Builder non viene visualizzato e gli utenti condivisi non possono eseguire il workflow, ma possono comunque visualizzare le cronologie delle esecuzioni precedenti e i log delle sessioni nella galleria Esecuzioni. Se il workflow non è condiviso, è disattivato o viene eliminato, gli utenti condivisi perdono l'accesso, inclusa la cronologia delle esecuzioni precedenti e i log delle sessioni.

• Le azioni che modificano i dati esterni richiedono l'approvazione human-in-the-loop (HITL), ad eccezione delle email o degli eventi nel calendario che invii a te stesso.

• Gli amministratori delle app possono trasferire la proprietà di un workflow condiviso a un altro utente o a se stessi nella console Google Cloud . Se il workflow ha un trigger di pianificazione o di evento, l'operazione di trasferimento li contrassegna come pianificazioni o eventi disattivati e il nuovo proprietario deve attivarli prima di utilizzare l'agente. Per saperne di più, consulta Trasferisci la proprietà dell'agente.

Passaggi successivi

• Scopri come creare un workflow.
• Scopri come modificare un workflow.
• Scopri come gestire le versioni dei flussi di lavoro.
• Scopri come monitorare le esecuzioni dei workflow.
• Visualizza quote e limiti di Workflow Builder.