Présentation de Workflows

Les workflows sont des agents que vous pouvez créer à l'aide de Workflow Builder dans votre application Web Gemini Enterprise. Ces agents sont conçus pour exécuter une séquence d'étapes ou d'actions, qui peut inclure une combinaison d'automatisation par l'IA et d'intervention humaine, en fonction d'un déclencheur configuré. Les réponses du workflow peuvent être déterministes ou non déterministes en fonction de la logique d'orchestration globale de l'agent.

Workflows est idéal pour les cas d'utilisation suivants :

  • Processus en plusieurs étapes avec une logique de séquence définie. Par exemple, l'automatisation d'une checklist d'intégration des employés dans des outils tels que Gmail et Agenda.
  • Tâches avec automatisation par l'IA et approbations humaines. Par exemple, la rédaction d'un rapport avec l'IA qui nécessite l'approbation d'un utilisateur avant sa publication.
  • Orchestrations complexes avec logique conditionnelle. Par exemple, vous pouvez acheminer les leads commerciaux vers différentes équipes en fonction de la région et du budget.

Les fonctionnalités suivantes sont disponibles dans Workflow Builder :

  • Créer un workflow en langage naturel : décrivez votre workflow en langage naturel et générez automatiquement un échafaudage de workflow.
  • Utiliser des modèles de workflow : parcourez et utilisez des modèles prédéfinis pour les cas d'utilisation professionnels courants.
  • Configurer des déclencheurs de workflow : exécutez automatiquement des workflows lorsque les données changent dans les connecteurs.
  • Associer des connecteurs aux étapes de l'agent : activez des outils de lecture et d'écriture (comme Gmail, Jira et Google Drive) dans les étapes de votre agent Gemini pour rechercher des données, envoyer des messages et gérer des enregistrements.
  • Utiliser des étapes de contrôle de flux : ajoutez des branchements conditionnels, un filtrage des données et des boucles à votre workflow.
  • Connecter des serveurs MCP : connectez des serveurs MCP en tant qu'étapes de workflow ou en tant qu'outils pour les étapes de l'agent Gemini.
  • Utiliser des étapes avec intervention humaine : ajoutez des étapes de révision, d'approbation et de demande d'informations par un humain à votre workflow.
  • Ajouter des agents existants à votre workflow : confiez des tâches à d'autres agents IA spécialisés dans votre workflow.
  • Gérer les versions de workflow : enregistrez, partagez, comparez et restaurez des versions de workflow.
  • Modifier un workflow en langage naturel : modifiez des workflows existants en décrivant les modifications en langage naturel.
  • Afficher les journaux d'exécution des workflows : surveillez les exécutions de workflows avec des traces d'exécution étape par étape.
  • Partager un workflow : partagez des workflows actifs avec d'autres utilisateurs de votre organisation.

Connecteurs compatibles

Workflows est compatible avec les connecteurs suivants :

  • Gmail
  • Google Agenda
  • Google Chat
  • Google Drive
  • Confluence
  • Confluence Data Center
  • Jira
  • Jira Data Center
  • Microsoft Teams
  • Notion
  • OneDrive
  • Outlook
  • Salesforce
  • SharePoint
  • ServiceNow
  • Slack

Avant de commencer

Avant d'explorer ces nouvelles fonctionnalités, procédez comme suit :

Canevas de workflow

Workflow Builder propose un canevas hybride qui combine la simplicité des requêtes en langage naturel et le contrôle d'un éditeur visuel.

  • Concepteur conversationnel : le concepteur conversationnel, accessible au début de la création du workflow et dans l'éditeur visuel, fournit une interface conversationnelle pour créer et affiner votre workflow à l'aide de prompts en langage naturel. Cette option est idéale pour les utilisateurs qui préfèrent une expérience de développement sans code et qui souhaitent utiliser le langage naturel pour créer leurs workflows.

    • Interface de conception conversationnelle au début de la création d'un workflow.
    • Interface de concepteur conversationnel dans le canevas du workflow.

  • Canevas de l'éditeur : le canevas de l'éditeur fournit une représentation visuelle du workflow. Il fournit un flux logique de nœuds qui représentent les étapes et les connexions entre eux. L'éditeur visuel est idéal pour les utilisateurs qui souhaitent affiner la logique du workflow, ajouter une logique conditionnelle et intégrer divers outils et applications.

    Onglet de l'éditeur de workflow.

    • Aperçu : l'onglet "Aperçu" fournit un aperçu en direct du workflow, ce qui vous permet d'exécuter des simulations pour tester le flux du workflow et d'effectuer les ajustements nécessaires.

      Onglet d'aperçu du workflow

    • Exécutions : l'onglet "Exécutions" fournit la liste de toutes les exécutions de workflow, y compris la date et l'heure de chaque exécution, le déclencheur qui a démarré l'exécution et l'état actuel de l'exécution.

      Onglet des exécutions de workflow.

Composants de workflow

Un workflow se compose des éléments suivants :

  • Déclencheurs
  • Étapes
  • Variables

Déclencheurs

Les déclencheurs sont des événements qui lancent l'exécution d'un workflow. Le tableau suivant liste les déclencheurs compatibles avec les workflows :

Déclencheur Description Champs de configuration
Déclencheur manuel Déclenche l'exécution du workflow à la demande. Les utilisateurs peuvent lancer le workflow en saisissant @ et le nom du workflow dans un prompt de chat de l'application Gemini Enterprise.
  • Champs de saisie : champs de saisie facultatifs ou obligatoires que les utilisateurs peuvent fournir lors du lancement du workflow.
Déclencheur de planification Déclenche l'exécution du workflow à une fréquence spécifiée.
  • Fréquence : fréquence à laquelle le workflow est déclenché. Vous pouvez spécifier la fréquence en minutes, heures, jours, semaines ou mois, ou utiliser une expression cron personnalisée.
  • Fuseau horaire : fuseau horaire de la fréquence.
Déclencheur d'événement Déclenche l'exécution du workflow lorsque les données changent dans un connecteur.
  • Connecteur : application connectée qui génère l'événement.
  • Filtre : critères à remplir pour que l'événement déclenche le workflow.

Étapes

Les étapes sont des tâches individuelles effectuées par le workflow. Chaque étape est exécutée de manière séquentielle, et le résultat de chaque étape peut influencer l'étape suivante.

Le tableau suivant liste les étapes compatibles, classées par type d'action qu'elles effectuent :

Catégorie Étape Description Champs de configuration
Nœuds d'agent Agent Gemini Un agent optimisé par l'IA que vous pouvez configurer pour lire, raisonner et répondre en fonction d'instructions prédéfinies. Champs de saisie :
  • Instructions : instructions pour l'agent Gemini.
  • Connaissances : fichiers ou ressources supplémentaires auxquels l'agent Gemini peut accéder pour générer des réponses.

    Lorsqu'un data store Google Drive ou OneDrive est configuré, les options Ajouter depuis Drive et Ajouter depuis OneDrive sont disponibles. Ces options vous permettent de sélectionner des fichiers ou des dossiers spécifiques, ce qui limite la recherche de l'agent à ces ressources. La recherche est effectuée en direct à chaque exécution de l'agent. Par conséquent, toute modification apportée aux fichiers sources est immédiatement prise en compte.

  • Applis connectées : sélectionnez les connecteurs et les actions auxquels l'agent peut accéder au moment de l'exécution. Vous pouvez sélectionner des actions de recherche de manière précise, et activer ou désactiver les actions de modification des données. Pour en savoir plus, consultez Configurer les connecteurs et les actions des nœuds d'agent.
  • Modèle : modèle Gemini utilisé par l'agent Gemini.
Champs de sortie :

La réponse de l'agent Gemini est capturée sous forme de variable qui peut être transmise en entrée aux étapes suivantes du workflow.

  • Format de sortie : vous pouvez spécifier la sortie en texte brut ou dans un format JSON structuré.
  • Schéma JSON : lorsque vous utilisez une sortie structurée, vous pouvez définir un schéma JSON manuel pour spécifier le format et les types de données des variables de sortie, ce qui garantit une gestion cohérente des données tout au long de l'orchestration.
Contrôle de flux Condition Les conditions sont des instructions logiques qui déterminent la manière dont le workflow exécute les étapes. Elles définissent les critères à remplir pour qu'une étape s'exécute et peuvent être basées sur le résultat des étapes précédentes ou sur des sources de données externes. Champs de saisie :
  • Nom de la branche : nom de la branche à exécuter si la condition est vraie.
  • Variable : variable à évaluer. Vous pouvez sélectionner une variable à partir de la sortie des étapes précédentes.
  • Opérateur : opérateur (tel que "contient", "égal à", "supérieur à") à utiliser pour l'évaluation.
  • Valeur : valeur à comparer à la variable. Vous pouvez spécifier une valeur statique ou sélectionner une variable à partir de la sortie des étapes précédentes.
  • + Condition : vous pouvez ajouter des conditions supplémentaires à l'aide d'opérateurs logiques tels que "AND" et "OR".
Human-in-the-loop (avec intervention humaine) Demander des informations Permet de demander des informations à un utilisateur humain. Champs de saisie :
  • Message : message à afficher pour l'utilisateur. Vous pouvez spécifier un message statique ou sélectionner une variable à partir du résultat des étapes précédentes.
  • Questions : questions à poser à l'utilisateur. Vous pouvez spécifier le type de réponse que vous demandez (par exemple, réponse courte, paragraphe, date, adresse e-mail, sélection unique ou oui ou non).
Champs de sortie :

Les questions auxquelles l'utilisateur a répondu.

Configurer les connecteurs et les actions du nœud Agent

Lorsque vous configurez un nœud Agent Gemini, vous pouvez contrôler les connecteurs et les actions auxquels l'agent peut accéder au moment de l'exécution. Vous pouvez limiter l'agent aux opérations de recherche en lecture seule ou activer les actions d'écriture différée mutatives.

En un coup d'œil : fonctionnalités d'action des nœuds d'agent

Capacité Catégorie d'action Niveau de détail de la sélection Exemple d'utilisation
Recherche et requête Search For Data Par action (activez ou désactivez des actions individuelles) Requêtes générales, recherche de tickets, recherche dans des bases de connaissances.
Modification des données Add Or Update Data Au niveau du connecteur (bouton d'activation/de désactivation tout ou rien) Créer des tickets, mettre à jour l'état des problèmes, envoyer des e-mails.

Associer et autoriser un connecteur

Application

Pour associer un connecteur à un nœud d'agent, procédez comme suit :

  1. Dans le canevas du workflow, cliquez sur le nœud Agent Gemini pour ouvrir son volet de configuration.
  2. Sous Applications connectées, recherchez le connecteur que vous souhaitez associer (par exemple, Jira, Gmail ou Google Drive).
  3. Activez le bouton du connecteur (On).
    • Si c'est la première fois que vous ou votre organisation utilisez le connecteur, suivez le flux d'autorisation OAuth qui s'affiche pour accorder les autorisations requises.
  4. Cliquez sur la flèche de développement () à côté du nom du connecteur pour activer les actions qu'il prend en charge.

Sélectionner des catégories d'actions

Chaque connecteur organise ses actions en deux catégories distinctes :

  • Rechercher des données : actions qui recherchent, interrogent, listent ou récupèrent des enregistrements à partir du service connecté.
    • Sélection d'actions précises : cliquez sur l'icône Configurer () à côté de Rechercher des données pour afficher toutes les actions de recherche disponibles (comme Search Events, List Events ou List Calendars). Vous pouvez activer ou désactiver des actions individuelles indépendamment.
    • Filtres de recherche déterministes : limitez les champs d'application de la recherche en configurant des filtres à l'aide de menus déroulants structurés ou d'expressions de requête natives, telles que le langage JQL (Jira Query Language), le langage CQL (Confluence Query Language), les requêtes de recherche Drive ou les opérateurs de recherche Gmail.
    • Test des requêtes intégré : validez vos requêtes directement dans le volet de configuration pour vérifier que vos filtres renvoient les résultats attendus avant d'exécuter le workflow.
  • Ajouter ou mettre à jour des données : actions qui créent, modifient, envoient ou suppriment des enregistrements dans l'application cible (par exemple, créer un ticket Jira ou envoyer un e-mail).
    • Bouton d'activation/désactivation au niveau du connecteur : le bouton d'activation/désactivation des actions de mutation fonctionne au niveau du connecteur. Si vous l'activez, l'agent aura accès à toutes les opérations de mutation compatibles pour ce connecteur.

Exigence de dépendance d'action

Exemple : Limiter un agent à la recherche Jira en lecture seule

Application

L'exemple suivant montre comment configurer un nœud Agent Gemini pour rechercher des problèmes Jira sans autoriser l'agent à créer ou à modifier des problèmes :

  1. Dans le canevas du workflow, cliquez sur le nœud Agent Gemini pour ouvrir son volet de configuration.
  2. Sous Applications connectées, activez Jira (effectuez l'autorisation OAuth si vous y êtes invité).
  3. Cliquez sur la flèche de développement () à côté de Jira.
  4. Assurez-vous que l'option Rechercher des données est activée et que l'option Ajouter ou mettre à jour des données est désactivée.
  5. Cliquez sur l'icône Configurer () à côté de Rechercher des données, puis vérifiez que seules les actions de recherche en lecture seule souhaitées (telles que Rechercher dans Jira) sont activées.

Résolution des actions et priorité d'exécution

Lors de l'exécution du workflow, l'agent Gemini sélectionne et appelle des actions en fonction des règles de priorité suivantes :

État de la configuration Exécution d'actions d'exécution
Recherche activée Expose les actions standards de liste et de récupération pour toutes les opérations de recherche activées.
Action de recherche individuelle désactivée L'action de recherche spécifique est omise du catalogue d'actions de l'agent.
Ajout/Mise à jour des données activés Expose les actions de mutation en plus des actions de recherche activées.
Ajout/Mise à jour des données désactivés Toutes les actions de création, de mise à jour et de suppression de données sont bloquées pour ce connecteur.

Variables

Les variables sont des valeurs qui peuvent être transmises entre les étapes d'un workflow. Ces valeurs sont générées en tant que sortie d'étapes et peuvent être utilisées comme entrée pour les étapes suivantes.

Versions du workflow

Lorsque vous créez un workflow, vous pouvez l'enregistrer en tant que brouillon ou l'activer. Une fois le workflow mis en ligne, vous pouvez en créer d'autres versions, les enregistrer, les comparer et les restaurer. Disposer de plusieurs versions d'un workflow peut être utile dans les scénarios suivants :

  • Vous souhaitez tester une nouvelle version du workflow sans perturber la version existante.
  • Vous souhaitez revenir à une version antérieure du workflow.

Pour en savoir plus, consultez Gérer les versions de workflow.

Problèmes connus

Voici les problèmes connus et les limites des workflows dans cette version :

Étapes suivantes