Workflow freigeben

Workflows, die Sie mit Workflow Builder erstellt und gestartet haben, für andere Nutzer in Ihrer Organisation freigeben.

Mit der Workflow-Freigabe können Sie:

• Live-Workflows für Nutzer und Gruppen in Ihrer Organisation freigeben.
• Benutzerdefinierte Ausführungszeitpläne oder ereignisbasierte Trigger einrichten.
• Vorschauausführungen und automatisierte Ausführungen verfolgen.
• Duplizieren Sie freigegebene Workflows, um die Schritte anzupassen.

Je nach den Konfigurationen der Funktionssteuerung Ihrer App muss ein Administrator Ihre Anfrage möglicherweise prüfen und genehmigen, bevor Sie einen Workflow freigeben können.

Wenn Sie einen Workflow freigeben, sehen und verwenden die Personen, für die Sie den Workflow freigegeben haben, die Live-Version.

Achtung: Wenn Sie einen KI-Agenten freigeben, beachten Sie die folgenden Verhaltensweisen beim Datenzugriff:

• Wissensdateien: Alle Nutzer mit Zugriff auf den freigegebenen KI-Agenten können Informationen aus Dateien abfragen und ansehen, die im Bereich Wissen des KI-Agenten hochgeladen wurden, auch wenn sie keinen direkten Zugriff oder keine Berechtigungen für die Quelldateien haben. Wenn Sie beispielsweise eine vertrauliche Datei in den Bereich Wissen hochladen, können alle Nutzer mit Zugriff auf den freigegebenen Agenten Fragen zum Inhalt dieser Datei stellen.
• Connectors und Datenspeicher: Wenn ein Agent über Connectors auf Daten zugreift, bleiben die Zugriffssteuerungslisten (ACLs) und Berechtigungen der Nutzer erhalten. Nutzer können nur Daten aus Datenspeichern und Connectors abfragen und abrufen, auf die ihre individuellen Nutzerkonten zugreifen dürfen.

Workflow freigeben

So geben Sie einen Workflow frei:

App

1. Öffnen Sie Ihre Gemini Enterprise App und rufen Sie die Seite Agentengalerie auf.

   Die Seite Agentengalerie wird angezeigt. Dort sind alle vor- und benutzerdefinierten KI-Agenten zu sehen.

2. Suchen Sie im Bereich Ihre Agents nach dem Workflow, den Sie freigeben möchten.

   Hinweis: Sie können einen Workflow freigeben, der den Status draft hat. Andere Nutzer können ihn jedoch erst ausführen, wenn er aktiviert ist.

3. Klicken Sie rechts oben im Header des Workflow Builder-Canvas auf Freigeben.

4. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Nutzer oder Google-Gruppen ein, für die Sie den Workflow freigeben möchten.

   Hinweis: Sie können Ihren Workflow für einzelne E‑Mail-Adressen freigeben. Die Freigabe für Google Groups ist für Endnutzer nicht aktiviert. Ein Gemini Enterprise-App-Administrator oder ein beliebiger Nutzer mit der Rolle Discovery Engine Admin (discoveryengine.admin) kann die Gruppenfreigabe auf Ebene der Gemini Enterprise-App aktivieren.

5. Klicken Sie auf Fertig.

   Hinweis: Wenn Ihr App-Administrator die Administratorprüfung für die Freigabe von Workflows aktiviert hat, wird eine Freigabeanfrage zur Prüfung und Genehmigung an den App-Administrator gesendet. Nachdem der App-Administrator die Anfrage genehmigt hat, wird der Workflow für die Personen in der Zugriffsliste freigegeben. Sie können die Freigabeanfrage jederzeit bearbeiten, um Nutzer hinzuzufügen oder zu entfernen, oder die Anfrage abbrechen.

Steuerelemente für die Überprüfung durch Administratoren

Standardmäßig können Workflow-Inhaber ihre Workflows ohne Genehmigung eines App-Administrators für alle Nutzer in ihrer Organisation freigeben. App-Administratoren können jedoch die Konfigurationen für die Funktionssteuerung der App so ändern, dass für Freigabe-Workflows in der App eine Überprüfung und Genehmigung durch den Administrator erforderlich ist.

Standardmäßig können Workflow-Inhaber ihre Workflows nicht für Gruppen freigeben. Der Administrator der Gemini Enterprise App kann jedoch festlegen, dass Workflows mit Google-Gruppen geteilt werden können – mit oder ohne Genehmigung des Administrators.

Der Freigabeprozess

Nur die erste Freigabe eines Workflows muss von einem Administrator überprüft und genehmigt werden. Nachfolgende Workflow-Überarbeitungen müssen nicht noch einmal genehmigt werden.

Wenn die Überprüfung durch den Administrator aktiviert ist, erfolgt die Freigabe von Workflows in zwei Schritten:

1. Der Workflow-Inhaber gibt den Workflow für einen oder mehrere Nutzer oder Google-Gruppen frei.

2. Der App-Administrator prüft die Freigabeanfrage und genehmigt sie oder lehnt sie ab.

Freigabeanfrage prüfen

Anwendungsadministratoren sind für die Überprüfung und Verwaltung von Anfragen zur Freigabe von Workflows verantwortlich.

Hinweise:

• Dieser Abschnitt gilt nur, wenn die Funktion Freigabe von Workflows ohne Administratorgenehmigung aktivieren in den Funktionseinstellungen der App deaktiviert ist.
• Nur Anwendungsadministratoren mit der IAM-Rolle Gemini Enterprise Admin können Freigabeanfragen prüfen und genehmigen.

Console

So prüfen Sie eine Freigabeanfrage als App-Administrator:

1. Rufen Sie in der Google Cloud Console die Seite Gemini Enterprise > Apps auf.

   Gemini Enterprise

2. Klicken Sie auf den Namen der Anwendung, die den Workflow enthält.

3. Klicken Sie im Navigationsmenü der App auf Agenten.

4. Suchen Sie in der Spalte Nutzerberechtigungen nach dem Workflow mit der Aktion Anfrage zum Teilen prüfen.

   

5. Klicken Sie auf Anfrage zum Teilen prüfen.

6. Im Bereich Freigabeanfrage:

   • Prüfen Sie die Zugriffsliste unter Freigabe für die folgenden Nutzer angefordert.
   • Optional: Ändern Sie die Zugriffsliste, um Nutzerkonten, Google-Gruppen oder WIF-Identitätspools hinzuzufügen oder zu entfernen.

7. Klicken Sie auf Genehmigen und aktivieren, um die Anfrage zu genehmigen und Zugriff zu gewähren.

8. Wenn Sie die Anfrage ablehnen möchten, klicken Sie auf Ablehnen.

Freigegebenen Workflow verwenden

Wenn ein Workflow-Inhaber einen Workflow für Sie freigibt, können Sie auf die Diagrammkonfiguration zugreifen und eine Vorschau davon ansehen. Die Workflow-Grafik ist für freigegebene Nutzer mit Lesezugriff. Sie können jedoch manuell eine Vorschau ausführen, Ihre eigenen Triggereinstellungen konfigurieren, Ihren eigenen Ausführungsverlauf ansehen oder eine Kopie des Workflows erstellen.

App

1. Öffnen Sie die Gemini Enterprise-Web-App in einem Browser.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü der Webanwendung auf  Agenten.
3. Gehen Sie zum Bereich Für mich freigegeben > Von Ihrer Organisation.

4. Klicken Sie auf den freigegebenen Workflow, den Sie sich ansehen möchten. Der Workflow wird in einem schreibgeschützten Designer-Layout gestartet, in dem das Live-Knotendiagramm angezeigt wird. Hinweis: Wenn der freigegebene Workflow gesperrt oder deaktiviert ist, wird der Workflow Builder-Canvas nicht gerendert und Sie können ihn nicht ausführen. Sie können sich aber weiterhin die vorherigen Ausführungen ansehen.

5. Optional: So führen Sie einen manuellen Testlauf des Workflows aus:

   • Klicken Sie im Workflow Builder-Canvas rechts oben im Header auf Vorschau.
   • Führen Sie die Vorschau aus. Wenn die Vorschau fehlschlägt, weil ein vom Workflow verwendeter Connector nicht autorisiert ist, klicken Sie unter der Fehlermeldung auf Connectors aktivieren, um den OAuth-Vorgang abzuschließen.

Eigene Trigger einrichten

Trigger für einen freigegebenen Workflow sind nutzerspezifisch. Sie können einen benutzerdefinierten Ausführungszeitplan oder Ereignisfilter konfigurieren, um einen freigegebenen Workflow automatisch auszuführen.

So richten Sie eigene Trigger ein:

App

1. Öffnen Sie die Gemini Enterprise-Web-App in einem Browser.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü der Webanwendung auf  Agenten > Galerie.
3. Rufen Sie den Bereich Für mich freigegeben > Von Ihrer Organisation auf und klicken Sie auf den freigegebenen Workflow, für den Sie einen Trigger einrichten möchten.

4. Rufen Sie die Triggerkonfiguration auf:

   • Wählen Sie das Menü Aktionen > Trigger einrichten aus.
   • Alternativ können Sie den Workflow im Workflow Builder-Editor-Canvas öffnen, auf den Workflownamen klicken und Trigger einrichten auswählen.

5. Sie können einen Trigger mit einem der folgenden Modi konfigurieren:

   • Zeitplan: Wählen Sie Nach Zeitplan ausführen aus und konfigurieren Sie, wann der Workflow ausgeführt werden soll (z. B. Häufigkeit und Zeitzone).
   • Ereignis: Wählen Sie Bei App-Ereignissen ausführen aus und konfigurieren Sie die Ereignisfilter, um festzulegen, wann der Workflow für Sie ausgeführt wird. Bei einem Google Drive-Ereignistrigger können Sie beispielsweise nach Feldern wie Inhaber (z. B. eine Google-ID wie janedoe), Name, MIME-Typ, Änderungszeitpunkt oder Übergeordneter Ordner filtern. Sie wählen einen Operator aus (z. B. enthält oder ist gleich), geben einen Wert ein und kombinieren mehrere Regeln mit UND- oder ODER-Bedingungen.

6. Wenn der Workflow Connectors verwendet, die eine Authentifizierung erfordern (z. B. Connectors, die in einem Workflow-Schritt und nicht im Trigger selbst verwendet werden), aktivieren und autorisieren Sie die Connectors im Canvas-Editor von Workflow Builder, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

7. Klicken Sie auf Speichern. Der Trigger wird gespeichert und der Workflow wird automatisch ausgeführt. Sie können den Workflow manuell auslösen, um eine Vorschau davon zu erhalten, was passiert, wenn der Zeitplan oder der Ereignisauslöser diesen Workflow ausführt. Wenn Sie die Ausführung Ihres Workflows beenden möchten, wählen Sie im Dialogfeld Trigger einrichten die Option Nicht bei App-Ereignissen ausführen oder Nicht nach Zeitplan ausführen aus.

Ausführungen ansehen

So rufen Sie Ihre Ausführungen auf:

App

1. Klicken Sie im Navigationsmenü der Webanwendung auf  Agenten.
2. Rufen Sie den Bereich Für mich freigegeben > Von Ihrer Organisation auf und klicken Sie auf den freigegebenen Workflow.
3. Klicken Sie im Canvas des Workflow Builders auf den Tab Ausführungen.
4. Klicken Sie auf eine bestimmte Ausführung, um die Ausführungslogs und den schrittweisen Trace aufzurufen.

Weitere Informationen finden Sie unter Workflowausführungen.

Kopie eines freigegebenen Workflows erstellen

Freigegebene Workflows sind für freigegebene Nutzer mit Lesezugriff, mit Ausnahme ihrer Triggerkonfigurationen. Wenn Sie die Schritte eines freigegebenen Workflows bearbeiten und anpassen möchten, können Sie eine Kopie in Ihrem eigenen Arbeitsbereich erstellen.

So erstellen Sie ein bearbeitbares Duplikat des freigegebenen Workflows:

App

1. Öffnen Sie die Gemini Enterprise-Web-App in einem Browser.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü der Webanwendung auf  Agenten > Galerie.
3. Rufen Sie den Bereich Für mich freigegeben > Von Ihrer Organisation auf und klicken Sie auf den freigegebenen Workflow, den Sie kopieren möchten.
4. Klicken Sie im Canvas des Workflow Builder-Editors auf den Workflow-Titel und wählen Sie Kopie erstellen aus. Die Kopie wird der Liste Meine Agenten hinzugefügt.

Abhängigkeiten von freigegebenen Workflows

Wenn Ihr Workflow andere Workflows (Subworkflows) in seinen Workflowschritten importiert und referenziert, beachten Sie Folgendes:

• Zugriffsanforderungen: Wenn Sie einen übergeordneten Workflow freigeben oder einen Workflow in Ihren Workflow importieren, müssen Sie dafür sorgen, dass alle Nutzer in Ihrer Zugriffsliste auch Zugriff auf alle importierten Unterworkflows haben.
• Ausführungsfehler: Wenn ein Nutzer einen Workflow ohne Zugriff auf einen importierten Subworkflow ausführt, schlägt die Ausführung fehl und es wird eine Meldung angezeigt, in der er aufgefordert wird, Zugriff beim Inhaber anzufordern.

Freigabebeschränkungen

Beim Freigeben eines Workflows gelten die folgenden Limits:

• Maximal 1.500 einzelne Konten: Der Workflow Builder verwaltet den Agentenzugriff über zugrunde liegende Google Cloud IAM-Zulassungsrichtlinien, die eine feste Obergrenze von 1.500 Mitgliedern pro Richtlinie erzwingen. Wenn Sie einen KI-Agenten mit mehr als 1.500 einzelnen Nutzerkonten teilen,schlägt der Vorgang mit dem folgenden Fehler fehl:

  The number of members in the policy (1,501) is larger than the maximum allowed size 1,500.
  

• Gruppen für die Freigabe im großen Stil verwenden: Jede Google-Gruppe oder Workspace-Gruppe zählt als einzelnes Mitglied für das Richtlinienlimit von 1.500 Mitgliedern. Wenn Sie einen Agenten mit Hunderten oder Tausenden von Kollegen in einer Organisation teilen möchten, bitten Sie Ihren App-Administrator, die Freigabe für Gruppen zu aktivieren und Gruppen-E‑Mail-Adressen (z. B. [e-mail]) anstelle von einzelnen Nutzerkonten einzugeben.

Eine vollständige Liste der Systemeinschränkungen finden Sie unter Kontingente und Limits für Workflow Builder.

Hinweise

• Wenn der Workflow-Inhaber eine neue Version aktiviert oder die Live-Version des Workflows aktualisiert, führen alle Nutzer, für die der Workflow freigegeben ist, bei nachfolgenden Ausführungen automatisch die neue Live-Version aus.

• Wenn ein Workflow deaktiviert oder gesperrt ist, wird der Workflow Builder-Canvas nicht gerendert und freigegebene Nutzer können den Workflow nicht ausführen. Sie können jedoch weiterhin ihre bisherigen Ausführungsverläufe und Sitzungslogs in der Galerie Ausführungen ansehen. Wenn die Freigabe des Workflows aufgehoben, der Workflow deaktiviert oder gelöscht wird, verlieren freigegebene Nutzer den gesamten Zugriff, einschließlich des Zugriffs auf ihre bisherigen Ausführungsverläufe und Sitzungsprotokolle.

• Aktionen, die externe Daten ändern, erfordern eine Human-in-the-Loop-Genehmigung (HITL), mit Ausnahme von E‑Mails oder Kalenderterminen, die Sie an sich selbst senden.

• App-Administratoren können die Eigentümerschaft eines freigegebenen Workflows in der Google Cloud Konsole auf einen anderen Nutzer oder auf sich selbst übertragen. Wenn der Workflow einen Zeitplan- oder Ereignistrigger hat, werden diese bei der Übertragung als deaktivierte Zeitpläne oder Ereignisse markiert. Der neue Inhaber muss sie aktivieren, bevor er den Agent verwenden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Agent-Inhaberschaft übertragen.

Nächste Schritte

• Workflow erstellen
• Workflow bearbeiten
• Workflowversionen verwalten
• Workflowausführungen überwachen
• Kontingente und Limits für Workflow Builder ansehen